Центры финансовой ответственности: виды ЦФО

«Посмотрите на цифры!» — рассказываем, как отслеживать прибыль, расходы и выручку. Все это имеет смысл, когда мы говорим о командах продаж. Они приносят деньги, поэтому легко оценить их эффективность.

Но куда сложнее с командами, которые не приносят денег напрямую! Подумайте о пиарщиках, маркетологах, даже о сотрудниках офисной столовой или уборщицах. Как измерить их эффективность?

Оглавление:

1. Что такое центр финансовой ответственности
2. Различные типы центров финансовой ответственности
3. Как сообщаются центры финансовой ответственности
4. Бюджетирование с помощью ЦФО: командная работа
5. У каждого ЦФО свои нормативы, своя мотивация
6. Как внедрить Центры финансовой ответственности
7. ***

Вы можете подумать: «Почему бы не привязать премию уборщика к прибыли компании?». Но давайте будем реалистами — это может заставить сотрудников бежать на сайты объявлений в поисках работы, где их будут оценивать только по тому, как вымыты полы.

В то же время мы не можем полностью игнорировать измерение эффективности. Если никто не следит за этим, то получится ситуация, когда только босс беспокоится о том, как заработать деньги. При этом у сотрудников может не быть мотивации выкладываться по полной.

Именно здесь на помощь приходят Центры финансовой ответственности. Это модный термин. И вот что он означает: мы создаем конкретные, справедливые способы оценки эффективности работы каждого отдела. Это помогает мотивировать всех и позволяет нам лучше планировать расходы.

Важно, чтобы каждый сотрудник чувствовал себя ответственным за успех компании, даже если он не приносит непосредственного дохода. Нужно найти правильное мерило для каждой работы, чтобы все тянулись в одном направлении — к более прибыльной и эффективной компании.

Что такое центр финансовой ответственности?

Считается, что центр финансовой ответственности — часть вашей компании, которая управляет распределением средств. Это может быть целый отдел, небольшая команда или даже один человек. Главное, чтобы они имели определенный контроль над тем, сколько денег компания зарабатывает и тратит.

Вы делите свою компанию на части и ставите перед каждой конкретные цели.

Давайте рассмотрим несколько примеров:

1. Команда маркетологов. Вместо того чтобы восторгаться их безумными креативами, вы можете оценивать количество потенциальных клиентов (лидов), которых они привели.

2. Отдел кадров. Вы можете отслеживать, во сколько обходится наем каждого нового сотрудника.

Таким образом вы дадите каждой команде четкую цель.

Различные типы центров финансовой ответственности

Не все ЦФО одинаковы. Некоторые из них отвечают за разные денежные вопросы. Думайте о ЦФО как о разных ролях в пьесе, у каждой из которых свой сценарий и своя цель.

1. Центры доходов. Эти люди отвечают за то, чтобы приносить деньги. Вспомните отделы продаж.

2. Центры затрат. Их работа заключается в снижении расходов. Это может быть ИТ-отдел или руководство офиса. Пример: если обычно изготовление виджета обходится в 10 долларов, могут ли они сделать это за 9 долларов?

3. Инвестиционные центры. Решают, куда направить деньги компании, чтобы помочь ей развиваться. Пример: если мы выделили им 1 миллион долларов на разработку новой линейки продуктов, выполнят ли они поставленные задачи?

4. Центры прибыли. Они отвечают как за получение прибыли, так и за контроль над расходами.

5. Центры продаж. Их задача – приносить деньги. Как мы их оцениваем: выполнили ли они свои задачи по продажам? Пример: если цель была продать 1000 виджетов, были ли они проданы?

Вы помогаете каждому понять, как его работа влияет на итоговый результат компании. Это способ заставить всех двигаться в одном направлении, к более прибыльному и эффективному бизнесу.

У каждого типа ЦФО есть своя работа и свой способ измерения успеха.

При грамотном управлении с привлечением ЦФО:

1. Каждый знает, за что он отвечает.

2. Видно, насколько хорошо работает каждая часть компании.

3. Мы можем привязать бонусы или зарплаты к этим четким целям.

Так каждая часть компании движется в одном направлении — к тому, чтобы сделать бизнес как можно более успешным и прибыльным.

