Как расстаться с бухгалтером

Татьяна Никанорова
Автор: Татьяна Никанорова
19.03.2019

«Расставание — маленькая смерть». Расставаться очень сложно: обе стороны испытывают массу неудобных и дискомфортных эмоций. Один мой клиент говорил: «Бухгалтер мне важнее чем жена: жен может быть несколько, а бухгалтер, он же все про меня знает, как с ним расстаться?». Я расскажу своё видение, как расставаться с бухгалтером или бухгалтерской фирмой.


Первый шаг. Позаботьтесь о безопасности

Начните с безопасности — проверьте, есть ли у вас админский доступ к базе 1С или ее архивная копия. База 1С — это самое главное хранилище ваших данных. Если базы 1С нет, запросите ее у бухгалтера. К сожалению, некоторые бухгалтеры поступают недобросовестно: шантажируют своих заказчиков бухгалтерской базой или даже просто отказываются ее передать.

Да, к сожалению, ваш обслуживающий бухгалтер догадается, что базу запросили неспроста. Если с той стороны главбух, который «отдал вам душу», можно столкнуться с обидой. В таком случае я предлагаю пойти на хитрость: скажите, что о том, что нужно брать базу, вы прочли в интернете, кто-то там статью написал. Например, вот эту: 5 советов как сделать работу с удаленным бухгалтером безопасной. Наладьте забор базы 1 раз в квартал или, что еще лучше, храните онлайн в облаке в аккаунте, администратором которого вы являетесь, и подобные манипуляции не потребуются.

Еще разумно прописать передачу базы в договоре с бухгалтером или бухгалтерской компанией. Так, например, у Профдело прямо написано в договоре, что базу 1С мы передаём клиенту по его требованию, если у клиента нет перед нами задолженности.

Второй шаг. Поговорите с бухгалтером

Когда тылы прикрыты, резонно поговорить с бухгалтером. Поговорите дружелюбно: опишите бухгалтеру, что не устраивает, что бы хотелось изменить.

– Мария, я бы хотела получать акты более оперативно, не позднее чем в течение 24-х часов.

– Хорошо!

или

– Мария, в последние 3 месяца я каждый раз нахожу в платежках ошибку. Почему так происходит?

– Ой, простите, пожалуйста, это я один раз ошиблась, и теперь все время копирую ту старую платежку.

– А как решить вопрос, чтобы ошибок больше не было?

– Я сегодня же изменю во всех ошибочных платежках данные на правильные. Больше не повторится.

– По вашей вине нам начислили пени 600 рублей. Что мы будем с этим делать?

– Это моя ошибка, пени на мне. Я погашу за свой счет.

– Хорошо, Мария. Спасибо.

Иногда бывает так, что переговоры в итоге не помогут. Допустим, человек не готов уделять вашей компании нужное вам количество времени. Или нет доверия человеку, и дальше будет только хуже. Возможно он хороший человек, возможно умный, возможно грамотный, но есть понимание, что не сложится дальше. Тогда надо расставаться.

Третий шаг. Найдите замену

Если решение расставаться твердое, сначала найдите замену. К моменту, когда вы сообщите бухгалтеру информацию о прекращении сотрудничества, должен быть в наличии новый бухгалтер, чтобы принять дела у предыдущего. Новый бухгалтер должен «рулить» приемом-передачей дел.

Некоторые предприниматели стараются избежать двойной платы за период передачи дел — это вопрос ваших договоренностей с обоими кандидатами. Мы в Профдело берем оплату за месяц, документы которого проводим. Но есть также схемы оплаты, когда вы платите не за период, который делает бухгалтер, а за тот, в котором он работает. Заранее узнайте схему оплаты нового бухгалтера или бухгалтерской фирмы и сравните ее с предыдущей.

Обязательно обсудите условия работы с новым бухгалтером. В помощь будет моя шпаргалка: О чем спросить у бухгалтера-аутсорсера при заключении договора. Обязательно заключите письменный договор, и пропишите в нем ответственность главбуха или бухфирмы.

Четвертый шаг. Сообщите о расставании

Это самый сложный этап. Здесь часто много боли и недопонимания с обеих сторон. Сообщите бухгалтеру информацию о расставании тактично и безэмоционально.

– Мария, здравствуйте. Хочу сообщить важную и не очень приятную новость. К сожалению, мы приняли решение работать с другим бухгалтером. Это решение мы приняли потому, что нам нужно … (подставьте своё: больше внимания от бухгалтера; оперативная работа и постоянно быть на связи, более четкая и безошибочная работа, или можно не писать причины, но будьте готовы, что о них спросят). Давайте обсудим, какой период вы нам закроете, а с какого приступит новый бухгалтер, и в какие сроки возможно осуществить прием-передачу дел.

