Как правильно предоставить пояснения для налоговой: образцы и правила составления.

Пояснение в налоговую: образцы и правила составления

  1. Главная
  2. Блог
  3. Пояснение в налоговую: образцы и правила составления

Пояснение в налоговую: образцы и правила составления

18.10.2024

18 октября 2024
510
В рамках налогового контроля инспекторы ФНС могут потребовать от вас пояснения по поводу некоторых ситуаций и деталей, оговоренных в налоговом законодательстве. Допустим, ваша компания получила запрос из Федеральной налоговой службы с просьбой представить в налоговую инспекцию пояснения. Что делать и в какой форме их составить? Читайте в нашей статье.

Оглавление:

  1. Почему налоговая требует пояснений
  2. Сроки и формат подачи пояснений
  3. Как правильно подготовить пояснительную записку в налоговый орган
  4. Проверка низких зарплат
  5. Штрафы за несоблюдение требований

Почему налоговая требует пояснений

Обычно это означает, что они заметили какие-то несоответствия или увидели соответствие своим скорингам в ваших отчетах. Возможно, есть вопросы по некоторым операциям или цифры, которые не совсем сходятся. Такие вопросы могут возникнуть не только в ходе полномасштабного аудита или налогового контроля самой компании. Налоговики также могут обратиться к вам, если у них возникнут вопросы при проверке одного из ваших деловых партнеров или контрагентов.

И вот что интересно: если этот контрагент не платит налоги должным образом, вы тоже можете быть привлечены к ответственности. 

Налоговые органы могут направить вам требование  предоставления пояснений по ряду причин, например, из-за ошибок в ваших декларациях или расчетах, несоответствия или противоречия данных в ваших документах, пересмотра декларации с целью уменьшения налогов, заявления о возмещении НДС, сообщения об убытках, использования налоговых льгот, а может быть, они просто перепроверяют данные по вашим контрагентам.

Но вот что важно – вы не можете просто игнорировать эти налоговые требования! Как налогоплательщик, по закону вы обязаны ответить на них. И, как правило, ваш ответ должен быть подкреплен подтверждающими документами и расчетами.

Сроки и формат подачи пояснений

Когда вы получаете от налоговой инспекции требование предоставить пояснения, они устанавливают конкретный срок для ответа.

Срок зависит от ситуации:

  • 5 рабочих дней, если речь идет о камеральной проверке или налоговом мониторинге вашей компании.

  • 10 рабочих дней, если в ходе проверки были запрошены дополнительные документы.  

  • 5 рабочих дней, если речь идет об операциях с контрагентом, в отношении которого проводилась проверка.

Как видите, сроки довольно сжатые. Поэтому вам нужно действовать быстро.

Прежде всего, проверьте, правильно ли был заполнен ваш первоначальный налоговый отчет. 

Если это так:

  • укажите в своем объяснении, что отчет является точным и не нуждается в исправлении;

  • объясните причины любых несоответствий или кажущихся ошибок. 

Если вы допустили ошибки в первоначальном отчете, но они не повлияли на размер задолженности по налогам:

  • опишите ошибки и укажите правильные данные;

  • налоговые органы все равно рекомендуют подать уточненный отчет.

Если ошибки привели к занижению/недоплате налогов:

  • пересчитайте и подайте уточненный налоговый отчет; 

  • предоставление дополнительных объяснений рекомендуется, но не обязательно.

В некоторых случаях вы можете действовать на опережение. Например, если у вас были убытки или вы пересмотрели налоги в меньшую сторону, вы можете представить объяснения заранее при подаче документов – без их предварительного запроса.

Срок предоставления сведений начинает отсчитываться с момента подтверждения получения требования от налоговой. На отправку подтверждения дается 5 рабочих дней. Опытные главбухи пользуются этим и отправляют подтверждение в последний день, а готовить ответ начинают сразу, имея, таким образом, в запасе на 5 дней больше. 

Отвечайте на запросы налоговых органов о предоставлении пояснений. Ответьте на них в установленный срок, представив подробный отчет, подтверждающие документы и, при необходимости, пересмотренные отчеты. 

Это продемонстрирует вашу готовность к сотрудничеству и поможет избежать головной боли в дальнейшем.