Как сообщаются центры финансовой ответственности

Представьте себе бизнес как большой пазл. Каждый центр финансовой ответственности — кусочек этого пазла. У каждого из них своя работа, но когда вы собираете их вместе, то получаете картину успешной компании.

Давайте воспользуемся примером интернет-магазина кондиционеров, который хочет увеличить среднюю сумму продажи. 

Вот как может работать каждый кусочек головоломки:

1. Инвестиционный центр (люди-идеи).

Их задача: придумывать новые способы заработать больше денег на каждой продаже. В данном случае они могут предложить услуги по установке.

2. Центр доходов (отдел продаж).

Их задача: продавать, продавать, продавать! Они должны убедить клиентов добавить установку к покупке кондиционера.

3. Центр затрат (маркетологи).

Их задача: придумать, как привлечь клиентов без больших затрат. Они могут предложить скидку на установку.

4. Центр прибыли.

Их задача: убедиться, что все эти идеи действительно принесут деньги. В данном случае они посмотрят, как новая услуга по установке и скидки повлияют на общую прибыль. Если все не очень хорошо, они могут попросить Центр затрат попробовать другую стратегию.

При такой схеме владельцу бизнеса не нужно делать все. Он не должен придумывать новые продукты, следить за работой отдела продаж и выяснять, работают ли скидки.

Преимущества совместной работы:

• у каждой команды есть четкая задача;

• они все вместе работают над одной целью (в данном случае — над увеличением средней суммы продажи);

• владелец может сосредоточиться на более важных делах. Ведь каждая часть бизнеса находится под присмотром.

Это как хорошо смазанный механизм, где каждая деталь выполняет свою работу, но все вместе они обеспечивают бесперебойную работу.

Бюджетирование с помощью ЦФО: командная работа

Планируйте бюджет. С ЦФО это делать намного удобнее.

Только некоторые отделы (например, отдел продаж) планируют, что принесет деньги. Другие (маркетинг или бухгалтерия) планируют только траты, потому что это их роль.

Вот как это работает:

1. Босс (генеральный директор) ставит большую цель: «В этом месяце мы должны продать пар обуви на 16 миллионов рублей».

2. Маркетинговая команда (центр затрат) вычисляет: «Чтобы продать столько обуви, нам нужно X количество потенциальных клиентов. Чтобы заполучить этих клиентов, нам понадобится Y ₽ на рекламу».

3. Отдел продаж (центр прибыли) рассчитывает: «Если мы продадим X, то вот какова будет наша зарплата. Нам нужно выделить на это бюджет».

4. Производственная команда (центр затрат) планирует: «Чтобы сделать достаточное количество обуви, нам понадобится столько-то материалов и столько-то рабочих. Вот сколько это будет стоить».

5. Коммерческий директор (центр прибыли) решает: «Чтобы получить прибыль, нам нужно установить цену на обувь в ₽Z за штуку».

Все эти планы объединяются в генеральный бюджет. Выглядит это примерно так:

• сколько денег мы ожидаем получить (доходы);

• сколько мы планируем потратить (расходы);

• какую прибыль мы надеемся получить в итоге.

По прошествии времени мы сравниваем наши фактические показатели с запланированными. Сверяемся с картой и компасом, чтобы убедиться, что мы держим верный курс.

Большое преимущество в том, что в планировании участвуют все. Не только генеральный директор строит догадки. Каждый отдел вносит свой опыт и знания, что делает общий план гораздо более реалистичным и выполнимым.

У каждого ЦФО свои нормативы, своя мотивация

Когда компания использует центры финансовой ответственности, она начинает по-другому смотреть на успех каждого отдела. Вместо того чтобы сосредоточиться на общей прибыли, они обращают внимание на конкретные вещи, которые каждая команда может контролировать. 

Без ЦФО:

• команда погрузки разгружает 20 грузовиков в месяц;

• нет определенного лимита времени на разгрузку;

• иногда из-за медленной разгрузки портится 3 грузовика продукции;

• никто не берет на себя ответственность за эти потери;

• рабочие получают одинаковую зарплату независимо от того, насколько хорошо они работают.

С ЦФО:

• кто-то (например, начальник отдела закупок) отвечает за процесс разгрузки;

• перед работниками ставится задача: разгрузить каждый грузовик за 30 минут или меньше;

• если они достигают этой цели, то получают бонус;

• теперь, возможно, за месяц испортится только 0,5 грузовика продукции;

• оплата труда работников зависит от того, насколько хорошо они справляются с поставленными задачами.

