Оглавление:
- Почему налоговая требует пояснений
- Сроки и формат подачи пояснений
- Как правильно подготовить пояснительную записку в налоговый орган
- Предоставление разъяснений по НДС
- Расхождения между НДС и налогом на прибыль
- Как давать разъяснения по страховым взносам
- Пояснения по сделкам с контрагентами
- Проверка низких зарплат
- Штрафы за несоблюдение требований
Почему налоговая требует пояснений
Обычно это означает, что они заметили какие-то несоответствия или увидели соответствие своим скорингам в ваших отчетах. Возможно, есть вопросы по некоторым операциям или цифры, которые не совсем сходятся. Такие вопросы могут возникнуть не только в ходе полномасштабного аудита или налогового контроля самой компании. Налоговики также могут обратиться к вам, если у них возникнут вопросы при проверке одного из ваших деловых партнеров или контрагентов.
И вот что интересно: если этот контрагент не платит налоги должным образом, вы тоже можете быть привлечены к ответственности.
Налоговые органы могут направить вам требование предоставления пояснений по ряду причин, например, из-за ошибок в ваших декларациях или расчетах, несоответствия или противоречия данных в ваших документах, пересмотра декларации с целью уменьшения налогов, заявления о возмещении НДС, сообщения об убытках, использования налоговых льгот, а может быть, они просто перепроверяют данные по вашим контрагентам.
Но вот что важно – вы не можете просто игнорировать эти налоговые требования! Как налогоплательщик, по закону вы обязаны ответить на них. И, как правило, ваш ответ должен быть подкреплен подтверждающими документами и расчетами.
Сроки и формат подачи пояснений
Когда вы получаете от налоговой инспекции требование предоставить пояснения, они устанавливают конкретный срок для ответа.
Срок зависит от ситуации:
5 рабочих дней, если речь идет о камеральной проверке или налоговом мониторинге вашей компании.
10 рабочих дней, если в ходе проверки были запрошены дополнительные документы.
5 рабочих дней, если речь идет об операциях с контрагентом, в отношении которого проводилась проверка.
Как видите, сроки довольно сжатые. Поэтому вам нужно действовать быстро.
Прежде всего, проверьте, правильно ли был заполнен ваш первоначальный налоговый отчет.
Если это так:
укажите в своем объяснении, что отчет является точным и не нуждается в исправлении;
объясните причины любых несоответствий или кажущихся ошибок.
Если вы допустили ошибки в первоначальном отчете, но они не повлияли на размер задолженности по налогам:
опишите ошибки и укажите правильные данные;
налоговые органы все равно рекомендуют подать уточненный отчет.
Если ошибки привели к занижению/недоплате налогов:
пересчитайте и подайте уточненный налоговый отчет;
предоставление дополнительных объяснений рекомендуется, но не обязательно.
В некоторых случаях вы можете действовать на опережение. Например, если у вас были убытки или вы пересмотрели налоги в меньшую сторону, вы можете представить объяснения заранее при подаче документов – без их предварительного запроса.
Срок предоставления сведений начинает отсчитываться с момента подтверждения получения требования от налоговой. На отправку подтверждения дается 5 рабочих дней. Опытные главбухи пользуются этим и отправляют подтверждение в последний день, а готовить ответ начинают сразу, имея, таким образом, в запасе на 5 дней больше.
Это продемонстрирует вашу готовность к сотрудничеству и поможет избежать головной боли в дальнейшем.
Как можно отправить пояснения
Существует два основных способа подачи пояснений:
На бумаге:
Лично или через представителя непосредственно в отделении Федеральной налоговой службы.
По почте заказным письмом.
В электронном виде:
По телекоммуникационным каналам связи (ТКС).
Через личный кабинет налогоплательщика.
Однако есть особые правила относительно формата представления декларации. Если вы изначально подали декларацию по НДС в электронном виде, то ваши пояснения в ответ на запросы из налоговой инспекции также должны быть представлены в электронном виде по тем же ТКС.
Если вы попытаетесь представить бумажные пояснения к декларации, поданной в электронном виде, они будут считаться недействительными, что может привести к наложению на вас штрафа.
В случае запроса документов, например, для подтверждения права на налоговые льготы, вы можете представить реестр/перечень подтверждающих документов в электронном виде.
Но сами документы должны быть в бумажном виде:
предоставлены в виде распечаток;
пронумерованы и скреплены степлером;
заверены вами или проверяемой стороной.
В качестве альтернативы вы можете предоставить отсканированные копии этих бумажных документов по
Как правильно подготовить пояснительную записку в налоговый орган
Формат: строгого универсального шаблона не существует, за исключением электронных пояснений по НДС и реестров документов по налоговым льготам. Для остальных тем формат более свободный, но при этом сохраняются профессиональные стандарты делового письма.
Типовая структура:
Введение: реквизиты получателя (отделение Федеральной налоговой службы), данные о вашей компании (название, адрес, ИНН, контактная информация), ссылка на номер/дату налогового требования, на которое вы отвечаете, номер и дата вашей исходящей записки.
