Оглавление:
- Признак 1: требование об уплате налога или взносов
- Признак 2: блокировка расчетного счета за несдачу декларации
- Признак 3: отсутствие отчетов по агентским сделкам
- Признак 4: контрагент отказался работать, потому что нет ЭДО
- Признак 5: бухгалтерские акты создаются с задержками
- Признак 6: задержки с оплатой от клиентов
- Признак 7: отсутствие оригиналов договоров
- Признак 8: документы не распечатываются, а оплата сервиса заканчивается
- Признак 9: судебные разбирательства с клиентами из-за отсутствия договоров
- Признак 10: увольнение бухгалтера перед отчетным периодом
- Заключение
Признак 1: требование об уплате налога или взносов
Когда приходит требование о платеже — это значит, что ваша компания имеет задолженность по налогам или взносам, а информация в учете не совпадает с данными налоговой инспекции. Это может стать причиной непредсказуемых списаний, и ситуация может обостриться.
Что делать?
Для исключения таких ситуаций нужно регулярно сверять учет с налоговой — хотя бы раз в квартал. Если ошибка с налоговым платежом обнаружена, следует сделать официальный запрос в ФНС, чтобы переслать средства на правильные реквизиты.
Не забывайте: важно не только своевременно подавать отчетность, но и следить за погашением задолженности. Это поможет избежать не только штрафов, но и возможности блокировки счета.
Признак 2: блокировка расчетного счета за несдачу декларации
Очень часто компании сталкиваются с блокировкой счета, если не сдают налоговые декларации вовремя. Например, индивидуальные предприниматели на общей системе налогообложения могут забыть сдать декларацию по НДС, а это сразу приводит к блокировке счета.
Что делать?
Если ваш бухгалтер не следит за отчетностью, важно делегировать эту задачу на аутсорс. Аутсорсинговая бухгалтерская фирма либо штатный бухгалтер обеспечат подачу всех отчетов в срок и гарантируют своевременную разблокировку счета.
Признак 3: отсутствие отчетов по агентским сделкам
Для агентских сделок необходимо обязательно оформлять отчеты агента, без которых налоговая не сможет корректно определить налоги с оборота. Если этих отчетов нет, возможны штрафы и доначисления налогов с полной суммы, полученной по сделке.
Что делать?
Проверьте все агентские договора на наличие отчетов агентов. Без этих документов вам придется уплатить налоги на полную сумму от клиента, что приведет к убыткам.
Признак 4: контрагент отказался работать, потому что нет ЭДО
Электронный документооборот (ЭДО) — это обязательный элемент работы с крупными контрагентами. Если вашей компании требуется ЭДО, а бухгалтер не умеет работать с ним, это может привести к потере контрагентов.
Что делать?
Немедленно подключитесь к системам ЭДО. Это обеспечит эффективное взаимодействие с крупными компаниями и избавит от проблем с документами. ЭДО позволяет передавать документы и счета в электронном формате, что экономит время и повышает юридическую безопасность сделок.
Проверяйте контрагентов на обязательное использование ЭДО, чтобы избежать отказов от сотрудничества.
Одно из последствий бардака в учете — кассовые разрывы. Как понять, что они уже на подходе, и какие меры помогут избежать просадки по деньгам, рассказали в этой статье.
Признак 5: бухгалтерские акты создаются с задержками
Одной из самых частых проблем является задержка с бухгалтерскими актами. Это усложняет расчеты с клиентами и может привести к задержкам в оплате услуг.
Что делать?
Важно делегировать функцию оформления бухгалтерских актов или настроить автоматизацию с использованием программного обеспечения, таких как 1С или онлайн-сервисы, которые позволяют отправить счет и акт на email клиенту за несколько минут.
Автоматизация этих процессов сокращает время на их подготовку, а также исключает человеческий фактор, что помогает избежать задержек.
Признак 6: задержки с оплатой от клиентов
Когда клиент не оплачивает счета вовремя, часто причиной становится неэффективное взаимодействие с бухгалтерией контрагента. Это может приводить к увеличению дебиторской задолженности и проблемам с кассовыми разрывами.
Что делать?
Налаживайте оперативную коммуникацию с бухгалтерией клиента, проверяйте правильность данных и регулярно отслеживайте процессы, чтобы избежать задержек.
Также важно поддерживать систему контроля за дебиторской задолженностью, чтобы вовремя напомнить клиенту о платеже и снизить риски финансовых проблем.
Признак 7: отсутствие оригиналов договоров
Отсутствие оригиналов договоров может привести к юридическим проблемам, особенно если дело дойдет до судебного разбирательства.
Что делать?
Регулярно проверяйте наличие оригиналов всех заключенных договоров и храните их в надлежащем порядке. В идеале — использовать электронное хранилище для быстрого доступа.
Рекомендуется создать центральную базу хранения, где будут собраны все оригиналы и важные документы компании. Это позволит избежать потерянных или забытых договоров в случае проверок.
Признак 8: документы не распечатываются, а оплата сервиса заканчивается
Многие компании используют онлайн-сервисы для учета, но часто забывают о сохранении или распечатывании документов, что может привести к потере данных при смене платформ.
Что делать?
Завести привычку ежемесячно сохранять или распечатывать все важные документы, чтобы избежать потери данных при смене платформ или проблемах с сервисами. Также можно настроить автоматическое резервное копирование всех файлов и документов, чтобы быть уверенным в их сохранности.
Признак 9: судебные разбирательства с клиентами из-за отсутствия договоров
Невозможность предоставить оригинал договора в суде — это серьезный риск для бизнеса. Если в случае судебного разбирательства не будет подтвержден факт договорных обязательств, компания может понести убытки.
Что делать?
Систематически проверяйте все контракты и храните их в безопасном и доступном месте. Важно поддерживать правильное архивирование всех договоров, чтобы при необходимости быстро предоставить их на проверку. Рекомендуется создать базу данных с возможностью быстрого поиска, где будут собраны все документы компании.
Признак 10: увольнение бухгалтера перед отчетным периодом
Если бухгалтер увольняется перед важными отчетами, это может привести к проблемам с составлением отчетности и увеличению штрафов.
Что делать?
При увольнении бухгалтера обязательно проводите передачу всех документов и базы и ищите замену, которая обеспечит непрерывность учета. Если увольнение не планировалось заранее, то для предотвращения срывов используйте услуги временного бухгалтера или аутсорсинговой компании.
Заключение
Правильная организация бухгалтерии и ее своевременное обслуживание — важнейшие элементы стабильного функционирования компании. Если хотя бы один из этих признаков указывает на проблему, важно незамедлительно предпринять действия для ее устранения. Аутсорсинг бухгалтерских услуг или настройка внутренних процессов — это не просто способ избежать штрафов, но и важная часть долгосрочной стратегии компании.
Для эффективного управления финансами компании стоит тщательно следить за учетом и использовать современные технологии, такие как электронное документооборот (ЭДО) и бухгалтерия в облаке, чтобы снизить риски и повысить прозрачность финансовых операций.
Учет в компании превратился в хаос? Поможем навести порядок: восстановим отчетность, сформируем прозрачную систему и обеспечим стабильную работу бухгалтерии.