Если на бумаге бизнес показывает плюс, а на деле вы постоянно ищете деньги на зарплату, аренду, закупку товара — вы столкнулись с кассовым разрывом. Рассказываем, как избавиться от финансовой ямы и предупредить ее возникновение.
Кассовый разрыв — это временное отсутствие денег на оплату текущих расходов. Ключевое слово здесь «временное» — завтра-послезавтра деньги будут. Если средств не хватает хронически, это уже «бюджетный дефицит».
Пять признаков кассового разрыва:
В выписках нулевой или околонулевой остаток.
В клиент-банке скопились поручения, но их не отправить — денег нет.
Главбух пьет корвалол, потому что среди платежек есть и налоговые — скоро пойдут пени.
Арендодатели и поставщики звонят все чаще и требуют денег.
При этом в компании есть прибыль. Финансовое положение стабильно хорошее — это важно.
Отсутствие денег на расчетном счете при убытках и работе в минус — это не кассовый разрыв! Если предприятие работает в убыток, то надо предпринимать комплексные меры по реанимации бизнеса или его ликвидации, а не пытаться закрыть временное отсутствие денег на счете.
Как считать кассовый разрыв
Для любителей математики напишем формулу кассового разрыва в привычном виде: КР = Окд, при Окд < 0, где КР — кассовый разрыв Окд — остаток на конец дня.
Каждый день финансисты подводят остаток денег на счете. Делается это просто: Остаток денег на конец дня = Остаток на начало дня + Поступления - Выбытия
Кассовый разрыв — это когда остаток на конец дня меньше 0.
Сделайте табличку в Excel, забейте в нее формулу. Внесите план поступлений и расходов на месяц, квартал и год вперед — вот и надежное средство предсказания кассовых расходов.
Остаток на начало дня всегда равен остатку на конец предыдущего дня: в поле Онд ставим Окд за предыдущий день.
На рисунке желтым залиты ячейки с условными суммами: платежи от 20 и 22 июля не прошли, так как на счету оставалось всего 22 384,34 ₽. Но мы не моделируем банковскую выписку, нам надо понимать глубину финансовой ямы, в которую мы попали.
В примере эта яма невелика: разрыв в 183,5 тысячи рублей на фоне миллионных оборотов не кажется чем-то непреодолимым. Весь вопрос в том, что 165 000,00 ₽ — это дивиденды за июнь, а 40 842,33 — налог на прибыль. Хорошо, что предельный срок уплаты этого налога — 25 июля — еще не наступил, и ни пени, ни блокировка счета не грозят. Но владелец бизнеса может наказать нерадивых сотрудников за задержку дивидендов.
Пять причин кассового разрыва
Финансовые директоры Профдело объяснили пять основных причин появления кассового разрыва. Причины актуальны в любом бизнесе, независимо от отрасли и специфики.
Причина первая: отсутствует управленческий учет и планирование денежных потоков
Основа управления — планирование. Финансовыми потоками — поступлениями и выбытиями — нужно управлять не меньше, чем основной производственной деятельностью. Если руководители среднего звена еще могут спрогнозировать производственные расходы и поступления по своим подразделениям, то общие расходы компании для них — темный лес. Так же, как и приход у смежных подразделений. Планирование поступлений и выбытий — функции высшего руководства: финансового или генерального директора.
Если у вас тоже нет учета и планирования денежных потоков, то финдиры Профдело помогут наладить управление деньгами благодаря услуге «Финансовый директор на аутсорсинге», тариф «Базовый». Цена от 35 000 ₽ в месяц.
Причина вторая: дебиторскую задолженность никто не собирает
Если KPI продавца зависит только от заключенных контрактов, он ни за что не будет звонить покупателям и выбивать оплату этих контрактов. А значит, дебиторка будет расти, пока деньги на расчетном счете не закончатся.
Иногда коммерсанты сами роют себе яму: дают рассрочки, отсрочки, объявляют акции, а потом сидят без зарплаты, так как не озаботились другими источниками поступлений.
Наладить сбор дебиторской задолженности не сложно. Наши финансовые консультанты за 1-2 встречи расскажут, как быстро и максимально полно собрать дебиторку. За подробностями ждем вас в чате Telegram.
Причина третья: руководство не учитывает внешние факторы при планировании
Самый простой вид планирования, который практикуется у большинства — взять какой-то месяц года и предполагать, что остальные 11 будут точно такими же. Большая ошибка! Вот несколько факторов, влияющих на поступления денежных средств:
сезонность;
производственный цикл (срок сдачи работ, изготовления продукции);
настроение клиента на крупном проекте и т.д.
Не учитывать их — прямой путь к кассовым разрывам.
Причина четвертая: ставить все на одну карту
Например, компания занимается только одним крупным контрактом с длительными периодами между выставлением актов выполненных работ и, следовательно, поступлениями денег. Вернемся к нашему примеру.
К 14 июля наш условный предприниматель закрыл акт за 3 месяца и получил оплату в размере 12 850 000 ₽. Следующие деньги по этому контракту будут не раньше 3 октября и только в случае, если заказчик примет работу сразу без претензий.
