Что такое ABC-анализ и как его применять в продажах

Чтобы повысить прибыль, необязательно искать поставщиков с выгодными условиями или создавать продукты. Иногда достаточно оптимизировать ассортимент — отказаться от невыгодных позиций и увеличить закупки рентабельных товаров. Рассказываем про ABC-анализ продаж: что это, как помогает избавиться от «похитителей» прибыли, из каких этапов состоит и как принимать решения по итогам.

Оглавление:

1. Что такое ABC-анализ и зачем он нужен бизнесу
   
2. Как сделать ABC-анализ: методика
   
3. Пошаговая инструкция по проведению ABC-анализа ассортимента магазина
• Шаг 1. Выбор критерия классификации
  
• Шаг 2. Расчет накопленного итога
  
• Шаг 3. Выделение групп А, В и С
4. Принятие решений на основе результатов ABC‑анализа
   
5. Плюсы и минусы ABC-анализа
   

Что такое ABC-анализ и зачем он нужен бизнесу

АБС-анализ продаж — это метод классификации на группы или диапазоны по степени влияния на результат. Например, можно отсортировать продукцию по вкладу в чистую прибыль или другому показателю, который выбирают, прежде чем запустить процесс.

Цель — отобрать выгодную продукцию, чтобы перераспределить капитал и отказаться от невыгодной. Оптимизация прейскуранта повышает рентабельность без обновления оборудования, поиска новых поставщиков и изменения бизнес-процессов.

В основе АВС-анализа лежит закон Парето: 20% усилий приносят 80% результата. Если говорить про торговлю, то перефразируем: 20% товаров дают 80% прибыли.

Продукцию делят на три диапазона позиций в прейскуранте:

• А — 20%, которые приносят 80% прибыли;
• В — 20-30% ассортимента, которые дают 15% прибыли;
• С — 50-60%, которые приносят до 5% прибыли.

Возможны статистические погрешности: например, в первую группу попадет 30-40%. Это зависит от количества продукции — чем больше продаем, тем ниже погрешность.

Применение АВС-анализа не ограничивается продажами. Метод подходит для любых статистических данных. Можно отсортировать покупателей — с кем из клиентов проводите самые выгодные сделки. Или изучить поставщиков — кто предлагает наиболее выгодные условия сотрудничества.

АБС-анализ прейскуранта требует регулярности — хотя бы раз в год, но лучше ежеквартально или ежемесячно. Отслеживание динамики позволяет оперативно заменить товары, которые стали невыгодными. Вы оптимизируете прайс и не потеряете деньги на убыточной торговле.

Как сделать ABC-анализ: методика

АВС-анализ — простая методика, не требующая специальных знаний и сложных программ. Но нужно внимательно считать и соблюдать последовательность действий.

Для работы хватит Excel или Google Таблиц. Если под рукой нет компьютера, а в прайсе 10-15 позиций, процедуру можно провести даже на бумаге.

Методология включает 7 этапов:

1. Выбор однородной группы из ассортимента. Например, правильнее сравнивать модели шуруповертов — если взять более широкую категорию «электрические инструменты», то можно сделать неправильные выводы.
2. Определение ключевого показателя — выручка, маржинальный доход или чистая прибыль. Ограничений нет, принимайте решение по своему усмотрению.
3. Расчет фактора анализа — доли каждой позиции в общем объеме.
4. Сортировка прейскуранта по значению фактора.
5. Суммирование факторов анализа — получение накопления.
6. Разделение на А, В и С по накоплению.
7. Осмысление результатов, формирование выводов и рекомендаций, принятие решений и составление планов.

АВС-анализ чувствителен к исходным данным — его не стоит проводить, если не уверены в правильности внутреннего учета. Из-за ошибок можно сделать неправильные выводы и принять решения, которые навредят бизнесу. Например, откажитесь от продукции, которая приносит компании наибольшую прибыль.

Пошаговая инструкция по проведению ABC-анализа ассортимента магазина 

Рассмотрим анализ на примере организации «Интек». Фирма, которая продает в розницу компьютерную технику, столкнулась с финансовыми сложностями из-за кризиса и хочет оптимизировать прайс. Задача — отказаться от невыгодных товаров и сконцентрироваться на моделях, которые приносят реальную прибыль.

Посмотрим на результат сортировки категории «компьютерные мониторы», который состоит из 18 наименований.

Шаг 1. Выбор критерия классификации 

Ограничений по выбору критерия нет. Чаще сортируют по выручке, но мы начнем с маржинального дохода — разницы между ценой продажи и себестоимостью. .

В компании «Интек» налажен внутренний учет, есть данные по марже от каждой номенклатуры. Остается выгрузить исходные данные из системы управленческого учета. Если таких данных нет, можно выгрузить файл, в котором будет цена закупки и цена реализации из бухгалтерской программы. Рассчитать маржу не составит труда.

Исходные данные для анализа

Составим таблицу из пяти столбцов:

• Модель.
• Маржа.
• Доля.
• Накопленная доля.
• Диапазон.

Работаем в Google Sheets, чтобы при необходимости пригласить коллег — например, для проверки расчетов или для того, чтобы поделиться итогами. Вот так может выглядеть рабочий лист:

На последней записи суммируем показатели. Нас интересует ячейка с общей маржой, которая нужен для расчетов на втором шаге.

Расчет общего маржинального дохода можно автоматизировать, если вставить в ячейку формулу: =СУММ(B2:B19). «В» — это обозначение столбца, «2:19» — номера строк.

