Как сэкономить на аутсорсинге 1 миллион рублей в год

Татьяна Никанорова
Автор: Татьяна Никанорова
08.11.2019

К нам обратилась IT-компания, формально относящаяся к малому бизнесу, но уже не маленькая. Серьезные заказчики, но их не много. Высокие чеки. Высокая квалификация программистов и других IT-шников, занятых в проектах. Важна оперативность работы. Разочаровались в аутсорсинге и хотят брать главбуха в штат. Я нашла способ как им сэкономить почти миллион рублей в год без потери качества.


Недостаток аутсорсинга — нет оперативности

Вообще, для компаний, переросших нано-само-занятость, довольно важным фактором становится оперативность исполнения задач, в том числе бухгалтерских. По привычке делегируя бухгалтерскую рутину аутсорсингу, компания не получает нужную оперативность и может прийти к выводу, что аутсорсинг — это не для неё. На этом этапе многие начинают искать главбуха в штат.

На мой взгляд, здесь есть более изящное решение.

Руки и головы: два типа бухгалтеров

Бухгалтеров можно кратко разделить на два типа: «руки» и «головы».

«Руки» — это исполнители. Хорошие «руки» отлично знают методологию работы в программе 1С, быстро делают документы, быстро вникают в суть задачи и выполняют ее максимально близко к поставленному заданию. К сожалению, «руки» не проактивны, не придумают схему оптимизации, не сориентируются быстро, что ответить налоговой. Но будут четко и качественно выполнять поставленные задачи.

«Головы» — это стратеги. Головы отлично могут придумать схему оптимизации налогов, построить бизнес-процессы и легко внедрить в них бухгалтерскую часть, организовать «руки», а заодно и все другие отделы, найти лазейку в законе, найти грамотный ответ налоговику.

Но! Головы часто ошибаются в платежках, не способны кропотливо заполнить документ на 10 страницах, не готовы потом 20 раз что-то переделать в этом документе. Для этого им нужны «руки».

Сразу оговорюсь, что здесь и далее по тексту я описываю только хорошие и квалифицированные «руки» и «головы».

Проблема

Вернемся к нашему кейсу. Компания хотела взять в штат главного бухгалтера в одном лице. Однако, на мой взгляд, это неэффективное решение.

  • Высококвалифицированный главный бухгалтер, заточенный на решение стратегических вопросов, не согласится работать без помощника на рутине. А если и согласится по причине крайней нужды, то, как мы уже знаем, может допускать ошибки в платежках и других рутинных документах. и для стратега его уровня это совершенно нормально.

Это ситуация, когда «микроскопом забивают гвозди» — вы же не будете ругать микроскоп, если он забивает гвоздь не с первого удара. Для гвоздя нужен молоток.

  • Качественный добротный исполнитель видится более приемлемым решением, но и тут подвох. У такого бухгалтера недостаточно квалификации, чтобы провести грамотно оптимизацию налогообложения или защитить компанию перед налоговыми органами или от несанкционированных списаний Пенсионного фонда.

Часто исполнители боятся брать на себя ответственность за принятие решений. И это тоже совершенно нормально — «молоток» не сделает анализ крови, как бы вам того не хотелось. Максимум — размажет тонким слоем.

Да и времени у такого главбуха не будет на «подумать» — все скушает ежедневная рутина. Как следствие — непонятные списания по вине налоговой и неспособность бухгалтера с этим что-то сделать, кроме жалоб на бухгалтерских форумах.

  • Можно взять в штат двоих: и главбуха, и помощника. Но это дорого.

Решение

Этим ребятам нужны «руки» в штат, а «голову» на аутсорсинг. Помощник главбуха в офисе обеспечит нужную оперативность, а главбух на аутсорсинге проконтролирует работу помощника и порешает стратегические вопросы.

Конкретика в цифрах

Если оформить в штат обоих: и главбуха, и помощника

  • Главбух в штат в Москве в IT-компанию со знанием IT-специфики, но без ВЭД и английского обойдется тысяч в 90-100 в месяц. С учетом налогов: 100+100/100*30,2 = 130,2.
  • Помощник главбуха с опытом работы и аккуратностью, педантичностью, в 45-50 в месяц. С учетом налогов: 50+50/100*30,2=65,1.

Итого в месяц с учетом налогов: 130,2+65,1 = 195,3 тыс.р.

Если помощника взять в штат, а «голову» на аутсорсинг

  • Помощник главбуха с опытом работы и аккуратностью, педантичностью, в 45-50 в месяц. С учетом налогов: 50+50/100*30,2=65,1
  • Главбух на аутсорсинге на предлагаемый объем: 50 в месяц с учетом налогов.

Итого в месяц с учетом налогов: 50+65,1 = 115,10 тыс.р.

Экономия за год составит: 962,4 тысячи рублей.

Плюсы и минусы аутсорсинга в рассматриваемой ситуации

У аутсорсинга есть свои минусы и плюсы. Я считаю, мы должны честно рассказывать нашим клиентам о них. Не просто уговорить и продать бухобслуживание как панацею, а дать возможность сознательного открытого выбора.