Как можно отправить пояснения

Существует два основных способа подачи пояснений:

  1. На бумаге:

    •  Лично или через представителя непосредственно в отделении Федеральной налоговой службы.

    • По почте заказным письмом.

  2. В электронном виде:

    • По телекоммуникационным каналам связи (ТКС). 

    • Через личный кабинет налогоплательщика.

Однако есть особые правила относительно формата представления декларации. Если вы изначально подали декларацию по НДС в электронном виде, то ваши пояснения в ответ на запросы из налоговой инспекции также должны быть представлены в электронном виде по тем же ТКС.

Если вы попытаетесь представить бумажные пояснения к декларации, поданной в электронном виде, они будут считаться недействительными, что может привести к наложению на вас штрафа.

В случае запроса документов, например, для подтверждения права на налоговые льготы, вы можете представить реестр/перечень подтверждающих документов в электронном виде. 

Но сами документы должны быть в бумажном виде:

  • предоставлены в виде распечаток;

  • пронумерованы и скреплены степлером;

  • заверены вами или проверяемой стороной.

В качестве альтернативы вы можете предоставить отсканированные копии этих бумажных документов по телекоммуникационным каналам связи или загрузить их в свой онлайн-кабинет налогоплательщика.

Формат ваших пояснений должен соответствовать формату, который вы изначально использовали при подаче документов. Не смешивайте и не совмещайте бумажные и электронные документы без необходимости.

Как правильно подготовить пояснительную записку в налоговый орган

Формат: строгого универсального шаблона не существует, за исключением электронных пояснений по НДС и реестров документов по налоговым льготам. Для остальных тем формат более свободный, но при этом сохраняются профессиональные стандарты делового письма.

Типовая структура:

  1. Введение: реквизиты получателя (отделение Федеральной налоговой службы), данные о вашей компании (название, адрес, ИНН, контактная информация), ссылка на номер/дату налогового требования, на которое вы отвечаете, номер и дата вашей исходящей записки.

  2. Заголовок/тема: содержание зависит от конкретной причины запроса налогового органа. 

  3. Подписи.

  4. Приложения/дополнения.

  5. Подтверждающие документы также зависят от конкретной ситуации. Как правило, это выдержки из бухгалтерских документов, договоров, расчетов и т. д.

Рассмотрим несколько распространенных сценариев того, что нужно включить в содержание:

Если первоначальный отчет был составлен правильно:

  • Укажите, что первоначальный отчет был составлен точно в соответствии с вашими данными.

  • Объясните причины отмеченных ими несоответствий.

  • Предоставьте подтверждающую документацию.

Если были допущены несущественные ошибки: 

  • Опишите ошибки. 

  • Укажите правильные данные.

  • Отметьте, если вы уже подавали исправленный отчет.

Если вы занизили налоги из-за ошибок:

  • Объясните, что произошло. 

  • Подтвердите, что вы подаете исправленную декларацию с надлежащей суммой налогов.

Дайте подробное объяснение, ответ должен быть именно на то, о чем спрашивали налоговые органы. 

Предоставление разъяснений по НДС

Формат: если вы подаете декларацию по НДС в электронном виде, ваши пояснения в налоговые органы должны строго соответствовать формату XML, указанному в приказе ФНС от 16.12.2016. Если вы не используете этот XML-формат, ваш ответ будет просто отклонен.

В XML-файле пояснений по НДС кодируются все ошибки и несоответствия, отмеченные проверяющими. Каждому вопросу присваивается код.

Можно включить сюда дополнительные файлы, например отсканированные документы, с заголовком «Дополнение к ответу № ХХХХ относительно требования от...».

Часто налоговые инспекторы проверяют соотношение вычетов по НДС и начисленного НДС. По общему правилу, ваши вычеты не должны превышать 89% от начисленного НДС за 12 месяцев.

Если вычеты выше, вам необходимо предоставить убедительные обоснования, объясняющие ситуацию и обстоятельства. Подкрепите это документами: договорами, бухгалтерскими записями, информацией о поставщиках и т. д.

Также не помешает приложить соответствующие статистические данные, опубликованные налоговой службой, с указанием норм для вашей конкретной отрасли и региона. 

