Как управлять удаленной командой: секреты продуктивности без тотального контроля

Контроль удаленных сотрудников: секреты продуктивной работы на дистанции

  1. Главная
  2. Блог
  3. Контроль удаленных сотрудников: секреты продуктивной работы на дистанции

Контроль удаленных сотрудников: секреты продуктивной работы на дистанции

31.01.2025

31 января 2025
115
Когда сотрудники в офисе, легче контролировать их продуктивность. Где-то руководитель подразделения подскажет, что нужно бы побыстрее сделать проект, а где-то и самому можно увидеть ляпы. Но на удаленке так не работает, вы слепы. И чтобы сотрудники в домашнем офисе работали на оптимальных скоростях, придется немного подготовиться. Расскажем, как повысить продуктивность удаленных сотрудников и почему сверхконтроль тоже не выход.

Оглавление:

  1. Продуктивность удаленных сотрудников: что это и как ее повысить
  2. Как осуществить перевод сотрудников на удаленную работу
  3. Программы и сервисы
  4. 7 секретов успешного управления удаленной командой

Продуктивность удаленных сотрудников: что это и как ее повысить

Производительность человека, работающего 4 часа в день вместо положенных 8-9, может составлять всего 40%. 
Это еще не худший сценарий.

Когда мы говорим о продуктивности удаленного сотрудника, имеем в виду, насколько эффективно он использует рабочее время. Это соотношение часов, которых человек в реальности посвящает работе, ко всему отпущенному на задачу времени. 

Например, при анализе данных компании под условным названием «Аленка», HR-специалист выявил: менее 16% опрошенных считают, что полностью выполняют свои трудовые функции в течение всего рабочего дня. Поэтому контроль, безусловно, должен быть, но есть правила.

В погоне за повышением продуктивности, хороший руководитель не только планирует, как улучшить результаты бизнеса, но и создает более комфортные условия для своих сотрудников.

Почему продуктивность падает

Ситуация меняется: люди чаще отвлекаются на домашние дела и личные интересы, ощущают изоляцию.

Когда сотрудник работает в офисе, его окружает рабочая атмосфера: коллеги заняты делом, нет лишних отвлекающих факторов. Это помогает сосредоточиться. Дома же иначе: уютная атмосфера, соблазн расслабится. Однако удаленный труд позволяет избежать потерь времени на дорогу. 

При этом условия труда более комфортные – это плюс. Именно из-за этого в первые месяцы удаленки продуктивность часто остается на прежнем уровне или даже слегка повышается.

Это может негативно сказаться на их результатах. Особенно для общительных людей или тех, кто часто отвлекается дома. Им поддерживать высокие темпы работы будет гораздо сложнее.

Кто справляется лучше? Есть люди, для которых удаленная работа – идеальный вариант. Это могут быть домоседы или профессионалы с высоким уровнем самоконтроля, которые умеют организовать свое время. Их продуктивность остается стабильной. В такой ситуации работодателю важно понимать, что предпринять для безболезненного перехода сотрудников на удаленную работу.

3 правила для продуктивной работы удаленных сотрудников

Удаленка может быть непростой, но есть несколько простых правил, которые помогут контролировать продуктивность сотрудников.

Четкий распорядок дня

Важно, чтобы у каждого был удобный график, который учитывает домашние дела. Например, если есть дети, которые приходят из школы в 12:30, разумно сделать перерыв на это время. А потом можно либо продлить рабочий день, либо начать раньше. Главное – поддерживать нормальный режим сна, отдыха.

Удобное рабочее место

Внедрите правило «закрытой двери». Если дверь закрыта, значит, человек работает и не хочет, чтобы его отвлекали. Поговорите с командой о том, как важно установить границы с домочадцами и создать комфортные условия для труда.

Самоконтроль

Регулярно напоминайте, что телевизор на фоне — отвлекающий фактор. Не забывайте также обеспечить работников всем необходимым для работы из дома: ноутбуками, надежным доступом к корпоративным ресурсам и современными платформами для видеоконференций. Эти вложения оправдают себя – ведь вы не тратите на аренду офиса.

Как осуществить перевод сотрудников на удаленную работу

Перевод штата на удаленку требует тщательной подготовки. Вот основные шаги, которые помогут вам сделать это правильно.

Техническая организация

Учитывайте возможности каждого сотрудника. А для этого проведите опрос и выясните, есть ли оборудование. Некоторые могут работать на домашнем компьютере, другим потребуется корпоративный ноутбук. Кроме того, убедитесь, что у работников есть стабильное интернет-соединение. Если нет, возможно, стоит рассмотреть варианты улучшения доступа. Дополнительно подумайте о необходимых приложениях для мониторинга. Это могут быть менеджеры проектов (например, Trello), программы для видеозвонков (Zoom) и инструменты для совместной работы (Slack).

Официальное оформление

Не забудьте оформить перевод на удаленный труд официально:

  • Попросите написать заявления о переходе на удаленный режим.

  • Заключите с ними дополнительные соглашения.

  • Издайте приказ о переводе на удаленку.

Это поможет избежать недоразумений, обеспечит правовую защиту как для вас, так и для персонала.

Организация процессов

Четкая организация рабочих процессов – ключ к успеху. Поэтому важно четко прописать кто и за что будет нести ответственность, чтобы легче было перейти на удаленку и затем контролировать результаты каждого сотрудника.

