Забалансовые счета: что это такое и для чего они нужны

В бухгалтерском балансе и, соответственно, рабочем плане счетов, отражается не всё, чем может распоряжаться или пользоваться предприятие. Чтобы учитывать некоторые активы, придумали отдельные забалансовые счета. Можно ли их не вести? Ответ отрицательный. В статье расскажем, почему.

Оглавление:

1. Зачем нужны забалансовые счета
2. Имущество за балансом: особенности учета
3. Что скрывается за балансом
4. "Чужое имущество"
5. "Обеспечения"
6. "Прочее имущество"
7. Проверка и оценка имущества на забалансовых счетах
8. Учет забалансовых данных в отчетности

Вот почему забалансовые счета нельзя игнорировать:

• Без них картина финансового состояния компании будет неполной.

• Аудиторы сразу заметят отсутствие положенного учета.

• У проверяющих обязательно будут замечания по постановке бухучета и вопросы по имуществу, которое должно было быть учтено на забалансовых счетах.

• Даже временно попавшие на предприятие ценности должны учитываться — иначе не обнаружить их утрату до того, как вернуть хозяину.

Давайте разберем подробнее, что именно нужно отражать на этих счетах и как это правильно делать.

Зачем нужны забалансовые счета

Забалансовые счета называются так, потому что не отражаются в бухгалтерском балансе, учет на них ведется за рамками этого документа. На них положено учитывать наличие и движение.

В чем суть? В отличие от обычных счетов, которые формируют баланс компании, забалансовые счета показывают имущество, которое:

• мы используем, но оно нам не принадлежит;

• находится у нас по договору;

• мы должны вернуть.

Например, арендованный офис, станок в лизинге или сырье, которое нам передали для переработки.

Почему это важно для бизнеса:

1. Для руководителя – помогает видеть полную картину ресурсов компании и принимать верные управленческие решения.

2. Для проверяющих – объясняет многие расходы. Если у вас отражено арендованное оборудование на счете 001, налоговая поймет, откуда взялись затраты на его обслуживание и ремонт.

3. Для аудиторов – показывает прозрачность учета. Без забалансовых счетов положительного заключения не ждите.

По сути, это ваша страховка от лишних вопросов контролирующих органов и инструмент грамотного управления бизнесом.

Имущество за балансом: особенности учета

В «нормальном» бухгалтерском учете в каждой операции или «проводке» участвуют два счета. Счета два, а сумма одна. С одного списали, на другой положили. Если всё сделали без ошибок, баланс всегда сойдётся. Левая часть проводки называется «Дебет», правая — «Кредит». Называть их другими словами, например «приход и расход» или «увеличение и уменьшение» неправильно, эти слова не отражают суть происходящего.

У забалансовых счетов дебета и кредита нет, а проводка идет либо на увеличение этого счета, либо на уменьшение — здесь эти слова отражают суть операции.

Как это работает:

• Арендовали оборудование – увеличили забалансовый счет.

• Закончилась аренда, вернули имущество его владельцу – уменьшили забалансовый счет.

А что если временное имущество продали? Такое тоже бывает, например, по договоренности с собственником. 

Тогда:

1. Уменьшаем соответствующий забалансовый счет.

2. Поступившие на расчетный счет деньги записываем как обычный доход — обычной двойной проводкой с дебетом и кредитом, по балансу.

3. Добавляем НДС тоже двойной проводкой, если предприятие на ОСНО или на УСН более 60 млн с 2025 года.

Важный момент: первоначальную стоимость такого имущества в расходы не включаем – оно же нам не принадлежало. А вот если арендованное имущество предварительно выкупили у арендодателя — то, конечно же, проводим эту операцию по счетам баланса.

По сути, забалансовый учет – простой способ следить за «непрофильными» активами и обязательствами  без усложнения основного бухучета.

Что скрывается за балансом?

Минфин определил 11 забалансовых счетов. Но, если вашему бизнесу нужно больше, можно добавить свои, главное – прописать это в учетной политике компании.

Представьте три большие папки, куда мы раскладываем все временные ценности:

1. Папка "Чужое имущество". Сюда записываем все, что компания использует, но не владеет:
• арендованные офисы;
• взятое в лизинг оборудование;
• материалы на переработку.
2. Папка "Обеспечения". Здесь фиксируем гарантии по сделкам:
• залоги;
• поручительства;
• банковские гарантии.
3. Папка "Прочее имущество". Все остальное, что не попало в первые две категории.

Давайте разберем каждую группу подробнее, чтобы вы точно знали, что и куда записывать.

"Чужое имущество"

Если ваша компания использует чужое имущество, его нужно отражать на специальных счетах. 

Три основных счета, с которыми вы будете работать:

1. 001 – для арендованного имущества (помещения, оборудование).

