Электронная трудовая книжка - Как перейти - Как оформить и вести | Профдело

Электронная трудовая книжка: что это и как оформить

  1. Главная
  2. Блог
  3. Электронная трудовая книжка: что это и как оформить

Электронная трудовая книжка: что это и как оформить

07.06.2024

7 июня 2024
122
Многие уже перешли на электронные трудовые книжки, а кто-то – еще сомневается. Какие есть плюсы и минусы у этого документа, и стоит ли расставаться с бумажной трудовой – разбираемся в нашей статье.

С 1 января 2020 работодатели отчитываются о ключевых кадровых событиях в Социальный Фонд России в виртуальном виде. В базе фонда создается цифровая «трудовая биография» работников. На ее основе и формируются электронная версия.

Оглавление:

  1. Что указано в электронной трудовой
  2. Куда и в какой форме сдаются отчеты
  3. Что содержится в ЭТК 
  4. У кого есть электронная трудовая
  5. Что делать, когда в ЭТК ошибка 
  6. Как перейти на ЭТК
  7. Что делать, если остались с бумажной трудовой, но потом передумали
  8. Получаем данные из ЭТК: пошаговый план
  9. Подытожим

Что указано в электронной трудовой

Вот что обязана предоставлять организация по сотрудникам СФР в цифровом виде:

  • Фамилия, имя, отчество;

  • Число, месяц, год рождения;

  • СНИЛС;

  • Данные о работодателе;

  • Функционал по должности: профессия, специальность, уровень квалификации, вид работы;

  • Когда принят, переведен или уволен, причина увольнения;

  • Отдел или иная структура внутри компании (если указано в трудовом договоре);

  • Трудился ли сотрудник в сложных условиях или в отдаленных местностях;

  • Записи о бумажной версии: отказывается ли работник от нее или сохраняет.

Важно понимать, что электронная трудовая (ЭТК) и бумажная могут отличаться: если работник получал награды или выполнял обязанности в особых условиях, например, на вахте или был занят по сезонам, то в онлайн - версии такие факты зафиксированы не будут. Сохраняйте доказательства, чтобы их подтвердить: они пригодятся при выходе на пенсию или для оформления звания «ветеран труда».

На заметку: к сожалению, нередко в ЭТК встречаются ошибки, рекомендуем регулярно запрашивать выписку из нее и проверять, все ли указано верно.

Как формируется ЭТК

Она составляется из отчетов ЕФС-1. Они подаются в случаях, предусмотренных законом. Например, когда принят или уволен сотрудник.

В таблице указали события и сроки для предоставления отчетности

Событие

Срок предоставления сведений в СФР

«Прием», «Приостановление», «Возобновление», «Увольнение»

не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа

«Начало договора ГПХ», «Окончание договора ГПХ»

не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения (расторжения) договора

«Перевод», «Переименование», «Запрет занимать должность (вид деятельности)», «Установление (Присвоение)» 

не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором издан приказ (иной документ)

сведения о заработной плате работников государственных учреждений

не позднее 25-го числа каждого месяца, следующего за истекшим месяцем

сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя 

ежеквартально, не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом

сведения по страховым взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний 

ежеквартально, не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом

сведения о страховом стаже

по окончании календарного года не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом

Как получить свою ЭТК

Проще всего запросить данные через Госуслуги или сайт Социального Фонда России. Еще способы: через МФЦ или там, где работали.

Подробнее о том, как правильно принять сотрудника и избежать штрафов, рассказали в нашей статье.

Читать

Куда и в какой форме сдаются отчеты

Отчет подается по форме ЕФС-1, подраздел 1. Его сдают все работодатели. Разница в формате подачи: если работников в компании меньше десяти человек, то сдавать отчет можно как в бумажном, так и в цифровом виде, если больше, – только в электронном.

Сведения направляются в местный отдел Социального фонда России.

Что содержится в ЭТК 

Виртуальный реестр включает профессиональные данные о работе с 1 января 2020. До этой даты информация лаконична: место и период трудоустройства за время, пока существовали только бумажные трудовые. Это будет указано, если работодатель отчитывался. Хуже, когда он нарушал свои обязанности и ничего не сообщал. Ситуацию можно исправить: когда важно отразить причину увольнения или другие детали по стажу до 2020 года, следует направить заявление о корректировке индивидуального лицевого счета. Способы почти как у запроса о получении выписки: онлайн на Госуслугах, на сайте СФР, либо на личном приеме в МФЦ или в Социальном фонде России.

Как выглядит ЭТК 

Она включает три листа. Первый посвящен сведениям с начала 2020 года. На следующих двух указаны работодатели и места работы: кратко, в том объеме, который знает СФР из отчетности работодателей. Для дополнения этих сведений подробностями следует подать ту самую корректировку, о которой писали выше.

У кого есть электронная трудовая

У любого человека, который хотя бы раз официально трудился. Если при заключении трудового договора работник не зарегистрирован в системе индивидуального (персонифицированного) учета, то компания направляет его анкету в фонд для постановки на учет. Работодатели обязаны отчитываться о сотрудниках в СФР и платить взносы, а потому фонд формирует на работников ЭТК. Самому сотруднику дополнительных действий совершать не придется: только заключить договор и ознакомиться с приказом, если он издан.