Не кричите на бухгалтера, не обзывайте его — этим вы настроите человека против себя, и он уже никогда не пойдет вам навстречу. Не запугивайте бухгалтера, не угрожайте ему плохими отзывами, не шантажируйте деньгами — это неконструктивно и неэффективно. Психология человека такова, что, получая агрессию, он либо убегает, либо замирает, либо бьет.

Ровно эти же поведенческие тактики покажет бухгалтер:

  • либо исчезнет, и не выйдет на связь;
  • либо будет слушать, кивать, извиняться, но ничего не делать;
  • либо в ответ на вас накричит теми же словами, а то и похлеще.

Но точно не даст того, чего вы хотите добиться.

При расставании сохраните достоинство обеим сторонам. У вас нет задачи втоптать в грязь, унизить вторую сторону, а есть задача разойтись максимально быстро, мирно и с минимальными денежными потерями.

Вот что нужно обсудить со старым бухгалтером:

  1. Какой последний месяц закроет бухгалтер.
  2. Какая будет сдана отчетность за этот закрытый месяц.
  3. В какие сроки она будет сдана.
  4. До какого числа будет передана база 1С и сданная отчетность.
  5. Сколько времени будет длиться передача дел.
  6. Готов ли бухгалтер исправить базу, если новый бухгалтер найдет в ней недочеты.

Пятый шаг. Организуйте прием-передачу дел

Ваша задача не растянуть прием-передачу дел, а наоборот, ускорить ее. Нормальный срок для передачи дел — две недели. Например, сегодня, когда я пишу статью, 19 марта. К этой дате уже должен быть закрыт год (или как минимум сделан и закрытие займет 1 рабочий день). Должен быть закрыт и сдан и январь, и февраль. А март еще не закончился, поэтому март может быть не сделан.

Скорее всего на этом этапе бухгалтер готов будет буквально в течение 3-5 рабочих дней полностью передать дела по состоянию на 28 февраля.

Почему не сразу: потому что ему нужно будет перепроверить базу 1С, сделать выгрузку, сшить и отправить отчетность. И время отойти от шоковой новости.

После получения базы и отчетности новому бухгалтеру потребуется примерно 2 недели, чтобы принять дела. За это время новый бухгалтер:

  1. распакует и установит базу 1С;
  2. проверит ее техническое состояние;
  3. проверит ее содержимое;
  4. сделает отчет, в котором будет перечень вопросов и/или замечаний прежнему главбуху.

Вопросы формулируются не с целью обучиться, а с целью понять, является ли та или иная операция ошибочной или нормальной — обычно вопросы мы задаем, если видим в учете что-то нестандартное.

Пример:

Почему в базе нет сформированной отчетности?

И оказывается, что главбух ее заполнял вручную, т.к. в базе «машина не хотела ставить цифры», что автоматом означает недостоверный учет и возможные проблемы в будущем.

Раньше, в 90-е годы, под приемом-передачей дел подразумевалось, что старый главбух передает новому специфику работы компании, её нюансы, учит как он проводил те или иные документы. Это отошло в прошлое, больше никто никого не учит. Квалифицированный главбух понимает что он принял в работу, глядя в базу 1С и общаясь с директором напрямую.

Получив отчет, старый главбух должен ответить на заданные вопросы, а если есть ошибки — исправить их. По-хорошему, обе стороны должны уложиться в одну итерацию, максимум в две. То есть новый главбух обязан собрать все вопросы и замечания в единый документ (а не накидывать ежедневно «в час по чайной ложке»). А старый главбух сесть и все честно исправить, чтобы новый не гонялся за ним с требованием доделать еще вот тут.

Если старый бухгалтер что-то не знает, лучше бы ему сразу признаться, что не умеет. Так, мне было бы проще показать главбуху или сделать самой, чем 10 раз получать несделанное и недоумевать, почему человек не делает очевидное.

Некоторые директоры сталкиваются с неприятной ситуацией, когда новый главбух хочет «выслужиться» перед клиентом и начинает находить несуществующие ошибки, и придираться к мелочам, которые не несут никаких последствий. А иной раз даже требовать делать неправильно в силу недостаточной квалификации. В таких ситуациях старый главбух может резонно отказаться исправлять свой правильный учет на неправильный. Здесь рекомендую привлечь третью сторону, чтобы оценить правомерность сообщений обеих сторон. Профдело оказывает подобную услугу — консультация при приеме передаче дел.

Шестой шаг. Просчитайте последствия

телеграм канал

Нередко так бывает, что новый главбух, взяв клиента, начинает ахать и охать, что вот тут неверно, вот тут не так, и вообще давайте мы восстановление проведём за последние 3 года. Иногда такое действительно случается, но редко, и клиенты сами знают, что у них там было «не очень». А так, что вели учет, дела передали, новый главбух их принял, а потом БАЦ, и «все плохо» — это очень подозрительная ситуация. Все что «бац» должно было быть заявлено на этапе приема-передачи дел.

