Дебиторская задолженность что это и ее виды

Оглавление:

1. Что это такое
2. Когда возникает дебиторка
3. Отличия от кредиторской задолженности
4. Виды
5. Управление дебиторкой
6. Способы снижения
• Обеспечение дебиторской задолженности
• Продажа дебиторской задолженности
7. Главное

Что это такое

Представьте, что ваш бизнес – это кофейня. Дебиторская задолженность – это когда вы разрешаете некоторым постоянным гостям взять кофе "в долг", увеличивая тем самым их лояльность. Звучит неплохо, да? Но есть несколько отрицательных моментов:

1. Деньги “заморожены”:  — они как бы есть, но их нельзя потрогать. Вы не можете использовать их, чтобы купить новую кофемашину или заплатить за аренду. Они существуют только на бумаге.

2. Риск для бизнеса: если слишком много людей берут у вас кофе в долг, у вас может не хватить денег на закупку новых зерен или оплату счетов. И вот тогда начнутся проблемы.

Кто может быть должником? Это постоянные гости, компания, которая заказывает у вас кофе для офиса, государство (например, если вы участвуете в госзакупках), или даже ваши сотрудники (допустим, вы дали кому–то аванс).

Что же предпринять?

1. Наладить контроль дебиторки: нужно следить, чтобы долгов не становилось слишком много. Иначе может получиться так, что у вас полно "виртуальных" денег, но нечем платить за реальные счета.

2. Важно вовремя напоминать должникам об их обязательствах. Для профилактики можно предлагать скидки за быструю оплату , и пересмотреть список тех, кому вы даете кофе в долг.

В мире бизнеса вас, ожидающего возврата долга, назовут кредитором. А того, кто должен – дебитором.

Если у вас большой бизнес, то за всем этим следят специальные люди – финансовые менеджеры. Но если вы, представитель малого бизнеса, то, скорее всего, следить за своими должниками вы будете сами или поручите это бухгалтеру.

Если должник длительное время не возвращает деньги, в игру вступают юристы. Они начинают писать грозные письма и готовить документы для суда.

Помните, дебиторская задолженность – это нормальная часть бизнеса. Главное – не дать ей вырасти до таких размеров, когда она начнет мешать вашей работе.

Когда возникает дебиторка

Представьте, что дебиторская задолженность – это как долг в дружеских отношениях. Она появляется, когда кто-то что-то должен, но пока не отдал. В бизнесе это происходит, когда сразу у обеих сторон не получается выполнить обязательства.

Вот несколько жизненных ситуаций, когда это происходит:

1. Предоплата. Вы заказали новый телефон и внесли предоплату. Пока магазин не привез вам телефон, у вас есть дебиторская задолженность.

2. Отсрочка платежа. Вы сделали ремонт в квартире друга, а он попросил подождать с оплатой до зарплаты. Пока он не заплатил, у вас есть дебиторская задолженность.

3. Заём. Вы одолжили коллеге деньги до получки. Эта сумма – ваша дебиторская задолженность, пока он не вернет долг.

4. Переплата. Ваш работодатель по ошибке перевел вам больше денег, чем должен был. Пока вы не вернете лишнее, у компании числится дебиторская задолженность.

5. Переплата налогов. Вы заплатили больше налогов, чем нужно. Теперь у вас есть дебиторская задолженность перед налоговой, которую либо возвращают, либо оставляют как аванс для последующих платежей.

Между дебиторской и кредиторской задолженностями разных предприятий существует прямая взаимосвязь. Если одна организация отгрузила товар другой организации с отсрочкой платежа, то первая становится кредитором (ей должны), а вторая – дебитором (она должна).

Один из налогов, по которому часто случаются переплаты — НДС. 

Отличия от кредиторской задолженности

Дебиторская и кредиторская задолженности – это как две стороны одной медали в мире финансов.

Дебиторская задолженность – это когда вам кто-то должен. Например, вы продали товар, но вам за него еще не заплатили. Или вы оказали услугу, а клиент попросил отсрочку платежа. В этом случае вы – кредитор, а ваш клиент – дебитор.

Кредиторская задолженность – это когда вы кому-то должны. Допустим, вы заказали товар у поставщика, он вам его уже привез, а вы еще не расплатились. Или вы наняли сотрудника, он отработал месяц, а зарплату вы ему еще не выдали. В этой ситуации вы – дебитор, а ваш поставщик или сотрудник – кредитор.

Важно понимать, что речь идет не только о деньгах. Это могут быть товары, работы или услуги. 

Вот простой пример: вы владеете небольшим кафе. Вы заказали у поставщика продукты на 100 000 рублей, но договорились, что оплатите их через неделю. У вас образовалась кредиторская задолженность в 100 000 рублей. В то же время, вы провели корпоратив для компании "Ромашка" на 50 000 рублей, но они попросили отсрочку платежа на месяц. У вас появилась дебиторская задолженность в 50 000 рублей.

Ключевое отличие: дебиторская задолженность – это то, что должны вам, а кредиторская – то, что должны вы.

Помните, и то, и другое – нормальное явление в бизнесе. Главное – держать баланс и не допускать превышения норм по обеим. Иначе может возникнуть ситуация, когда вам нужно платить по счетам, а денег нет, потому что все ваши средства "зависли" в виде дебиторской задолженности.

Виды

Представьте, что дебиторская задолженность – это деньги, которые вам должны. Их можно разделить на несколько групп.

Классификация:

1. По тому, кто вам должен:

• поставщик, который не доделал ремонт, за который вы уже заплатили;

• покупатель, который взял у вас товар, но еще не расплатился;

• сотрудник, которому вы дали аванс, а он еще не отработал.