Без четкого распределения обязанностей бизнес не сможет эффективно функционировать. 

Установив эти конкретные цели для каждой команды, компания может четко видеть, кто за что отвечает, а также мотивировать людей на лучшую работу. Сокращаются потери, и увеличивается прибыль.

Но с ЦФО все становится яснее. Вы можете спросить маркетинг о лидах. Отдел продаж о заключении сделок. Каждый знает, за что он отвечает. Так, вместо того чтобы перекладывать ответственность на других, каждый сосредоточится на том, чтобы внести свой вклад в успех бизнеса.

Как внедрить Центры финансовой ответственности 

Шаг 1: Составьте план вашей команды

Во-первых, вам нужно знать, кто есть кто в вашей компании. Это похоже на организацию спортивной команды – вам нужно знать, на какой позиции каждый играет. 

Этот шаг очень важен, потому что если каждый отвечает за все, то никто не отвечает ни за что.

Шаг 2: Установите конкретные цели для каждой команды

Теперь установите для каждого отдела свою зону ответственности. 

Не переживайте, если первые несколько планов окажутся не совсем верными. С практикой вы станете лучше прогнозировать.

Например:

1. Отдел продаж: сколько денег они приносят.

2. Отдел маркетинга: сколько потенциальных клиентов они привлекают.

3. Коммерческий директор: сколько прибыли остается.

Начните отслеживать эти показатели ежемесячно. Сравните то, что вы планировали, с тем, что получилось на самом деле. Используйте эту информацию, чтобы составить лучшие планы на следующий месяц.

Не переживайте, если первые несколько планов окажутся не совсем верными. С практикой вы станете лучше прогнозировать.

Шаг 3: Детализируйте

Вместо того чтобы просто сказать: "«Заработайте 2 миллиона долларов в этом месяце», разбейте план на части:

1. Продать X единиц продукта A по ₽Y за штуку.

2. Продать Z единиц продукта B по ₽W за штуку.

Таким образом, ваша команда будет точно знать, к чему стремиться и как этого достичь.

Шаг 4: Оставайтесь сильными

Некоторые люди могут возразить. Они могут сказать: «Зачем что-то менять? Не чините то, что работает». Или: «Пусть бухгалтеры разбираются с цифрами».

Стойте на своем. Некоторые люди могут уйти, но новые сотрудники примут эту систему как норму. Бизнесом станет проще управлять, и, в конечном итоге, он принесет больше прибыли.

Шаг 5: Будьте открыты в вопросах финансов

Это ключевой момент: вы должны быть готовы делиться финансовой информацией со своей командой. Если вам неудобно показывать доходы, прибыль и расходы, эта система не сработает.

Помните, что внедрение ЦФО – это как обучение вашей компании новой игре. Поначалу она кажется неловкой или сложной. Но с практикой каждый будет играть лучше. И в результате ваш бизнес будет работать эффективнее.

***

1. Что такое ЦФО? Это часть вашей компании — отдел, команда или даже один человек, и эта часть оказывает непосредственное влияние на прибыль и отвечает за управление определенными расходами.

2. Типы ЦФО. Есть 4 основных типа: центр продаж (приносит деньги), центр затрат (управляет расходами), центр прибыли (управляет как доходами, так и расходами), центр инвестиций (управляет инвестициями компании).

3. Как работают ЦФО. Когда вы создаете ЦФО, каждая часть компании получает свою собственную работу и способ измерения успеха. Это как дать каждому свое собственное табло.

4. ЦФО помогают в планировании. С их помощью легче планировать и управлять расходами компании. Вместо того чтобы гадать, каждый отдел может самостоятельно определить, что ему нужно для достижения успеха.

5. Открытость. Чтобы центры работали, вы должны быть готовы делиться финансовой информацией с командой. Если вам неудобно показывать цифры, эта система не будет эффективной.

Главная идея заключается в том, чтобы каждый сотрудник компании чувствовал ответственность за финансовые показатели. Речь идет о том, чтобы превратить расплывчатые цели в конкретные, измеримые. Тогда мотивация работников вырастет, а бизнес станет приносить больше денег.