Другая типичная проблема – несоответствие данных по НДС с данными контрагентов. В таких случаях необходимо предоставить пояснения:

  • копии документов – счетов-фактур, договоров и т. д.;

  • подтверждение достоверности данных, предоставленных стороной.

Используйте правильный формат XML специально для пояснений по НДС. 

Разумно заранее подготовить объяснения и расчеты, если вы предвидите возможные попадания под скоринги. Например, высокие ставки вычета или несовпадающие цифры. Наличие готовой документации может ускорить решение вопросов.

Важный момент в возврате НДС деньгами на расчетный счет — правильный и корректный ответ на требование налоговой. 

О том, как действовал в такой ситуации опытный главбух — в нашем кейсе Возмещение НДС импортеру итальянской мебели на 4'147'200 руб.

Читать

Расхождения между НДС и налогом на прибыль

Налоговые аудиторы всегда сверяют вашу декларацию по НДС с данными по налогу на прибыль. Бывает, что между ними возникают обоснованные несоответствия.

В таких случаях в вашем объяснении должны быть четко указаны виды и суммы доходов, которые не подлежат налогообложению налогом на прибыль. Объясните, почему эти доходы были включены для целей НДС, но законно исключены из налога на прибыль.

Если у инспекторов возникли проблемы с тем, что вы указали в отчетности уменьшенные суммы налога на прибыль, вам необходимо раскрыть конкретные причины и факторы, которые позволили законно снизить налоговое бремя. 

Например:

  • влияние сезонности на ваш бизнес;

  • скидки/акции, предлагаемые для привлечения клиентов;

  • увеличение стоимости поставок/материалов. 

Если в вашей декларации по налогу на прибыль отражен убыток за период, главное – доказать, что убыточная деятельность имела место по объективным причинам, а не просто для намеренного занижения налогов.

Ваши объяснения должны включать договоры, переписку с поставщиками/продавцами, подтверждающую расходы на закупки, исследования недвижимости/аренды помещений, маркетинговые/продажные материалы и т. д. Все, что доказывает, что убытки были вызваны производственными факторами.

Проанализируйте динамику прибыли/убытков

Кроме того, предоставьте данные о динамике доходов и расходов за определенный период. 

По сути, налоговые органы хотят видеть документальное подтверждение того, что ваши данные по налогу на прибыль точно отражают ваши реальные доходы, расходы, деловую активность и финансовое положение.

Приготовьте контракты, расчеты, маркетинговые исследования и другие доказательства, которые расскажут всю историю, стоящую за любыми расхождениями или цифрами, вызвавшими тревогу. 

Как давать разъяснения по страховым взносам

Налоговые органы часто обнаруживают расхождения между данными, указанными в различных формах по страховым взносам и удержаниям. В частности, в формах РСВ, 6-НДФЛ и ЕФС-1.

Расхождения между данными РСВ (страховые взносы) и 6-НДФЛ (удержания НДФЛ) часто возникают из-за различий в методике расчета каждой из них.

В вашем пояснении должны быть указаны причины такого расхождения, подробно описано, чем налогооблагаемая база по страховым взносам отличается от налогооблагаемой базы, используемой для расчета удержаний НДФЛ.

Расхождения между СРВ и TAC-1 (отчет о застрахованных лицах) часто связаны с указанием разного количества застрахованных лиц.

Типичный сценарий: осуществление выплат в текущем году сотрудникам, которые были уволены в предыдущем году. В результате количество застрахованных лиц колеблется между отчетными периодами.

Дайте четкие пояснения ко всем подобным ситуациям, когда численность застрахованных лиц меняется от одной формы к другой в связи с приемом на работу, увольнением и т. д. Объясните, почему численность застрахованных лиц отличается.

Налоговые органы хотят понять основные причины любых расхождений в цифрах в этих взаимосвязанных формах отчетности. Они ищут логическое обоснование, подкрепленное конкретными обстоятельствами, влияющими на ваши расчеты и отчетность.

Пояснения по сделкам с контрагентами

Налоговые органы часто интересуются вашими взаимоотношениями с другими предприятиями, чтобы проверить законность и экономическую реальность этих сделок. По сути, они хотят убедиться, что вы не занимаетесь теневой деятельностью.

