Методика проверки счетов-фактур полученных

Счет-фактура - это документ, который является основанием для принятия НДС к зачету. Счета-фактуры, составленные с нарушением порядка, установленного законодательством, не могут являться основанием для принятия налога к вычету. Таким образом, компания, которая примет в учет неверный счет-фактуру «попадет» на ту сумму НДС, которая указана в неправильном документе.

Чтобы избежать подобных проблем, следует внимательно проверить все данные, указанные в счете-фактуре и правильность их заполнения. Для этого необходимо осуществить ряд действий.

 

Действие 1. Проверить наличие всех обязательных реквизитов счета-фактуры.

В шапке счета-фактуры должны быть указаны следующие обязательные реквизиты:

  • номер
  • дата
  • наименование продавца
  • адрес продавца
  • ИНН и КПП продавца;
  • наименование и адрес грузоотправителя
  • наименование и адрес грузополучателя
  • номер и дата платежного документа, в случае если была предоплата или частичная предоплата.
  • наименование покупателя
  • адрес покупателя
  • ИНН и КПП покупателя;

В табличной части счета-фактуры должны быть указаны следующие обязательные реквизиты:

  • валюта документа
  • наименование товаров (работ, услуг, имущественных прав)
  • единица измерения (при возможности ее указания, для услуг можно не указывать);
  • количество товаров (работ, услуг, имущественных прав)
  • цена без НДС;
  • стоимость товаров (работ, услуг, имущественных прав) за все количество без НДС;
  • сумма акциза, если в СЧЕТЕ-ФАКТУРЕ указаны подакцизные товары;
  • ставка НДС;
  • сумма НДС;
  • стоимость всего с НДС;
  • страна происхождения товара (если товар импортный);
  • номер ГТД (если товар импортный)

  В подвале счета-фактуры должны быть указаны следующие обязательные реквизиты:

  • Если продавец – юридическое лицо
    • подпись руководителя организации (или иного лица вместо руководителя)
    • расшифровка подписи руководителя организации (или иного лица вместо руководителя)
    • подпись главного бухгалтера организации (или иного лица вместо руководителя)
    • расшифровка подписи главного бухгалтера организации (или иного лица вместо руководителя)
  • Если продавец – индивидуальный предприниматель
    • подпись индивидуального предпринимателя
    • расшифровка подписи индивидуального предпринимателя
    • реквизиты свидетельства о государственной регистрации ИП (серия и номер свидетельства)

Если в счете-фактуре будут указаны дополнительные реквизиты, то это не повлияет на вычет НДС. Однако нехватка реквизитов сделает документ недействительным.  

Действие 2. Проверить содержание всех обязательных реквизитов счете-фактуры.

Наименование продавца, покупателя

  • Указывается и полное и сокращенное наименование продавца в соответствии с учредительными документами. Допускается указание только полного или только сокращенного наименования.  Полное наименование организации обычно выглядит так: Общество с ограниченной ответственностью «Производственная фирма Фактор-5». Сокращенное так: ООО «Фактор-5». Допускается и иное написание полного и сокращенного наименования. Если возникают сомнения в правильности написания наименований, следует запросить выписку из ЕГРЮЛ и сравнить значения одноименных полей в выписке и в счете-фактуре .
  • Наименование предпринимателя обычно выглядит так: Индивидуальный предприниматель Михайлов Евгений Владимирович. Иное написание наименования у предпринимателя (например, ИП, ПБОЮЛ) не допускается. Если возникают сомнения в правильности написания наименований, следует запросить выписку из ЕГРИП и сравнить значения одноименных полей в выписке и в счете-фактуре .


Адрес продавца, покупателя

Для продавца:

  • Указывается место нахождения продавца в соответствии с учредительными документами (в простонаречии – юридический адрес).
  • Если счет-фактура выставляется российским филиалом или структурным подразделением компании, то указывается юридический адрес головной компании.
  • Если счет-фактура выставляется представительством иностранной компании, то указывается юридический адрес представительства.

Те же правила действуют для покупателя

КПП продавца, покупателя  Для продавца:

  • Если счет-фактура выставляется российским филиалом или структурным подразделением компании, то указывается КПП филиала.
  • Если счет-фактура выставляется крупнейшим налогоплательщиком, то указывается КПП по месту постановки на учет в качестве крупнейшего.

Те же правила действуют для покупателя   

Грузоотправитель

  • Указывается полное или сокращенное наименование грузоотправителя в соответствии с учредительными документами.
  • Указывается почтовый адрес грузоотправителя. Если возникают сомнения в правильности написания почтового адреса организации, следует запросить копию устава и сравнить значения одноименных полей в уставе и в счете-фактуре . Если в уставе не указан почтовый адрес, то почтовым считается адрес места нахождения организации (юридический адрес). Почтовым адресом предпринимателя является его домашний адрес.
  • Если продавец и грузоотправитель одно и то же лицо, то в строке «грузоотправитель» пишется "он же".
  • При составлении счета-фактуры на выполненные работы (оказанные услуги), имущественные права в этой строке ставятся прочерки;


Грузополучатель

  • Указывается полное или сокращенное наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами.
  • Указывается почтовый адрес грузополучателя. Если возникают сомнения в правильности написания почтового адреса, следует запросить копию устава и сравнить значения одноименных полей в уставе и в счете-фактуре . Если в уставе не указан почтовый адрес, то почтовым считается адрес места нахождения организации (юридический адрес). Почтовым адресом предпринимателя является его домашний адрес.
  • Если продавец и грузополучатель одно и то же лицо, то следует повторить наименование и адрес в обеих строках. Недопустимо писать "он же" в строке «грузополучатель»
  • При составлении счета-фактуры на выполненные работы (оказанные услуги), имущественные права в этой строке ставятся прочерки;

  К платежно-расчетному документу №… от…

  • Платежным документом может быть: платежное поручение или квитанции к ПКО (приходный кассовый ордер) или чек ККМ (кассовый чек).
  • В случае если было несколько предоплат, то указываются номера и даты всех платежных документов

  Наименование товаров (работ, услуг, имущественных прав)

  • Наименование товаров (работ, услуг, имущественных прав) должно быть написано на русском языке и содержать значимые слова, однозначно характеризующие суть.
  • Допускается указывать после наименования на русском языке наименование на других языках, аббревиатуры, сокращения, марки, модели, артикулы, номер договора и любые иные сведения, необходимые для идентификации товара.