Перечисление основному поставщику в 1 280 000 ₽, закупка оборудования и выплата аванса сотрудникам всего на 4 666 775 ₽ поставили предприятие на край финансовой ямы. А незапланированные траты в 1 100 000 ₽ на замену вышедшего из строя кластера серверов столкнули в нее окончательно.
Приход денег 22 или 25 июля вывел бы нашего предпринимателя из разрыва. Но он случится не раньше октября! Потому что этот контракт — единственный.
Причина пятая: руководители «замораживают» деньги
Закупают много сырья, товара, оборудования — неликвидных активов. В результате потом не хватает денег на зарплату, налоги, арендные и другие необходимые платежи.
Основной совет эксперта Профдело: просчитывайте последствия не только в моменте, но и в более отдаленной перспективе; не делайте необдуманных шагов.
Как выйти из кассового разрыва
Самый логичный шаг — взять пять причин из предыдущей главы и поменять знак «минус» на «плюс». Но это долго, а деньги нужны прямо сейчас. Оперативно можно запустить одно из следующих 8 мероприятий:
Собрать часть дебиторской задолженности: бросить на звонки клиентам всех, кто может говорить по телефону. Часть должников обязательно заплатит в течение одного-двух дней. Хорошо работают официальные письма, направленные по электронной почте.
Попросить отсрочку по выплате кредиторской задолженности.
Отложить платежи, которые можно задержать: новая кожаная мебель в комнату отдыха или корпоратив подождут лучших времен.
Взять краткосрочный кредит, но только в случае, когда переплата будет меньше, чем процент по дисконту из следующего шага.
Продать часть дебиторки с дисконтом факторинговой компании или банку. Необходимо сравнить потери с процентом по краткосрочному кредиту и выбрать вариант с меньшими убытками.
Продать готовую продукцию или услуги со скидкой. Но нужно оценить потери и выбрать из всех вариантов наиболее щадящий.
Попросить собственников бизнеса подождать с выводом денег из оборота.
Чего не стоит делать для ликвидации кассового разрыва:
Продавать средства производства. Это очень плохой шаг, ибо б/у оборудование не купят дорого, а компенсировать потери будет очень сложно.
Не выплачивать зарплату. Прокуратура тут же спустит на руководство и владельцев всех собак, вплоть до привлечения к уголовной ответственности. Можно лишить премии ответственных за финансы: кассовый разрыв — это их недоработка.
Если по прочтении мероприятий из этой главы вы схватились за голову и не знаете как это осуществить — не проблема. Наши финансовые директоры на аутсорсинге умеют выводить компании из кассовых разрывов, а также умеют кассовые разрывы предотвращать. И по крайне привлекательной цене - от 50000р/мес.
Как финансовый директор избегает кассовых разрывов
Чтобы в бизнесе не было проблем, бизнесу нужна система управления финансами, запасами и затратами. Среди предпринимателей такую систему называют “управленческий учет”. Строят эту систему собственник, директор и финдир вместе. Финдир предлагает - директор и собственник решают.
Хороший финансовый директор начнет с ликвидации пяти причин, по которым возникают кассовые разрывы, и сделает следующее:
Выстроит и сбалансирует финансовые потоки. Возьмет подходящее программное обеспечение: выбор есть. С его помощью наладит баланс между поступлениями и выбытиями так, чтобы у бизнеса всегда была «подушка безопасности» в виде достаточной суммы на счете.
Наладит управление дебиторской задолженностью. Финдир предложит включить в KPI продавцов показателя возврата дебиторки, установит ее норму, поможет с составлением плана возврата задолженности.
Подготовит мероприятия по страховке от внешних факторов. Хороший финансовый директор проанализирует факторы, оценит риски, выдаст план минимизации их влияния на бизнес.
Пример Боремся с сезонностью в магазине «Рыболов». Летних снастей и дорогих сопутствующих товаров — лодок, моторов, палаток — продается значительно больше, чем зимних. Значит, есть смысл заменить зимой лодки и навесные моторы на «мотособаки» и снегоходы, а палатки — на специальные зимние накидки, с которыми предлагать печки-щепочницы и каталитические обогреватели.
Диверсифицирует бизнес. Правильный финансовый директор будет подсказывать топ-менеджерам о необходимости диверсификации, пока те не придумают новое направление бизнеса или не заключат контракты с коротким периодом актирования для прикрытия периодов без поступлений по крупным контрактам.
Поставит процессы управления складскими запасами и готовой продукцией. Финдир установит нормы соотношения между «свободными» деньгами и запасами, выстроит механизмы их соблюдения.
Эти простые, но эффективные меры позволят прибыльному бизнесу никогда не знать кассовых разрывов.
Резюме
Балансирование денежных потоков, страховка от кассовых разрывов — тонкое искусство, которым в совершенстве владеет каждый финансовый директор «Профдело». Он построит рабочую систему планирования и учета денег на вашем предприятии. Делайте бизнес, получайте прибыль, а управление финансами оставьте нам.
Передайте функции финдира в Профдело. Мы защитим ваш бизнес от кассовых разрывов.