Как выбрать бухгалтерскую компанию

Вчера в нашем дружном чатике владельцев бухфирм коллега пожаловалась, что предыдущая бухкомпания нового клиента не отдает базу 1С. И ведет себя довольно вызывающе: «А вот не отдам я вам базу, и никто мне ничего не сделает», — сообщает владелица недобросовестной бухкомпании моей коллеге.

В такую ситуацию может попасть каждый, но ситуация эта неэтичная и очень дурно отражается на репутации бухгалтерского аутсорсинга. Поэтому я хочу предостеречь предпринимателей от выбора «дурной» компании.

Оглавление:

1. Почему бухгалтеры не отдают базу
2. Как подстраховаться от неотдачи базы 1С
3. Как проверить бухфирму до начала работы
• Проанализируйте бухотчетность
• Проверьте судебные дела
• Посмотрите отзывы
4. Материальная ответственность бухгалтерской компании

Почему бухгалтеры не отдают базу

Все скриншоты взяты из открытых источников.

Есть несколько причин, почему бухгалтер может не отдавать базу.

1. Самая распространенная причина – бухгалтер считает, что ему недоплатили. Иногда это правда, и предприниматели хотят обмануть бухгалтера. А иногда не правда, а раздутое самомнение бухгалтера.

2. Вторая причина – отдавать нечего. База 1С не велась, а отчеты делались «на коленке». Неоднократно недобросовестными исполнителями отчеты рисовались под желаемые клиентом, а налогового учета не велось. Нет бухучета — отдавать нечего. При проверке это моментально вскроется.

3. Третья причина. Бухгалтерский учет есть, но он «плохой» – в нем масса ошибок и красноты. Бухгалтер это понимает и не желает давать предпринимателю в руки козырь против себя: нет базы — нет претензий.

4. Четвертая причина – база есть, но бухучет по всем 100500 компаниям ведется в одной базе. Так аутсорсеры экономят на администрировании 1С. Одно дело 150 баз обновить, а другое дело – одну. А вытащить данные клиенту из этой общей свалки – не умеют. А привлекать специалиста 1С не хотят, потому что это дополнительные деньги.

5. Пятая причина – бухгалтер хочет заработать дополнительных денег. Аргументы приводят разные, но результат один: хочешь базу – плати. Некоторые считают базу 1С своей «интеллектуальной собственностью». По сути это вымогательство, ст. 163 УК РФ, но недобросовестные бухгалтеры редко знакомы с юриспруденцией и не умеют грамотно квалифицировать действия.

6. Шестая причина — бухгалтер обиделся. Взрослому человеку такое слышать смешно, но это встречается так часто, что диву даешься. Чаще всего бухгалтеры обижаются на то, что с ними расторгают договор. «Я отдала этой компании лучшие годы, а меня не ценят!» Нет, это не про замужество, именно такой посыл нередко озвучивают обиженные бухгалтеры. «Я ночами балансы сводила, *** их прикрывала, а они нашли девочку помоложе за зарплату в 2 раза больше». И им не доказать, что девочке «помоложе» уже 45, а зарплата в два раза больше потому, что «девочка» знает в 4 раза больше и готова больше выкладываться, а не строить из себя звезду.

С какой бы из причин вы ни столкнулись, ситуация нерадостная. Если базу не отдадут, попадаете на восстановление бухгалтерского и налогового учета, а это очень большие суммы денег. Поэтому важно подстраховаться и проверить бухфирму до начала работы.

Как подстраховаться от неотдачи базы 1С

В первую очередь и на 60% подстрахует договор. Уж 1000 раз твердили миру, но некоторые предприниматели продолжают работать с бухгалтером на «честном слове». На вопрос «почему нет договора» отвечают, что доверяли.

Доверие в бизнесе выражается иначе:

• вы доверяете свой бухгалтерский и налоговый учет, 
• доверяете знать финансовые показатели организации, 
• доверяете представлять ваши интересы перед госорганами, 
• доверяете высказывать суждение. 

А отсутствие договора – это не доверие, а халатность.

Заключите договор с бухгалтером!

Решаете ли выбрать бухфирму, частного бухгалтера или фрилансера-надомника, договор обязателен. Сложнее с бухсервисами – у них оферта, и играть придется по их правилам. Договор с сервисом будет, но потребовать учесть ваши интересы, к сожалению, вряд ли получится. 

При выборе онлайн-сервисов тщательно изучайте репутацию сервиса, его поведение при расставании. Почитайте отрицательные отзывы: там пишут про то как сервис 3 минуты не отвечал в чатике или о том, что при расторжении договора клиент получил бухучет плохого качества?

Обязательно проговорите с аутсорсером и укажите в договоре следующее:

1. База 1С должна вестись обязательно. Если это не прописано, аутсорсер отдаст бухгалтерский учет в распечатанных бумажках, и их никогда не свести воедино. В 2021 году в бумажках никто не копается, без базы 1С нельзя.
   
2. Для вас должна быть заведена персональная база. Ваши документы не должен быть вперемежку с другими компаниями в одной куче (да, так можно, представляете!).
3. Архивная копия базы предоставляется не реже 1 раза в квартал по завершению отчетного месяца.
4. При расставании база 1С передается в срок от 7 до 14 дней. При этом бухгалтер обязан дать пояснения по базе – и это тоже должно быть прописано в договоре.