В таких ситуациях ваши объяснения должны продемонстрировать, что вы тщательно проверили и удостоверились в надежности контрагента, прежде чем начать с ним работать. 

Вам нужно будет показать, что вы:

  1. Провели надлежащую проверку компании и ее деятельности.

  2. Подтвердили наличие у них необходимых ресурсов/возможностей для предоставления товаров/услуг.

  3. Документально подтвердили всю цепочку поставок и транзакций.

Главное – собрать доказательства того, что эти сделки были законными коммерческими операциями на расстоянии вытянутой руки, а не просто подставными играми для уклонения от уплаты налогов или содействия чему-либо нечестному.

О том, как проявить должную осмотрительность при выборе контрагента, читайте в блоге: Что такое должная осмотрительность при выборе контрагента и как ее проявить в 2023 г.

Читать

Ваш пакет документов должен включать:

  • файлы с информацией о контрагентах;

  • отчеты о проверке их финансов, активов, персонала и т. д.;

  • контракты и документы по сделкам;

  • документы по отгрузке/доставке;

  • записи о платежах.

По сути, вам необходимо создать четкий проверяемый след, который прослеживает движение денег, товаров/услуг и бумажных документов от начала до конца каждого взаимодействия с контрагентами.

Проведение комплексной проверки заранее и ведение качественной документации поможет налоговым органам быстро подтвердить, что ваша деятельность соответствует установленным нормам. 

Демонстрируйте стремление обеспечить полную прозрачность и законность ваших деловых операций. При наличии надежной документации вам не о чем будет беспокоиться.

Проверка низких зарплат

У налоговиков могут возникнуть вопросы, если указанные вами зарплаты сотрудников кажутся низкими. В первую очередь они пытаются выяснить, не выплачиваете ли вы зарплату в “конвертах”, чтобы снизить налоги на фонд оплаты труда. Ещё в 2019 году налоговая реализовала калькулятор налоговой нагрузки, по которому вы можете оценить риски попадания под проверку, в том числе и по уровню зарплаты.

В своем объяснении вы должны четко указать, что ваша компания соблюдает трудовое законодательство, в том числе выплачивает зарплату не ниже установленного в регионе минимального размера оплаты труда. Объясните, что уровень заработной платы устанавливается с учетом конкретной финансовой ситуации и экономических реалий предприятия. 

Кроме требований пояснений налоговая может вызвать на допрос директора предприятия или ИП. Можно ли не ходить к ним и что за это будет? Ответ в статье на vc.ru: Кейс: как нашего ИП вызвали в налоговую, а он не пошел, и ему за это ничего не было.

Читать

Уточните, что законом не закреплено требование привязывать зарплату к среднеотраслевым ставкам, если только вы добровольно не присоединились к определенным общеотраслевым трудовым соглашениям.

Докажите, что зарплата законна и соответствует минимальным нормам оплаты труда, даже если она находится на нижней границе шкалы для вашей отрасли. Привяжите это к экономическим условиям вашей компании.

Штрафы за несоблюдение требований

Если вы просто проигнорируете требование налогового органа о предоставлении пояснений или пропустите установленные им сроки, вам грозят денежные штрафы:

  1. 5 000 рублей штрафа за первое нарушение.

  2. 20 000 рублей за повторное нарушение в том же году.

Также предусмотрены специальные штрафы за непредставление запрашиваемых документов:

  1. 200 рублей за каждый недостающий документ, если налогового нарушения не было.

  2. 10 000 рублей, если вы отказываетесь предоставить документы/пояснения вообще или предоставляете заведомо недостоверную информацию.

Таким образом, штрафы могут быстро увеличиться, если вы будете вводить в заблуждение налоговые органы, когда они будут направлять запросы.

Разумно сотрудничать и предоставлять подробные разъяснения вместе с подтверждающими документами, такими как расчеты заработной платы, доказательства минимальной заработной платы и финансовые отчеты, показывающие положение вашей компании.

Консалтинговый центр Профдело не только ведёт за своих клиентов бухгалтерский учёт. Наши главбухи берут на себя всё общение с налоговой, в том числе по требованиям. Делайте бизнес, а разборки с ФНС поручите нам.

Подробнее

Похожие статьи

Москва, Бутлерова 12
Время работы: пн-пт 10:00-18:30