Защита бизнеса от финансовых рисков: 9 оговорок, которые стоит включить в договор

Оглавление:

1. Налоговая оговорка
2. О добросовестности
3. Валютная
4. Антикоррупционная
5. Третейская арбитражная
6. Ретрооговорка
7. О защите персональных данных
8. Об обмене документами по электронной почте
9. Оговорка про электронную подпись

Оговорка – это дополнительное условие в договоре, которое помогает сторонам понять, как действовать, если произойдет что-то неожиданное. Например, если изменятся налоги или курс валюты.

Налоговая оговорка

Налоговая оговорка – страховка в договоре от неприятностей с налоговой службой.

Существует два основных типа налоговых оговорок:

1. Про «чистую» цену (gross-up)

Представьте, что вы продаете что-то иностранной компании. В разных странах разные налоги, и без этой оговорки можно получить меньше денег, чем планировалось. Поэтому компании прямо пишут в договоре: «Указанная цена — это то, что должно прийти на расчетный счет поставщика или подрядчика. Все налоги оплачиваются отдельно».

Пример: российская компания «Ромашка» продает обучающий курс немецкой фирме Kamille за 10 000 евро. Без налоговой оговорки немецкая компания может перечислить местный налог, скажем 19%, и перевести только 8100 евро. А с оговоркой «Ромашка» получит все 10000 евро. Kamille налоги заплатит сверху.

2. Оговорка про честность в налогах

Эта оговорка характерна для российских реалий. Подписывая документы, обе стороны гарантируют друг другу, что соблюдают налоговое законодательство, что обе они не являются «фирмами-однодневками». 

Если окажется, что партнер соврал и на самом деле он – фирма-однодневка, то этой оговоркой можно аргументировать законность применения вычета  при спорах с налоговой по НДС.

Кстати, налоговая служба даже разработала свой шаблон такой оговорки. Для него требуется согласие на раскрытие налоговой тайны. Если вы готовы к такой прозрачности – можете включить этот пункт в договор в формулировке ФНС.

И еще один полезный момент — через налоговую оговорку можно заранее договориться, кто и как будет компенсировать потери, если что-то пойдет не так.

О добросовестности

Оговорка о добросовестности – это письменное обещание партнера быть честным. Когда компания подписывает договор с такой оговоркой, она заявляет о том, что бизнес реален, законодательство соблюдается, а у подписанта с ее стороны есть право подписи.

Если потом выяснится, что партнер обманул – например, договор подписал человек без полномочий, или компания оказалась фиктивной – можно потребовать возместить все убытки. В такой оговорке также можно прописать штраф за обман или право разорвать договор.

Теперь про оговорку об УСН (упрощенной системе налогообложения). Она нужна компаниям на «упрощенке», чтобы избежать путаницы с НДС.

Вот реальная ситуация из практики: небольшая консалтинговая фирма помогает крупному заводу с обучением сотрудников. Они заключают договор на 500 000 рублей. Консалтинговая фирма на УСН, поэтому в договоре пишут: «Стоимость составляет 500 000 рублей. НДС не облагается на основании п.1 ст.145 НК РФ«.

Это защищает обе стороны: заказчик понимает, почему в документах нет НДС, а исполнитель избегает лишних вопросов от налоговой. При этом важно правильно указать статью Налогового кодекса — без этого документ могут признать недействительным.

Валютная

Валютная оговорка — страховка суммы сделки от резких колебаний курса валюты, в которой прописывается цена договора.

Есть три пары валютных оговорок. Разберем каждую:

1. Прямые и косвенные оговорки

Прямая оговорка – это когда цена в договоре привязана к курсу валюты. Например, IT-компания арендует офис за 300 000 рублей в месяц (эквивалент 3000 евро при курсе 100 рублей за евро). В договоре пишут, что если курс евро вырастет, то и арендная плата в рублях увеличится пропорционально.

Косвенная оговорка работает иначе. Допустим, российская компания покупает оборудование за 50 000 евро. В договоре указывают, что платить будут в рублях по курсу банка на день оплаты. При этом компания может защитить себя, прописав «спасательный круг«: если курс евро превысит 120 рублей, она вправе отказаться от договора, возместив только реальные расходы продавца.

2. Односторонние и двусторонние

Компания заключает контракт на поставку медицинского оборудования стоимостью 200 000 евро. При односторонней оговорке только покупатель может требовать пересмотра цены при резком изменении курса. При двусторонней – такое право есть у обеих сторон.