Заголовок/тема: содержание зависит от конкретной причины запроса налогового органа.
Подписи.
Приложения/дополнения.
Подтверждающие документы также зависят от конкретной ситуации. Как правило, это выдержки из бухгалтерских документов, договоров, расчетов и т. д.
Рассмотрим несколько распространенных сценариев того, что нужно включить в содержание:
Если первоначальный отчет был составлен правильно:
Укажите, что первоначальный отчет был составлен точно в соответствии с вашими данными.
Объясните причины отмеченных ими несоответствий.
Предоставьте подтверждающую документацию.
Если были допущены несущественные ошибки:
Опишите ошибки.
Укажите правильные данные.
Отметьте, если вы уже подавали исправленный отчет.
Если вы занизили налоги из-за ошибок:
Объясните, что произошло.
Подтвердите, что вы подаете исправленную декларацию с надлежащей суммой налогов.
Предоставление разъяснений по НДС
Формат: если вы подаете декларацию по НДС в электронном виде, ваши пояснения в налоговые органы должны строго соответствовать формату XML, указанному в приказе ФНС от 16.12.2016. Если вы не используете этот XML-формат, ваш ответ будет просто отклонен.
В XML-файле пояснений по НДС кодируются все ошибки и несоответствия, отмеченные проверяющими. Каждому вопросу присваивается код.
Можно включить сюда дополнительные файлы, например отсканированные документы, с заголовком «Дополнение к ответу № ХХХХ относительно требования от...».
Часто налоговые инспекторы проверяют соотношение вычетов по НДС и начисленного НДС. По общему правилу, ваши вычеты не должны превышать 89% от начисленного НДС за 12 месяцев.
Если вычеты выше, вам необходимо предоставить убедительные обоснования, объясняющие ситуацию и обстоятельства. Подкрепите это документами: договорами, бухгалтерскими записями, информацией о поставщиках и т. д.
Также не помешает приложить соответствующие статистические данные, опубликованные налоговой службой, с указанием норм для вашей конкретной отрасли и региона.
Другая типичная проблема – несоответствие данных по НДС с данными контрагентов. В таких случаях необходимо предоставить пояснения:
копии документов – счетов-фактур, договоров и т. д.;
подтверждение достоверности данных, предоставленных стороной.
Используйте правильный формат XML специально для пояснений по НДС.
Разумно заранее подготовить объяснения и расчеты, если вы предвидите возможные попадания под скоринги. Например, высокие ставки вычета или несовпадающие цифры. Наличие готовой документации может ускорить решение вопросов.
Важный момент в возврате НДС деньгами на расчетный счет — правильный и корректный ответ на требование налоговой.
О том, как действовал в такой ситуации опытный главбух — в нашем кейсе Возмещение НДС импортеру итальянской мебели на 4'147'200 руб.
ЧитатьРасхождения между НДС и налогом на прибыль
Налоговые аудиторы всегда сверяют вашу декларацию по НДС с данными по налогу на прибыль. Бывает, что между ними возникают обоснованные несоответствия.
В таких случаях в вашем объяснении должны быть четко указаны виды и суммы доходов, которые не подлежат налогообложению налогом на прибыль. Объясните, почему эти доходы были включены для целей НДС, но законно исключены из налога на прибыль.
Если у инспекторов возникли проблемы с тем, что вы указали в отчетности уменьшенные суммы налога на прибыль, вам необходимо раскрыть конкретные причины и факторы, которые позволили законно снизить налоговое бремя.
Например:
влияние сезонности на ваш бизнес;
скидки/акции, предлагаемые для привлечения клиентов;
увеличение стоимости поставок/материалов.
Если в вашей декларации по налогу на прибыль отражен убыток за период, главное – доказать, что убыточная деятельность имела место по объективным причинам, а не просто для намеренного занижения налогов.
Ваши объяснения должны включать договоры, переписку с поставщиками/продавцами, подтверждающую расходы на закупки, исследования недвижимости/аренды помещений, маркетинговые/продажные материалы и т. д. Все, что доказывает, что убытки были вызваны производственными факторами.
Проанализируйте динамику прибыли/убытков
Кроме того, предоставьте данные о динамике доходов и расходов за определенный период.
По сути, налоговые органы хотят видеть документальное подтверждение того, что ваши данные по налогу на прибыль точно отражают ваши реальные доходы, расходы, деловую активность и финансовое положение.
Приготовьте контракты, расчеты, маркетинговые исследования и другие доказательства, которые расскажут всю историю, стоящую за любыми расхождениями или цифрами, вызвавшими тревогу.
Как давать разъяснения по страховым взносам
Налоговые органы часто обнаруживают расхождения между данными, указанными в различных формах по страховым взносам и удержаниям. В частности, в формах РСВ, 6-НДФЛ и ЕФС-1.
Расхождения между данными РСВ (страховые взносы) и 6-НДФЛ (удержания НДФЛ) часто возникают из-за различий в методике расчета каждой из них.
В вашем пояснении должны быть указаны причины такого расхождения, подробно описано, чем налогооблагаемая база по страховым взносам отличается от налогооблагаемой базы, используемой для расчета удержаний НДФЛ.
