Те, кто начинает присматриваться к управлению финансами, обычно начинают вести учет в Excel. Я часто говорю своим клиентам, что это лучше, чем вообще не вести учет. Но! Если мы говорим про бизнес, а не про самозанятость, то наступает тот момент, когда эксель становится вреден, и нужно переходить на учетные системы.
Продукты для управленческого учета
В нашей стране, к сожалению, есть только один вендор, который выпускает адекватные учетные системы - 1С. А вот продуктов для управленческого учета у него много разных, можно выбрать наиболее оптимальный:1С.УНФ (управление нашей фирмой) — программа первого выбора для 90% компаний малого бизнеса (до 800 млн. р. оборот в год).
1С.Комплексная (в сравнении с УНФ имеет внутри себя бухгалтерский блог, но не имеет позаказного производства; более широкий блок зарплаты).
1С.ERP (имеет в себе весь функционал ERP-программ 1С, в т.ч. МСФО).
1С.Управление холдингом (это как 1С.Бухгалтерия + консолидация + мсфо + казначейство и ряд других модулей).
Это универсальные учетные программы, также есть ряд отраслевых программ, автоматизирующих только один свой участок: 1С.розница, 1С.УТ, и пр) . Был еще SAP, который поступил в духе времени и ушел с рынка, отказавшись пролонгировать контракты. SAP среди финансовых работников-специалистов среднего звена, считается дорогой, "глючной" и "неумной" системой, но ее очень любят западные учредители (вероятно они не знают о возможностях 1С, и выбирают привычный продукт) и внедренцы SAP (потому что внедрения очень дорогие, что, несомненно, на руку, разработчикам).
Когда начать внедрять управленческий учет
Сегодня прочла мнение (цитирую как увидела, за достоверность не ручаюсь):Один из идеологов 1БИТ на вопрос о внедрении всегда отвечает: «Если у вашей компании оборот меньше миллиарда рублей — ведите учет на эксель, растите бизнес и не тратьте деньги».
Люблю такие советы — они направлены на снижение конкуренции ("идеологу" безразлично, сколько компаний малого бизнеса разорится, не дойдя до миллиарда по причине отсутствия адекватного учета) и позиционирование с какими клиентами хотят работать (меньше миллиарда не приходите). По факту же, управлять даже 100-миллионным бизнесом и 50 сотрудниками довольно сложно, не имея под рукой нормальных систем. Наши клиенты начинают внедрять управленку от 30 миллионов оборота (и правильно делают! Дальше расскажу почему).Почему не нужно строить ERP-систему из Экселя
Мне возразили:"Если вы на Excel смогли систематизировать процессы, сформировать логику учета, понимание необходимых форм и требований как к отчетности, так и ко входным формам и набору данных, то это значительно сократит расходы на разработку. Правильно настроенный учет на Excel в идеале станет техническим заданием для автоматизации".
И с этим я не соглашусь. До Профдело я занималась внедрением учетных систем на стороне франчайзи 1С. Если компания придумала свою уникальную логику учета, свои уникальные формы, требования, отчетность и даже (о ужас) уникальный набор данных, внедрила это и поработала в этом — коллектив за пару лет привык и не сможет переучиться.Такая компания просто НЕ СМОЖЕТ перестроить свои бизнес-процессы под учетную систему. И начинается допил-перепил типовых систем под нужды клиента. Не автоматизация как улучшение бизнес-процессов, а автоматизация, чтобы на типовой 1С написать нетиповую и подстроить ее под "логику" той системы в экселе, которую соорудил некий финансист (или несколько сменивших друг друга финансистов), научившийся писать эксельные формулы и делать сводные таблицы. Написать "новую 1С" под логику вашей настроенной экселечки стоит больших денег. Очень Больших Денег.
Как эффективно вести управленку для малого бизнеса
Гораздо эффективнее взять небольшую учетную систему (для управленческого учета в малом бизнеса в подавляющем большинстве случаев подойдет 1С.УНФ) и начать выстраивать свои процессы под процессы в учетной системе. Это не плохо! Готовые учетные процессы, придуманные компанией и методологами 1С — это нормальные качественные процессы, только автоматизированные и оттестированные. Мало кому они могут не подойти, если весь нужный функционал программы присутствует. Гораздо проще научить своих людей заносить данные в типовую форму 1С, чем научить их заносить данные в 100500 табличек эксель, а потом подстраивать под эти таблички интерфейс программы.Кейс:
Однажды мы упорядочивали складской учет в холдинге. Для этого внедряли программу 1С.УТ. Готовый отчет по наличию товаров на складе не устроил заказчика — те потребовали сделать "как в экселе". Это означало, что каждая позиция на складе должна была отражаться отдельной строкой. Например, лежит на складе 10 стружкоотсосов, значит, в отчете должно было быть 10 строк: по одному стружкоотсосу на строчке :)
Мы с командой попробовали уговорить использовать типовой отчет, но заказчик и его сотрудники были против. В итоге наш программист реализовал тот отчет, который был привычен заказчику.
Дойдя до миллиарда гораздо проще перейти на продукт другого уровня с внедренной УНФ, чем с самописной логики на экселе, потому что методология учета преемственна, и технически состыковать две программы между собой, чтобы обеспечить переход, гораздо проще, чем стыковаться с Excel.
А вот когда все данные будут внесены, базовый учет сформирован, типовые отчеты сформированы (ДДС, продажи, прибыль, дебиторка, кредиторка, зарплатные и пр), и если этого окажется недостаточно для управления финансами, тогда финансист-аналитик садится, забирает массив данных в xlsx и начинает творческую работу — крутит-вертит этот массив, сводит, фильтрует и так далее, чтобы получить то, что он считает нужным.
Отдельное слово про онлайн-сервисы
Онлайн-сервисы занимают промежуточную ступень между Excel и 1С. С одной стороны они тоже база данных, что намного лучше, чем Excel.С другой стороны, у них есть масса ограничений:
- как забрать данные,
- где хранить,
- есть ли преемственность систем (можно ли из сервиса вгрузить данные в 1С, например?),
- можно ли выгрузить данные в эксель и какие.