Выгоды от главбуха в штате:

  • Главбух находится в вашем офисе постоянно. Доступен в любой момент «глаза-в-глаза». Многим современным компаниям это не так актуально, но, знаю, есть те, кому недостаточно, чтобы главбух было доступен в телефоне / скайпе / зуме / емейле / мессенджере. Некоторым важно именно личное общение, и мессенджеры не могут его заменить.
  • Главбух становится членом команды. Проникается корпоративным духом, миссией компании, становится командным игроком.
  • Главбуху проще решить любой вопрос, потому что все сотрудники доступны — к ним можно прийти и обсудить что угодно, и решить что угодно. Доступен руководитель. Это работает в случае, если команда и директор также сидят в офисе, а не работают в удаленном режиме.

Выгоды от аутсорсинга:

  • Ответственность – проще возложить и заставить соблюдать. По договору с аутсорсером вы можете прописать ответственность в договоре, и аутсорсер будет обязан ее соблюдать. Взыскать штрафы с компании-аутсорсера, если это прописано в договоре, а аутсорсер не однодневка, нетрудно. Если аутсорсер дорожит репутацией — даже без суда.

По трудовому договору с главбухом вы не взыщете большинство штрафов и потерь, об этом говорит многочисленная судебная практика. Главбух рискует только штрафом на должностное лицо. Если же все-таки удастся переложить какой-то штраф на штатного сотрудника, будете взыскивать их по суду, и с удержанием из пособия с биржи труда, куда встанет такой «неудачливый» главбух.

Репутацию физических лиц практически никто не проверяет перед приемом на работу, а вести черные списки главбухов запрещено законом о персональных данных. Большинство стараются не выносить сор из избы.

  • Большой и разнообразный опыт аутсорсинговых главбухов. За 13 лет работы в Профдело я вижу как сильно отличается опыт, получаемый главбухами в аутсорсинге и на одном предприятии. Очень многие главбухи уходят сейчас в аутсорсинг, потому что на одном предприятии скучно и они теряют квалификацию. В аутсорсинге каждый день, каждый месяц можно получить новенькое.
  • Любой проф. вопрос в аутсорсинге решить быстрее и проще, так как наверняка уже кто-то его проходил. Главбуху инхаус в целом тоже можно воспользоваться коллективными знаниями, задав вопрос коллегам на форуме, но здесь нужно обладать достаточной квалификацией, чтобы отделить «зерна от плевел» — в интернете часто дают не очень грамотные советы, и нужно перепроверять каждый ответ. Главбухи аутсорсинга уже имеют устойчивый навык перепроверки любого полученного ответа.
  • Экономия денег.

Что думают инхаус-бухгалтеры об аутсорсинге

телеграм канал

Когда я пишу про плюсы и минусы аутсорсинга и инхаус-бухгалтера, я ожидаю получить от бухгалтеров комментарии в стиле: «я главбух в штате, тыщу раз восстанавливала учет после вот такого вот аутсорсинга, такооооого наворотили».

Это зеркально.

Главбухи аутсорсинга тоже многократно восстанавливали учёт и после штатного бухгалтера, и после аутсорсинга, потому что «наворотили». Это не проблема аутсорсинга, это проблема неквалифицированных кадров и отсутствия прописанной в договоре у этих кадров ответственности.

Мы в Профдело, если получаем учет, который нужно восстанавливать, сначала всегда рекомендуем обратиться к предыдущему главбуху, чтобы тот исправил ошибки по переданным нами рекомендациям. Профдело не настаивает на восстановлении учета, потому что слишком много спекуляций на этой теме. Каждый второй главбух считает своим долгом попрыгать на «костях» предшественника и напугать директора.

И только в ситуации, когда предыдущий бухгалтер отказывается исправлять ошибки или брать на себя за них ответственность, мы помогаем нашим клиентам восстановить предыдущий учет в корректном объеме с учетом финансовых возможностей клиента.

Про ответственность бухгалтеров я обязательно еще напишу. Следите за нашими статьями! :)

 

Так что, 1 миллион рублей в год — это достаточно интересная экономия для компании малого бизнеса?

Если у вас остались вопросы по статье, задавайте их в комментариях!
Блог
 
FAQАктуально!
  • Татьяна Никанорова
    Лимит доходов на УСН 

    Предельные размеры доходов, ограничивающие применение упрощенной системы налогообложения (УСН) с 2013 года…

    Татьяна Никанорова   •   14 апреля 2012 года
  • Татьяна Никанорова
    Все размеры МРОТ 

    Минимальный размер оплаты труда по г. Москве, установленный трехсторонним соглашением с 01.11.2018 — 18781с…

    Татьяна Никанорова   •   14 апреля 2012 года
  • Татьяна Никанорова
    Фиксированный страховой взнос в ПФР для ИП 

    С 2017 года администрирование страховых взносов передано в ФНС РФ. Недоимки взыскивает ФНС, а переплаты…

    Татьяна Никанорова   •   01 января 2018 года
 
Контакты
  • +7 (499) 490-20-13
  • info@profdelo.com
  • Facebook
  • profdelo495
  • Москва, ул. Митинская, дом 16,
    этаж 9, офис 906Б
    .