Да, могут всплывать мелкие ошибочки, но часто они не влияют ни на размер налогов, ни влекут никаких санкций. Если ваш главбух нашел что-то такое, нет никаких проблем это исправить, например, проводкой в базе текущим числом. По крайней мере мы в Профдело так и делаем, и не выставляем клиентов на дорогостоящие восстановления.

Восстановление нужно тогда, когда в учете краснота, а документы в базе не совпадают со сданной отчетностью в разы. Но ведь это элементарно проверяется на этапе приема-передаче дел.А не через полгода после.

Но, допустим, ваш новый главбух что-то обнаружил за старым. Что делать?

  1. Оцените потенциальные денежные потери. Если ничего не трогать, какими денежными потерями это грозит?
  2. Оцените стоимость работ, заявленную новым главбухом. Не окажется ли она дороже санкций.
  3. Попросите нового главбуха сформулировать претензии в письменном виде и перешлите их старому главбуху.

Пример:

Один наш клиент, встав к нам на бухгалтерское обслуживание, сообщил о старых проблемах с ПФР — потерялся платеж на 3 000 р. Мы изучили ситуацию и обнаружили, что розыск платежа в его случае это долгое и трудное дело. Стоимость услуг по розыску этого платежа составила бы 10 000 р. Очевидно, что клиенту было экономически невыгодно платить нам 10 000 р. за розыск платежа на сумму 3 000 р. И хотя в потере платежа не было вины клиента, ему оказалось проще заплатить эту недоимку в ПФР, чем разбираться самому или платить за это кому-то.

Не транслируйте претензии устно, можно неверно передать тот или иной аспект, и будет разговор «слепого» с «глухим». А когда есть письменный перечень (претензия), ее легче разбирать.

Ваш старый главбух обязан ответить на претензию. Срок давности по налоговым правонарушениям 3 полных года, предшествующих текущему. В течение этого срока старый главбух отвечает за то, что делал. Разумеется, если между вами был договор, а оплата проходила официально.

К сожалению, не всегда главбух может сразу вспомнить, что он делал, особенно, если претензия придет через несколько лет. Тем не менее, что-то да вспомнится.

Поручать старому главбуху что-то переделать в базе 1С по его периоду — неразумно и не нужно. Если главбух признает ошибку, он должен за нее заплатить. А ваш новый бухгалтер проводит в текущем учете последствия этой ошибки.

А вот какие-то курьерские поездки, какие-то выяснения, вполне можно поручить старому главбуху.

Пример:

Старый главбух забыл заплатить налог. За полгода набежали пени в размере 9000 р.

Не правильно: поручать старому главбуху делать для вас платежку на налог и пени.

Не правильно: поручать старому главбуху оплатить за вас этот налог через интернет-банк главбуха.

Правильно: предъявить старому главбуху доказательства неоплаты и расчет размера пеней и попросить компенсировать вам живыми деньгами на расчетный счет компании.

К сожалению, боюсь, что компенсация работает только в бухгалтерских фирмах. Частные бухгалтеры крайне неохотно что-то компенсируют, а принудительно взыскивать с них по суду будет сложнее, чем с бухгалтерской фирмы.

Подведем итог

Расставаться неприятно. Однако есть работающие методы как сгладить неприятные моменты и снизить накал эмоций в этом сложном процессе. Передавать дела безэмоционально выгодно, так как вы снизите риск потерь сейчас и в будущем.

Удачи вам, и, поменьше расставаний!

Если у вас остались вопросы по статье, задавайте их в комментариях!
Блог
 
FAQАктуально!
  • Татьяна Никанорова
    Лимит доходов на УСН 

    Предельные размеры доходов, ограничивающие применение упрощенной системы налогообложения (УСН) с 2013 года…

    Татьяна Никанорова   •   14 апреля 2012 года
  • Татьяна Никанорова
    Фиксированный страховой взнос в ПФР для ИП 

    С 2017 года администрирование страховых взносов передано в ФНС РФ. Недоимки взыскивает ФНС, а переплаты…

    Татьяна Никанорова   •   01 января 2018 года
  • Татьяна Никанорова
    Все размеры МРОТ 

    Минимальный размер оплаты труда по г. Москве, установленный трехсторонним соглашением с 01.11.2018 — 18781с…

    Татьяна Никанорова   •   14 апреля 2012 года
 
Контакты
  • +7 (499) 490-20-13
  • info@profdelo.com
  • Facebook
  • profdelo495
  • Москва, ул. Митинская, дом 16,
    этаж 9, офис 906Б
    .