3. Определенные и неопределенные

Определенная оговорка – это когда курс для расчетов зафиксирован в договоре. Например: «Цена контракта 80 000 евро. Оплата в рублях по фиксированному курсу: 1 евро = 105 рублей«.

Неопределенная оговорка оставляет пространство для маневра: «Цена контракта 80 000 евро. Оплата в рублях по курсу ЦБ РФ в день отгрузки товара». Такой вариант обычно выгоден продавцу, так как защищает его от падения курса рубля.

В современном бизнесе валютные оговорки стали особенно актуальны. Они помогают сделать международные контракты более предсказуемыми и защитить интересы обеих сторон.

Антикоррупционная

Антикоррупционная оговорка — это декларация о том, что  взятки, откаты и другие нечестные схемы для исполнения соглашения недопустимы.

В бизнесе это работает так: допустим, строительная компания «Ваш дом» заключает договор с подрядчиком на ремонт офисного здания за 10 миллионов рублей. В договоре прописывают антикоррупционную оговорку: если выяснится, что прораб подрядчика взял взятку от поставщика материалов и закрыл глаза на их низкое качество, компания «Ваш дом» может:

• потребовать штраф — например, 20% от суммы договора;

• разорвать контракт;

• взыскать все убытки от некачественного ремонта.

Для сотрудников компании эта оговорка тоже важна. Например, менеджер по закупкам подписывает трудовой договор с такой оговоркой. Если он попытается получить откат от поставщика, компания может:

• уволить его по закону без лишних проблем;

• доказать налоговой и другим органам, что боролась с коррупцией;

• защитить руководителя от ответственности за действия нечестного сотрудника.

Утверждайте формы договоров у юристов — это страховка от того, что их признают недействительными.

Главное в антикоррупционной оговорке – четко прописать:

• что считается коррупцией;

• какое наказание за это последует;

• как будут возмещаться убытки.

Включение антикоррупционной оговорки в текст соглашений сродни установке видеокамер в магазине – сам факт их наличия часто удерживает от воровства. Так и здесь: четкая антикоррупционная оговорка часто предотвращает нечестное поведение.

Третейская арбитражная

Это похоже на выбор «своего судьи» вместо государственного. Третейская оговорка – это когда компании заранее договариваются, кто будет разбирать их споры, если они возникнут. Вместо государственного арбитража дело рассмотрит специальный третейский суд.

Есть 4 основных варианта такой договоренности:

1. Простая (стандартная) оговорка. Пример: два бизнес-партнера договорились, что все их споры будет рассматривать Московский арбитражный центр. Они прямо указывают это в договоре и заранее выбирают конкретного судью для своих возможных разногласий.

2. Оговорка с выбором (альтернативная). Здесь компании дают себе больше свободы. Например, производитель и дистрибьютор договариваются, что могут обратиться либо в Российский арбитражный центр, либо в Сингапурский международный арбитраж. Это позволяет иметь запасной вариант на случай, если первый по каким-то причинам не подойдет.

3. Гибкая (опционная) оговорка. Стороны прописывают, что  в случае спора по поставке оборудования компании могут пойти либо в обычный арбитражный суд, либо в третейский – как им удобнее в конкретной ситуации. И что делать, если они не могут прийти к согласию в этом вопросе.

4. Оговорка по конкретным спорам. В этом случае компании точно определяют, какие споры куда направлять. Например, споры о качестве товара рассматривает один суд, а о сроках поставки – другой.

Важно помнить: если выбираете российский третейский суд, оговорка должна соответствовать российскому закону об арбитраже. Нужно указать:

• точное название суда;

• какие споры он будет рассматривать;

• где будут проходить заседания;

• на каком языке;

• по каким правилам.

Если же выбираете иностранный суд, надо учитывать законы той страны, где находится суд. 

Ретрооговорка

Этот тип оговорок позволяет официально оформить то, что уже произошло.

Вот простой пример из практики: дизайн-студия уже сделала редизайн сайта для клиента в сентябре, клиент доволен результатом, но договор подписывают только в октябре. С помощью ретрооговорки они могут «узаконить» уже выполненную работу:

«Настоящий договор распространяется на отношения сторон, возникшие с 1 сентября 2024 года».

Важные моменты, о которых нужно помнить:

1. Сроки работают по-разному: сам договор живет с даты подписания. А действие условий можно отмотать назад к нужной дате.