Расхождения между СРВ и TAC-1 (отчет о застрахованных лицах) часто связаны с указанием разного количества застрахованных лиц.
Типичный сценарий: осуществление выплат в текущем году сотрудникам, которые были уволены в предыдущем году. В результате количество застрахованных лиц колеблется между отчетными периодами.
Дайте четкие пояснения ко всем подобным ситуациям, когда численность застрахованных лиц меняется от одной формы к другой в связи с приемом на работу, увольнением и т. д. Объясните, почему численность застрахованных лиц отличается.
Налоговые органы хотят понять основные причины любых расхождений в цифрах в этих взаимосвязанных формах отчетности. Они ищут логическое обоснование, подкрепленное конкретными обстоятельствами, влияющими на ваши расчеты и отчетность.
Пояснения по сделкам с контрагентами
Налоговые органы часто интересуются вашими взаимоотношениями с другими предприятиями, чтобы проверить законность и экономическую реальность этих сделок. По сути, они хотят убедиться, что вы не занимаетесь теневой деятельностью.
В таких ситуациях ваши объяснения должны продемонстрировать, что вы тщательно проверили и удостоверились в надежности контрагента, прежде чем начать с ним работать.
Вам нужно будет показать, что вы:
Провели надлежащую проверку компании и ее деятельности.
Подтвердили наличие у них необходимых ресурсов/возможностей для предоставления товаров/услуг.
Документально подтвердили всю цепочку поставок и транзакций.
Главное – собрать доказательства того, что эти сделки были законными коммерческими операциями на расстоянии вытянутой руки, а не просто подставными играми для уклонения от уплаты налогов или содействия чему-либо нечестному.
О том, как проявить должную осмотрительность при выборе контрагента, читайте в блоге: Что такое должная осмотрительность при выборе контрагента и как ее проявить в 2023 г.
ЧитатьВаш пакет документов должен включать:
файлы с информацией о контрагентах;
отчеты о проверке их финансов, активов, персонала и т. д.;
контракты и документы по сделкам;
документы по отгрузке/доставке;
записи о платежах.
По сути, вам необходимо создать четкий проверяемый след, который прослеживает движение денег, товаров/услуг и бумажных документов от начала до конца каждого взаимодействия с контрагентами.
Проведение комплексной проверки заранее и ведение качественной документации поможет налоговым органам быстро подтвердить, что ваша деятельность соответствует установленным нормам.
Демонстрируйте стремление обеспечить полную прозрачность и законность ваших деловых операций. При наличии надежной документации вам не о чем будет беспокоиться.
Проверка низких зарплат
У налоговиков могут возникнуть вопросы, если указанные вами зарплаты сотрудников кажутся низкими. В первую очередь они пытаются выяснить, не выплачиваете ли вы зарплату в “конвертах”, чтобы снизить налоги на фонд оплаты труда. Ещё в 2019 году налоговая
В своем объяснении вы должны четко указать, что ваша компания соблюдает трудовое законодательство, в том числе выплачивает зарплату не ниже установленного в регионе минимального размера оплаты труда. Объясните, что уровень заработной платы устанавливается с учетом конкретной финансовой ситуации и экономических реалий предприятия.
Кроме требований пояснений налоговая может вызвать на допрос директора предприятия или ИП. Можно ли не ходить к ним и что за это будет? Ответ в статье на vc.ru: Кейс: как нашего ИП вызвали в налоговую, а он не пошел, и ему за это ничего не было.
ЧитатьУточните, что законом не закреплено требование привязывать зарплату к среднеотраслевым ставкам, если только вы добровольно не присоединились к определенным общеотраслевым трудовым соглашениям.
Докажите, что зарплата законна и соответствует минимальным нормам оплаты труда, даже если она находится на нижней границе шкалы для вашей отрасли. Привяжите это к экономическим условиям вашей компании.
Штрафы за несоблюдение требований
Если вы просто проигнорируете требование налогового органа о предоставлении пояснений или пропустите установленные им сроки, вам грозят денежные штрафы:
5 000 рублей штрафа за первое нарушение.
20 000 рублей за повторное нарушение в том же году.
Также предусмотрены специальные штрафы за непредставление запрашиваемых документов:
200 рублей за каждый недостающий документ, если налогового нарушения не было.
10 000 рублей, если вы отказываетесь предоставить документы/пояснения вообще или предоставляете заведомо недостоверную информацию.
Таким образом, штрафы могут быстро увеличиться, если вы будете вводить в заблуждение налоговые органы, когда они будут направлять запросы.
Разумно сотрудничать и предоставлять подробные разъяснения вместе с подтверждающими документами, такими как расчеты заработной платы, доказательства минимальной заработной платы и финансовые отчеты, показывающие положение вашей компании.
Консалтинговый центр Профдело не только ведёт за своих клиентов бухгалтерский учёт. Наши главбухи берут на себя всё общение с налоговой, в том числе по требованиям. Делайте бизнес, а разборки с ФНС поручите нам.
Подробнее