Бухгалтер со своей стороны также может подстраховаться, и прописать в договоре:

1. База отдается, только если нет задолженности по оплате его услуг. Это нормально, на это стоит соглашаться. Вы ведь не собираетесь его кидать?
2. Проверить работоспособность базы следует сразу же (или в разумный срок). Не проверили, а через 3 года пришли с претензиями – так нельзя, никто уже не будет с этим разбираться.
3. При расставании принять базу и дела положено в определенный срок, а не бегать еще полгода или год к бухгалтеру с вопросами «а почему тут так».

Если старый бухгалтер ошибся, вы имеете полное право предъявлять претензии. В такой ситуации составьте претензию и направьте ее бухгалтеру. Претензия должна быть четкая и понятная: не письмо в вацап «ой, я была в налоговой, они сказали что тут сумма непонятная, срочно поясните откуда у меня это взялось». А документ на бланке, из которого видно, какая была допущена ошибка, и к каким последствиям или потерям она привела. Предложите исправить ошибку или компенсировать понесенные затраты или убытки.

Как проверить бухфирму до начала работы

Кроме грамотного договора есть дополнительные способы проверить, с кем можно иметь дело. 

Проанализируйте бухотчетность

Проанализируйте бухотчетность бухгалтерской фирмы. Это можно легко сделать совершенно бесплатно на федеральном ресурсе ГИРБО (государственный информационный ресурс бухгалтерской отчетности) bo.nalog.ru.

1. Посмотрите выручку и прибыль. 
2. Разделив годовую выручку на 12 и на стоимость обслуживания, подсчитайте, сколько всего компаний на обслуживании у этого аутсорсера. Можно сделать выводы о размере компании, если выручка 100 000 рублей, есть вероятность, что это не компания, а частный специалист под вывеской компании, а значит, вероятно, процессы не простроены и хромают, и больше шансов попасть на самодурство.

Примерно так выглядит нужный отчет в ГИРБО. У этой компании выручка составляет 898 тысяч рублей в год. 

• Если вы платите им за обслуживание 5 000 р. в месяц, то на обслуживании у них 898000 / 12 / 5000 = 14,96(6) – порядка 15 компаний.

• Платите 30 000 р.? Таких у них 3 клиента.

• Платите 3 000 р. в год? Значит таких, как вы, там примерно 299.

Если в аутсорсинговой компании работает сам владелец с помощником на первичку, то легко понять, не перегружен ли этот человек и сколько времени в месяц конкретно вашей компании он уделяет.

Проверьте судебные дела

Еще перед тем, как сделать выбор, я люблю смотреть, какие судебные дела были у компании. Сделать это легко на сайте rusprofile.ru. Полная информация доступна по платной подписке, но кое-что можно увидеть и бесплатно.

Вот, например, информация по Консалтинговому центру Профдело:

Судебные дела отсутствуют. Это означает, что компания и сама не бегает судиться с клиентом, и клиенты не судятся с ней. Вкупе с информацией о размере выручки удобнее сделать выводы:

• компания настолько мала, что ей просто не довелось судиться;
• компания не мала, но выбирает политику добрых отношений.

А вот например, данные из карточки другой бухкомпании:

У этой компании активная судебная деятельность в роли ответчика. Вероятно ее контрагентов что-то не устраивает, они идут в суд. Это не означает, что компания, которая имеет судебные дела – плохая и ее категорически нельзя выбирать. С ростом компании судебные дела неизбежны. Но имеет смысл проанализировать, о каких суммах идет речь, размер компании и как часто возникают судебные дела.

Если с компанией судятся слишком часто, что-то не то в «датском королевстве».

Посмотрите отзывы

Если честно, я не очень доверяю отзывам, так как знаю, как они приобретаются :) Лично меня отталкивает большое число видео-отзывов – я постоянно подозреваю фейк. А знаете почему?

Моя практика показала, что реальный бизнес, реальные владельцы компаний не любят делать видео. Им трудно найти время на письменный отзыв, а уж сесть и писать видео для них что-то вообще запредельное. Поэтому 99% нормальных реальных живых клиентов видеоотзыв писать не пойдет. 

А вот известные онлайн-сервисы рекомендуют постоянно, потому что они на слуху. Причем рекомендуют те, кто сам с ними не работал, парадокс, правда? :)

А еще я не доверяю обиженным отзывам сотрудников. Сотрудники, которых работа устраивает, не идут писать об этом в соцсети. А те, кого уволили за некомпетентность, постоянно ищут повод «отомстить».

В итоге, лично моё мнение, что отзывы в целом не показатель работы и не гарантия правильного выбора. Хотя, лично я бы их почитала, чтобы понимать, в каком информационном поле работает компания. Видео смотреть бы точно не стала.

Материальная ответственность бухгалтерской компании

Материальная ответственность бухгалтера за ошибки — это норма и стандарт отрасли. Но взыскать деньги с бухгалтера можно только, если есть договор на оказание услуг с ООО или ИП.

Договор с НПД или трудовой договор хуже защищают заказчика, ведь по нему, даже если суд что-то присудит, взыскание ограничено 50% от официального дохода. Да и суды в стране «справедливые», чаще становятся на сторону работника, поэтому по таким договорам взыскивать ущерб гораздо труднее.

В идеале нужно следить, чтобы размер материальной ответственности был прописан в договоре. На страховку не надейтесь — страховая найдет 1000 лазеек, чтобы ничего не заплатить.

И кроме этого, самый крупный риск — несдача отчетности, по которой самые высокие штрафы, страховыми не страхуются. Об этом умалчивают все, кто красиво пишет на сайтах, что они «застрахованы на ХХХ миллионов рублей».