Кстати, мы уже рассказали, как сделать работу с удаленным бухгалтером безопасной

Читать

Программы и сервисы 

Чтобы организовать эффективную деятельность удаленной команды, достаточно всего нескольких универсальных инструментов: для постановки задач, общения, обмена файлами и контроля результатов. Нужны специальные инструменты для эффективной работы:

  • Битрикс24 для управления проектами.

  • Zoom или Google Meet для общения и видеоконференций.

  • Telegram – надежный мессенджер для безопасного обмена сообщениями и групповой работы.

  • Google Диск – гибкое решение для совместной работы с документами.

  • Программа для отслеживания рабочего времени.

На последний инструмент нужно обратить особое внимание. Ведь для законного контроля рабочего времени необходимо уведомить сотрудников, и они такой документ должны подписать. Остальные инструменты могут использовать без письменного согласия и существенно помогут вашей команде оставаться продуктивной в условиях удаленки.

Удаленная работа – это марафон, где каждый сотрудник бежит свою дистанцию. Что для одного сотрудника будет хорошо, то для другого создает некомфортные условия, из-за которых работник принимает решения подать заявление на увольнение. Поэтому работодателю важно учитывать: законность, степень контроля и возможную реакцию на внедрение программ учета времени.

Мониторинг: законность и этика

Работодатели имеют право контролировать работников, но есть ограничения. Например, мониторинг рабочего аккаунта не должен нарушать прав на частную жизнь

Важно заранее уведомить всех задействованных сотрудников о том, что их действия будут отслеживаться. Это согласие должно быть оформлено в виде четких инструкций о том, какие данные будут собираться, как они будут использоваться.

Степень контроля 

Дружественный контроль

Акцент делается на открытости и самоконтроле. Удаленщики могут самостоятельно включать и отключать функции программа мониторинга. Это вызывает доверие. 


Давление со стороны руководства минимально, а работники чувствуют себя более свободно.

Мягкий контроль

Если уровень доверия к сотрудникам ниже или они требуют большего внимания со стороны руководства, компании могут использовать мягкий контроль. 


В этом случае программы мониторинга устанавливаются открыто, но сотрудники не могут изменять настройки. Они просто активируют систему в начале рабочего дня и отключают в конце. Все сведения собираются и представляются в виде отчетов для анализа производительности.

Жесткий контроль

Этот метод включает полное логирование всех действий удаленщиков и максимальный контроль над выполнением задач. 


Хотя такой подход может показаться эффективным, он часто приводит к снижению мотивации. Постоянное наблюдение может вызвать стресс и недовольство, что негативно скажется на работе.

Чрезмерный контроль может привести к потере интереса к деятельности, снижению производительности. Опыт многих компаний показывает, что даже минимальный уровень мониторинга может поддерживать персонал в тонусе, не создавая при этом давления. 

Важно находить баланс между контролем и доверием, чтобы создать продуктивную рабочую атмосферу и обеспечить безопасность бизнесу. Например, вовремя узнать с помощью программы мониторинга, что сотрудник разглашает сведения, составляющие коммерческую тайну

Как удаленщики реагируют на контроль

Сразу отметим, по-разному. Мониторинг может вызвать как шквал заявлений об увольнении, так и желание сотрудников адаптироваться под новые реалии. Здесь очень важна степень контроля:

Вывод: небольшой контроль, при котором работники имеют доступ к отчетам о своей деятельности, может поддерживать их в тонусе. Однако чрезмерное давление со стороны руководства может негативно сказаться на мотивации, работоспособности.

7 секретов успешного управления удаленной командой

Чтобы эффективно следить за удаленными сотрудниками, важно придерживаться семи простых принципов:

  1. Ясность ожиданий: чтобы сотрудники могли эффективно выполнять свои задачи, они должны знать, какие результаты от них ожидают и как будет оцениваться их работа. Информируйте их о том, какие данные собираются и для чего.

  2. Предсказуемость: четко определите, что считается нарушением и какие последствия за это могут быть. Это поможет избежать недоразумений.

  3. Объективность: правила контроля должны быть одинаковыми для всех сотрудников. Это обеспечит справедливость и снизит риск конфликтов.

  4. Незаметность: хотя сотрудники должны знать о мониторинге, он должен быть организован так, чтобы они не чувствовали постоянного давления. Это создает более комфортную рабочую атмосферу.

  5. Результативность: собранные данные нужно анализировать, чтобы делать полезные выводы. Это поможет улучшать рабочие процессы и повышать эффективность команды.

  6. Постоянство: контроль должен быть стабильным. Важно не ослаблять его, но и не усиливать без необходимости. Это создает предсказуемую среду для удаленщиков.

  7. Эффективность: большая часть мониторинга должна происходить автоматически, чтобы руководители не тратили дополнительное время на мониторинг.

Следуя этим принципам, компании могут создать баланс между контролем и доверием, что способствует повышению производительности и удовлетворенности сотрудников. 

А что еще можно сделать для повышения эффективности вашего бизнеса можно узнать на консультации с финансистом.

Подробнее

Похожие статьи

Москва, Бутлерова 12
Время работы: пн-пт 10:00-18:30