Что делать, когда в ЭТК ошибка 

В виртуальном трудовом реестре возможны ошибки. К примеру, указано не то место работы, или неправильный размер пенсионных отчислений. Оставлять в таком виде – риск: это может плохо обернуться при назначении пенсии.

Что делать в таком случае?

Вариант 1: обратиться напрямую за исправлением в Социальный Фонд России. В подтверждение предоставить бумажную трудовую.

Вариант 2: подать заявление через Госуслуги.

Если СФР отказывается внести изменения, обратиться в суд.

Как перейти на ЭТК

По сути, онлайн трудовая появилась у работника по умолчанию с того момента, как организации стали обязаны отчитываться в виртуальную базу СФР.

До завершения 2020 года трудящиеся могли выбирать: перейти на цифровую версию или нет. Если сотрудник промолчал или остановил выбор на бумажной, то у него стало две книжки.

Тем, кто начал трудовой путь после 1 января 2021, выбирать не из чего: на них ведутся только виртуальные реестры.

Что делать, если остались с бумажной трудовой, но потом передумали

Шаг 1. Подать заявление о переходе на цифровую трудовую по месту работы. Сошлитесь на то, что такая возможность предусмотрена законом

Шаг 2. Дождаться, пока кадровая служба внесет в бумажную трудовую отметку о переходе на ЭТК.

Шаг 3. Получить трудовую книжку и бережно хранить ее: возможно, она пригодится при выходе на пенсию, для подтверждения того, что не указано в виртуальной версии.

Если первый трудовой договор был заключен после 31 декабря 2020, то действий от сотрудника не потребуется: компания - работодатель сама передаст все данные о нем в СФР, а фонд заведет электронный профессиональный паспорт.

Получаем данные из ЭТК: пошаговый план

Выписка из цифровой трудовой юридически именуется СТД-СФР. Она пригодится при оформлении заявки на кредит, трудоустройстве или при выходе на пенсию. Получить такой документ легко и быстро. Обращение подается лично или онлайн. Рассмотрим все способы подробно.

Через Госуслуги. 

  1. Войдите в раздел о справках и нажмите «Выписка из электронной трудовой книжки». 

  2. Далее нужно выбрать «Получить выписку». В этот момент заявка отправится в СФР.

  3. Когда она будет исполнена, во вкладе «Заявления» вас уведомят о результате.

Через сайт Социального фонда России:

  1. Зайдите в личный аккаунт.

  2. В сервисах нажмите «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности».

  3. Укажите почту и нажмите «Запросить».

  4. Спустя несколько минут проверьте свою почту: выписку пришлют туда.

Теперь разберем получение выписки на личном приеме.

  • В Отделении Социального фонда РФ. При обращении в СФР ничего не изменится: сотрудники распечатают ту же самую выписку, что направили бы в ответ на заявление, в онлайн формате.

  • Получить выписку можно и в МФЦ. Вам потребуется паспорт. Здесь вам также выдадут распечатку pdf - файла, но переживать не стоит: при любом способе обращения документ будет содержать электронную подпись фонда, она подтверждает подлинность выписки.

Можно ли получить ЭТК у работодателя 

Краткий ответ: да. При этом учтите, что в ней фиксируется только та информация, которую направляла в Фонд после 1 января 2020 года компания - работодатель. Сведений об иных работах там не будет.

Обязанность выдать выписку есть только в отношении сотрудников, которые перешли на онлайн версию.

Другие рискуют получить отказ на заявление.

Как правильно подать заявление на получение выписки из ЭТК работодателю

Шаблон заявления не утвержден. Написать его можно в свободной форме. Главное, чтобы это было письменное заявление: без него организация предоставит данные о работе только в последний рабочий день.

Подытожим

Каждому, кто хотя бы раз официально работал, открывается индивидуальный лицевой счет. Выписка из него называется электронной трудовой книжкой.

Данные СФР получает от работодателей в цифровой системе. Запросить выписку можно онлайн на сайте СФР или через Госуслуги, а также на личном приеме в Фонде или МФЦ. Получить виртуальную книжку занятости можно и в компании, где трудитесь, но она предоставит только те сведения, которые передавала в СФР с 1 января 2020 года. При любом способе обращения выписка будет выглядеть как распечатка с электронной подписью Социального фонда РФ.

Выбирать между бумажной и виртуальной трудовой могут те, кто начал работать до 1 января 2021, у остальных есть только ЭТК.

Если в цифровой трудовой ошибки, их следует исправить: проверяйте свою ЭТК регулярно и при необходимости подавайте заявления о внесении изменений.

Остались вопросы по теме электронных трудовых? Обращайтесь к экспертам Профдело: занимайтесь главным, а мы поможем решить все формальности.

Подробнее об услуге

Похожие статьи

Москва, Бутлерова 12
Время работы: пн-пт 10:00-18:30