Думаю, вы согласитесь, не бывает таких времен, когда владелец бизнеса отказался бы сэкономить и упростить бизнес-процессы. А сейчас это справедливо вдвойне. Большим соблазном является отдать бухгалтерию на аутсорс – и не просто стороннему специалисту, а бухгалтерскому сервису.
Идея понятна – штатного бухгалтера нет, экономим на его зарплате, сервис готовит отчеты. Все хорошо… должно быть.
Однако, практика показывает, что возможны неприятные «но».
Вот наш реальный кейс.
Содержание:
Клиент
Клиент – Бюро переводов. У компании есть офис в родном регионе, но работа ведется по всей стране (заказы поступают через сайт) – есть и удаленные переводчики, и корпоративные клиенты. Хороший, стабильный бизнес, пусть и небольшой.
Когда «легко» не равно «хорошо»
Ведение бухучета компания решила доверить одному из известных сервисов. Первые годы все шло хорошо:
Данные о доходах – из банковских выписок.
Процесс простой: получили деньги от заказчика, перевели оплату переводчику с ИП, учли аренду, затраты на канцтовары, зарплату штатным сотрудникам, страховые взносы и затраты на продвижение сайта. С разницы заплатили 15%.
Сервис подготовил отчеты и сформировал платежки на налоги для онлайн-банка.
И все это за очень умеренную плату (вот она, экономия!)
Просто живая реклама бухгалтерских сервисов!
Но, как нередко бывает, что-то пошло не так
Проблема!
Случилась налоговая проверка. Налоговая запросила книгу учета доходов и расходов. Вы знаете, это обычное дело для компаний на упрощенке, которые платят налог с доходов.
Чаще всего это формальность, и если (!) всё сделано правильно, проблем не бывает.
Однако, выяснилось, что договоры с переводчиками то оформляли, то нет. Акты выполненных работ подписаны через раз. Казалось, что незачем: работа выполнена, оплату перевели «по факту», клиенты шлют благодарственные письма.
Раньше всей бухгалтерской «волокитой» занималась сестра директора, но она вышла замуж за офицера и уехала. А тут сервис бухгалтерский приняли на работу – и был он настолько удобен, что замену сестре решили не делать. А зачем?
Отсутствие живого ответственного профессионала сыграло свою роковую роль: никто не контролировал составление договоров и подписание актов никто больше не контролировал. А при проверке выяснилось, что в тексте договора не было формулировки вроде «если акт не вернули, то он считается подписанным, а работа выполнена и принята».
Платежки переводчикам заполнялись сервисом просто и шаблонно, как придется. Вместо подробного описания работ – «оплата за услуги». Какие такие услуги – сервису до этого дела не было.
Ситуация стала печальной – сумма «потерявшихся» из-за отсутствия подтверждающих документов платежей составила 685 тысяч рублей. Для небольшой компании – это прям много. А ведь вдобавок еще грозил штраф и пени от налоговой.
«Чудесное» спасение
Компанию надо было спасать, доставать из внезапно образовавшейся финансовой ямы. Она стала нашим клиентом.
Дорога к Happy End была такой. Мы восстановили недостающие документы в рамках делопроизводства и спасли компанию от денежных потерь.
Сделали выборку по недостающим документам. Переделали все договоры, составили подробные акты на каждый платеж с привязкой к сделкам – вопросы «за что платеж?» у налоговой отпали.
Связались с переводчиками, организовали обмен документами. Кто-то акты выслал через электронный документооборот, кто-то — курьерской службой. Не все вышло гладко: двое переводчиков так и не ответили, расходы подтвердить не удалось. Благо, сумма была не критичная — 13 тысяч рублей.
Для понимания масштаба проблемы: у Бюро не было документов по 37 платежам на общую сумму 685 тысяч рублей, налоговая должна была выставить недоимку на 103 тысячи рублей. Плюс штраф. Плюс пени…
Этих сумм хватило бы компании на целый год бухгалтерского обслуживания на аутсорсе. А не сэкономленные из-за сервиса нервы и здоровье — вообще, бесценны.
Документы собрали в экстренном режиме, проблему удалось решить относительно малой кровью. Поверьте, директор Бюро был крайне благодарен. Больше работать с автоматическими сервисами его не уговорить.
такая экономия не нужна — нервы и репутация дороже
Выученные уроки
Мораль и выводы просты:
Несмотря на некоторые свои преимущества, автоматические сервисы для ведения бухучета полноценно заменить людей не в состоянии. Любая нестандартная ситуация способна привести к большой проблеме. В любом деле нужны знания и опыт профессионалов — с ними спокойнее и надежнее.
Использовать шаблоны договоров и актов из интернета — плохая идея. Несравненно лучше составить один раз свой, но грамотный.
Налоговая проверка — это не конец света. Если (!) у вас есть хороший главбух. Это позволяет не терять деньги в ситуациях, подобных описанной.
Грамотная бухгалтерия — основа надежного бизнеса. Мы помогаем организовать учет так, чтобы ваш бизнес оставался прозрачным и защищенным от рисков. Доверьте финансы профессионалам и сосредоточьтесь на своих целях.
Подробнее