2. По шансам вернуть долг:

• сомнительная задолженность – это когда срок оплаты прошел, но вы все еще надеетесь получить деньги;

• безнадежная задолженность – это когда прошло уже три года (срок, в течение которого можно подать в суд) или должник обанкротился. В этом случае шансы вернуть долг практически нулевые.

3. По сроку возврата:

• краткосрочная – долг, который должны вернуть в ближайший год;

• долгосрочная – долг, возврат которого ожидается более чем через год.

4. По соблюдению сроков:

• нормальная – срок возврата еще не наступил;

• просроченная – срок прошел, а долг не вернули.

Важно помнить, что любой из этих долгов может создать вам проблемы. Представьте, что вам нужно выплатить заработанные деньги сотрудникам, а их нет, потому что ваши должники не вернули вам деньги вовремя. Налицо кассовый разрыв, и это очень неприятная ситуация.

Поэтому очень важно быть способным управлять дебиторкой. Это как следить за тем, чтобы ваши друзья вовремя возвращали вам долги, только в мире бизнеса.

Не факт, что заниматься управлением дебиторкой должна бухгалтерия. Задача счётных работников — дать правильные цифры.

Управление дебиторкой

Представьте, что контроль задолженности — это как уход за садом. Нужно быть внимательным на всех этапах, от посадки до сбора урожая.

1. Профилактика (или "подготовка почвы"):

• проверяйте, с кем имеете дело, используйте сервисы налоговой, чтобы узнать, жив ли еще бизнес вашего партнера;

• составляйте договоры правильно, указывайте четкие сроки оплаты и штрафы за просрочку.

2. Контроль (или "уход за растениями"):

• регулярно проверяйте, кто и сколько вам должен;

• напоминайте должникам о приближающихся сроках оплаты.

3. Взыскание (или "сбор урожая"):

• если должник задерживает оплату, попробуйте договориться о рассрочке;

• если не получается договориться, отправьте официальную досудебную претензию;

• если и это не помогает, обратитесь в суд.

4. Списание (или "избавление от сорняков"):

• если прошло три года, а долг так и не вернули – пора его списывать;

• то же самое, если компания-должник закрылась или обанкротилась.

Помните, списание долга не значит, что вы о нем забыли. Его нужно отражать в бухгалтерии еще пять лет – вдруг должник "воскреснет" и сможет заплатить.

Профилактика – лучший способ борьбы с дебиторской задолженностью. Предотвратить долги проще, чем их взыскивать. Лучше сразу поставить точку, чем потом годами выбивать долги.

Управление дебиторской задолженностью – целое искусство, и оно требует внимания, терпения, иногда жесткости. Но если вы освоите это искусство, ваш бизнес будет чувствовать себя намного увереннее.

Способы снижения

Давайте поговорим о том, как можно снизить дебиторскую задолженность. Представьте, что это как уменьшение риска при игре в карты – есть несколько способов обезопасить себя.

Обеспечение дебиторской задолженности

Это как страховка, которую вы берете до начала игры. 

Есть три возможности: 

1. Поручительство третьей стороны. Представьте, что ваш друг говорит: "Если этот парень не заплатит, я заплачу за него".

2. Залог. Это как если бы должник оставил вам свои часы в залог. Не заплатит – часы ваши.

3. Банковская гарантия. Это когда банк обещает заплатить вам, если должник не сможет.

Продажа дебиторской задолженности

Это как продажа своей "карты" другому игроку. 

Есть три способа: 

1. Цессия. Вы передаете право требовать долг другой компании за деньги или товары, обычно с некоторым дисконтом. Это как сказать: "Теперь это твоя проблема, разбирайся сам".

2. Факторинг. Похоже на цессию, но вы договариваетесь заранее. Это как если бы вы сразу нашли того, кто купит вашу "карту", еще до начала игры.

3. Вексель. Это как долговая расписка, которую вы можете продать кому-то другому.

Важно понимать, что при продаже дебиторской задолженности вы всегда теряете часть денег. Это как продажа подержанной машины – вы никогда не получите за нее столько же, сколько заплатили.

Есть еще один способ – страхование. Это как купить страховку на случай, если вас обманут в игре. Вы платите немного сейчас, но если что-то пойдет не так, страховая компания возместит вам всю сумму.

Помните, что лучший способ снизить дебиторскую задолженность – не допустить ее появления. Но если уж она возникла, эти методы помогут вам минимизировать риски.

Главное

1. Что такое дебиторская задолженность? Представьте, что вы ведете свой маленький магазин. Дебиторская задолженность – это все, что вам должны. Это может быть покупатель, который взял товар в рассрочку, или поставщик, которому вы заплатили аванс, а он еще не привез товар. Даже если вы одолжили деньги своему сотруднику до зарплаты – это тоже дебиторская задолженность.

2. Когда она возникает? Она появляется, когда вы и ваш партнер оба не в силах выполнить обязательства. Например, вы отправили товар, а оплату ждете через месяц. Или наоборот, вы заплатили за товар, а его доставят через неделю.

3. Почему ее нужно контролировать? Представьте, что вы раздали всем товары в долг, а вам нужно платить за аренду магазина. Если вы не будете следить за тем, кто и сколько вам должен, можете оказаться в ситуации, когда у вас куча должников, но нет денег на текущие расходы.

4. Как с ней работать? Есть несколько способов. Можно продать долг кому-то другому – это как передать эстафетную палочку. Или подстраховаться заблаговременно – например, взять что-то в залог или попросить кого-то выступить поручителем.