2. Про деньги нужно писать отдельно. Например:

«Заказчик обязуется оплатить работы, выполненные до подписания договора, в течение 7 рабочих дней с момента подписания договора, на основании акта выполненных работ от 30 сентября 2024 года».

Предупреждение: будьте осторожны! Ретрооговорка может создать проблемы:

• Недобросовестный партнер может начислить штрафы за «просрочку» по старым датам.

• Налоговая может придраться к отсутствию своевременных документов.

• Для госконтрактов по 44-ФЗ такая оговорка вообще не работает.

Если нужно включить ретрооговорку, обязательно пропишите четкие даты и условия. И лучше всего – показать договор юристу до подписания — это страховка от неприятных сюрпризов в будущем.

О защите персональных данных

Персональные данные — личная информация, которая охраняется Законом 152-ФЗ. Оператор персональных данных должен обеспечить ее сохранность на всех этапах обработки.

Если нужно куда-то передать персональные данные сотрудников, их сохранность следует оговорить отдельно.

На практике это работает так: допустим, IT-компания передает данные своих сотрудников  в страховую компанию для оформления полисов ДМС. 

В договоре нужно прописать:

• Что именно считается персональными данными в рамках этого договора.

• Как партнер должен их хранить и защищать.

• Запрет на передачу данных третьим лицам без согласия.

Что будет, если правила нарушат:

• Размер штрафа (например, 100 000 рублей за каждый случай).

• Обязанность возместить все штрафы от госорганов.

• Компенсацию возможных судебных издержек.

Важно понимать: нарушение правил работы с персональными данными – это не просто договорной спор. За это могут серьезно наказать штрафами, административными санкциями. В серьезных случаях – даже уголовной ответственностью.

Поэтому это не формальность, а реальная защита компании, сотрудников. 

Об обмене документами по электронной почте

Эта оговорка стала особенно актуальной в современном бизнесе, когда большая часть общения происходит по email.

Представьте ситуацию: вы ведете важные переговоры с партнером по электронной почте, согласовываете условия, отправляете документы. Но без правильной оговорки в договоре вся эта переписка может оказаться просто «разговорами», не имеющими юридической силы.

Вот как это работает на практике. Возьмем пример: компания «Восток» сотрудничает с поставщиком «Запад». 

В договоре они прописывают:

«Стороны признают юридическую силу документов и сообщений, направленных по следующим адресам электронной почты:

• от ООО 'Восток': manager@vostok.ru (домен vostok.ru);

• от ООО 'Запад': orders@zapad.com (домен zapad.com).

Документы и сообщения, отправленные с других адресов, не считаются официальной перепиской между сторонами.»

Не используйте почту на общедоступных доменах для обмена юридически важными документами.

Такая четкая формулировка защищает обе стороны:

• Вы точно знаете, от кого ждать официальные документы.

• Случайная переписка с неуполномоченными сотрудниками не создаст юридических обязательств.

• В случае спора суд признает такую переписку доказательством.

Совет: указывайте не только конкретные адреса, но и домены, используйте домены компаний, а не адреса общедоступных почтовых сервисов. Это дополнительная защита от мошенников, которые могут создать похожий email-адрес. 

Оговорка про электронную подпись

Электронная подпись равнозначна собственноручной, если при подписании соблюдается Закон 63-ФЗ. Чтобы она работала правильно, нужно четко прописать правила игры в договоре.

Вот реальный пример из практики: производственная компания работает с сетью магазинов. Они обмениваются десятками документов каждый день. В их договоре есть такая оговорка: «Стороны признают юридическую силу следующих документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью: счета, акты приема-передачи, товарные накладные, акты сверки.

Документы, подписанные электронной подписью, равнозначны бумажным документам с собственноручной подписью и печатью».

Важные моменты, которые нужно указать:

1. Какой тип электронной подписи используете (простая, усиленная неквалифицированная или усиленная квалифицированная).

2. Полный список документов, которые можно подписывать электронно.

3. Равнозначность электронных документов бумажным.

Практический совет: если вы только начинаете использовать электронные подписи, сначала протестируйте систему на менее важных документах. Это поможет избежать проблем с ключевыми соглашениями.

Девять оговорок, перечисленные в статье, станут страховкой от внешних факторов или от действий сторон. Их грамотное применение может спасти бизнес от очень серьезных неприятностей.