2. 002 – для ценностей на хранении.

3. 004 – для товаров на комиссии.

Главный вопрос, который возникает у бухгалтеров: "По какой стоимости принимать к учету чужое имущество, если мы не знаем его цену?".

Какой бы способ вы ни выбрали, обязательно закрепите его в учетной политике компании. Это ваша защита при проверках.

Есть 3 решения:

1. Самый простой путь – спросить у владельца. Особенно это актуально при аренде или безвозмездном пользовании.

2. Еще можно заказать оценку у профессионалов: обратиться к независимому оценщику, получить данные в БТИ. Но учтите – этот способ может быть затратным.

3. Использовать условную оценку или просто указать количество — но бухучет не бывает без суммы, так что часто определяют условную стоимость в 1 рубль. Этот вариант подходит, например, для учета бланков строгой отчетности, когда сложно определить их рыночную стоимость.

"Обеспечения"

Вторая группа забалансовых счетов нужна для учета разных видов гарантий по сделкам:

• залогов;

• задатков;

• поручительства;

• банковских гарантий.

Часто бухгалтеры спрашивают: "По какой стоимости учитывать залог – по цене самого имущества или по сумме обязательства?".

Давайте разберем на примере. Компания А взяла кредит на 1 миллион и оставила в залог оборудование стоимостью 1,5 миллиона. Какую сумму ставить на учет?

Обычно выбирают стоимость залогового имущества (в нашем случае – 1,5 миллиона). Почему? Если должник не вернет кредит, банк сможет продать залог и вернуть свои деньги.

Как это отражать в учете:

• Получили обеспечение – увеличили счет 008.

• Погасили долг – полностью или частично — уменьшили счет 008.

Чем точнее вы отразите стоимость обеспечения, тем меньше вопросов возникнет у проверяющих.

"Прочее имущество"

Есть имущество, которое принадлежит компании, но его нужно учитывать отдельно. Разберем 2 основных случая:

1. Давальческие материалы. Представьте, что вы владеете ателье. Клиент принес свою ткань, чтобы вы сшили костюм. Эту ткань нужно учесть на специальном счете 003:
• Оцениваем материал по стоимости из договора или по чеку, имеющемуся у заказчика и увеличиваем на эту сумму забалансовый счет 003.
• При сдаче костюма уменьшаем счет 003 на ту же сумму.
2. Спецодежда и инструменты. Если вы выдаете работникам спецовку или инструменты:
• Ставите их на специальный забалансовый счет.
• Заводите на каждого сотрудника личную карточку учета.
• Записываете там, что и когда выдали, что вернули.
• Сам счет увеличиваете при выдаче на стоимость спецовки и инструментов и уменьшаете при возврате.

Также сюда относят оборудование, которое временно не используется, недорогой инвентарь или законсервированные объекты.

Важно: каждый такой предмет должен быть под контролем – это защищает и компанию, и работников.

Проверка и оценка имущества на забалансовых счетах

Если пришло время проверять имущество компании, не забудьте про то, что учитывается на забалансовых счетах. Это такая же важная часть проверки, как и основная инвентаризация.

Особенности процесса:

• Создаем отдельные ведомости для забалансового имущества.

• Проверяем все так же тщательно, как и обычное имущество.

• Комиссия и ответственные сотрудники подписывают акты.

Чем тщательнее вы проведете проверку, тем меньше проблем будет с владельцами имущества и проверяющими органами.

Что делать, если нашли расхождения:

1. Обнаружили недостачу. Например, потеряли часть материалов заказчика или товара на комиссии. Придется возместить убыток владельцу. А сумму компенсации записываем в расходы компании, отражая ее обычной двойной проводкой по счетам баланса

2. Нашли излишки. У вас 2 пути: оприходовать как доход компании или оставить на хранении на счете 002, пока владелец не решит, что с ними делать.

Учет забалансовых данных в отчетности

Хотя забалансовые счета и называются "за балансом", информацию о них все равно нужно включать в бухгалтерскую отчетность. Куда именно? В пояснения к основным отчетам – балансу и отчету о финансовых результатах.

Что конкретно указываем:

1. Стоимость арендованного имущества.

2. Суммы всех обеспечений (залоги, гарантии).

3. Другое имущество (можно в условной оценке или просто количество).

Это как примечания к основному тексту – вроде бы дополнительная информация, но без нее картина будет неполной. Эти данные помогают всем заинтересованным лицам (от руководства до проверяющих) видеть реальный масштаб деятельности компании, включая временные ценности.

Бухгалтерский учет — один из аспектов деятельности предприятия, который можно смело отдать на аутсорсинг: компании не нужен кабинет, больничные и отпускные, абонемент в спортзал, она не уйдет в декрет.