Правильно: материнская плата ASUS RAMPAGE FORMULA <S-775, iX48, DDR2, 2*PCI-E16x, Sound, SATA RAID, 2*GB Lan, ATX, Ret.

Неправильно: MB ASUS RAMPAGE FORMULA <S-775, iX48, DDR2, 2*PCI-E16x, Sound, SATA RAID, 2*GB Lan, ATX, Ret.

Правильно: Услуги по настройке компьютеров по договору № 30 от 01.01.2009.

Неправильно: Услуги по договору № 30 от 01.01.2009.  

Единица измерения

  • Может не указываться для работ, услуг, имущественных прав.

  Страна происхождения

  • Указывается только в случае поставки импортного товара.
  • По российскому товару, а также по работам, услугам или имущественным правам страна происхождения не ставится. Писать «Россия» в этой графе не следует. Следует поставить прочерк.

  Номер таможенной декларации

  • Указывается номер грузовой таможенной декларации в соответствии с номером указанным в графе А декларации, далее через дробь указывается номер позиции в таможенной декларации. Пример:10129025/200609/0000555/2.
  • Номер ГТД расшифровывается следующим образом:В случае отсутствия данных ставится прочерк.
    • Первый блок цифр – номер таможни, растаможившей товар
    • Второй блок цифр – это дата выпуска товара с таможни. Эта дата не может быть позднее, чем дата счета-фактуры.
    • Третий блок цифр – это номер записи в таможенном журнале
    • Четвертый блок цифр – это номер позиции в декларации.

Действие 3. Проверить правильность подписания счета-фактуры. 

Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами.

  • Недопустимо использовать факсимильную подпись (факсимиле, штампик).
  • Недопустимо распечатывать подписи на цветном принтере
  • Печать на счете-фактуре  не требуется.
  • Наименование формальных должностей должно соответствовать утвержденной форме и называться:
    • Руководитель организации
    • Главный бухгалтер
  • В случае если счет-фактуру подписывает уполномоченные на то иные лица,
    • допускается рядом с названиями формальных должностей  указать реальные должности лиц, подписывающих счет-фактуру.
    • Обязательно следует указать фамилии лиц, реально подписывающих счет-фактуру
    • Допускается указывать номер и дату документа, дающего право подписи иным лицам.
    • Обязательно прикладывать к счету-фактуре  копию документа или выписку из него, обосновывающего право подписи счет-фактуру иными лицами
    • Документом, обосновывающим право подписи счет-фактуры иными лицами, может являться приказ руководителя организации либо доверенность от руководителя организации.
  • В случае если счет-фактуру подписывает индивидуальный предприниматель:
    • Не допускается передача права подписи индивидуальным предпринимателем иному лицу
    • Обязательно следует указывать реквизиты свидетельства о государственной регистрации (серию и номер свидетельства).

Действие 4. Проверить арифметически счет-фактуру. Проведите поверхностную проверку арифметики счета-фактуры:

  • Просуммируйте вручную графу 9 «Стоимость товаров всего с НДС» и сравните с итоговой суммой. Они должны совпадать.
  • Если во всем документе ставка НДС 18%, то разделите итоговую сумму на 118 и умножьте на 18. Полученная сумма должна совпасть с итогом графы 8 «сумма налога».
  • В случае если по условиям сделки обязательство выражено в иностранной валюте, то суммы, указываемые в счете-фактуре, могут быть выражены в иностранной валюте. В этом случае наименование валюты и курс ее пересчета должны быть указаны на документе.

  Если в результате выполнения всех четырех действий вы не обнаружили недочетов в счете-фактуре , можете смело передавать его в бухгалтерию и приходовать в учете.  

Узнать больше о бухгалтерском обслуживании ООО прямо сейчас!

Татьяна Никанорова
Автор: Татьяна Никанорова
Дата актуальности: 25 августа 2009 года
Блог
 
FAQЧасто задаваемые вопросы
  • Татьяна Никанорова
    Лимит доходов на УСН 

    Предельные размеры доходов, ограничивающие применение упрощенной системы налогообложения (УСН) с 2013 года…

    Татьяна Никанорова   •   14 апреля 2012 года
  • Татьяна Никанорова
    Фиксированный страховой взнос в ПФР для ИП 

    С 2017 года администрирование страховых взносов передано в ФНС РФ. Недоимки взыскивает ФНС, а переплаты…

    Татьяна Никанорова   •   14 апреля 2012 года
  • Татьяна Никанорова
    Все размеры МРОТ 

    Минимальный размер оплаты труда по г. Москве, установленный трехсторонним соглашением с 01.07.2017 — 17642с…

    Татьяна Никанорова   •   14 апреля 2012 года
 
Контакты
  • +7 (495) 648-66-40
  • info@profdelo.com
  • Facebook
  • profdelo495
  • Москва, Береговой проезд, дом 7,
    корпус 1, офис 3
    .