Шаг 2. Расчет накопления

В АВС-анализе важен расчет накопления, по которому данные делят на диапазоны. Но сначала считают фактор каждой составляющей в общем показателе (в нашем случае — в марже. Используем формулу:

Доля = Маржинальный доход от номенклатуры / Общий маржинальный доход х 100%.

Чтобы автоматизировать расчет в Google Таблицах или Excel, используем формулу (вставляем в первую запись):

=B2/$B$20*100, где:

• B2 — маржа конкретной позиции;
• $B$20 — ячейка общего маржинального дохода. Символ доллара фиксирует столбец и номер ячейки, чтобы после протягивания не изменился знаменатель в формуле.

Для удобства оставим две цифры после запятой: 

Формула расчета от общего МД и функция уменьшения цифр после запятой

Протянем формулу из первой ячейки на остальные в столбце, чтобы узнать фактор по  каждому артикулу. Нажмем левой кнопкой мыши на ячейку, зажмем курсором правый нижний угол и протянем до последней строки:

Как протянуть формулу на все ячейки

Отсортируем таблицу по фактору в порядке убывания:

1. Выделим строки 2-19.
2. Откроем меню: «Данные» → «Сортировать диапазон» → «Расширенные настройки сортировки диапазона».
3. В окне выберем столбец, в котором рассчитаны доли. Поставим галочку в чекбоксе «Я > А» и нажмем «Сортировать».

Должен получиться вот такой промежуточный результат:

Рассчитаем накопленные факторы, чтобы разделить таблицу на диапазоны или группы А, В и С. У первого монитора будет исходная доля. Например, у «23" Монитор Rombica SkyView M23» — 21,05 %. Подставим формулу: =C2.

Для второго и последующих товаров: результат предыдущей строки + доля от общего маржинального дохода. Подставим формулу, чтобы автоматизировать расчеты: =D2+C3. Протянем вторую ячейку до последней, чтобы получить накопленный итог по всем позициям:

Итог второго шага — нашли накопленные доли

Шаг 3. Выделение групп А, В и С 

Разделим таблицу на диапазоны по накопленным факторам:

• до 80% — А;
• от 81% до 95% — В;
• от 96% — С.

Разделили записи на группы, выделили цветом для наглядности

Можем автоматизировать выделение диапазонов формулой: =ЕСЛИ (D2<=80;"A"; ЕСЛИ (D2<=95;"B"; ЕСЛИ (D2>=95;"С"))). Скопируйте ее, поставьте в первую запись столбца E и протяните до последней. Меняйте обозначения столбцов/строк в соответствии с вашей таблицей.

Напомним, что итоги не всегда соответствуют канонам. Например, в группу А может попасть больше или меньше 20%. Чем больше номенклатуры в прайсе, тем меньше статистическая погрешность.

Проведенный анализ не учитывает внешние факторы — сезонность, устойчивость спроса и другие. Например, в сентябре профессиональный монитор «34" Монитор HUAWEI MateView GT ZQE-CBA» покупают мало, потому что крупные киберспортивные турниры проводят весной. В марте-апреле спрос вырастет в 2-3 раза, тогда модель может попасть в группу А.

Поэтому АБС-анализ принято совмещать с XYZ-анализом, который учитывает внешние факторы — по коэффициенту вариации оценивают устойчивость спроса и сезонность. Комбинирование методик повышает качество выводов и улучшает принимаемые решения. 

Принятие решений на основе результатов ABC‑анализа

Теперь можем решить, как оптимизировать ассортимент. Например, перестанем закупать товары из диапазона С, потратим освободившиеся деньги на продукцию из группы А.

Но однокомпонентная сортировка — не лучшее подспорье для решений. Лучше сделать расчеты по двум-трем критериям, например, сортировку по маржинальному доходу дополнить аналогичной по выручке.

В прайсе бывают системообразующие позиции с высоким спросом и низкой или вовсе нулевой маржинальностью. Но они притягивают клиентов в магазин. Покупатели приходят за низкомаржинальной, но попутно покупают и более высокомаржинальную продукцию. Если убрать с прилавков системообразующие товары, можно потерять львиную долю покупателей. 

Так же и с клиентами: некоторые заказчики приносят минимум прибыли, но имеют громкое имя. Их примеру следуют более мелкие фирмы, которые заключают с вами прибыльные контракты.

Представим, что фирма «Интек» провела анализ по выручке и распределила строки по двухкомпонентным группам:

Итоговая таблица по двум критериям

Теперь проще решить, что делать:

• Исключить из списка строки ВС, СС и СВ. В них организация «замораживает» капитал, который выгоднее потратить на закупку товаров из «желтых» и «зеленых» диапазонов.
• Увеличить закупки продукции АА. Это продукция с максимальной маржой и спросом. Если повысить объемы продаж, увеличится прибыль.
• Активизировать маркетинг для позиций с АВ. У них хорошая рентабельность, но низкий спрос. Возможно, клиенты просто не знают про эти варианты.
• Повысить маржинальность продукции ВА. Спрос хороший, но не хватает маржи. Может помочь изменение условий закупки или поиск новых поставщиков.
• От товаров из «желтого» диапазона сразу не отказываемся, но снижаем объемы закупок в пользу «зеленых». Можно рассмотреть шаги по повышению рентабельности и спроса.

По перечисленным выводам руководитель и помощники решают, что делать — какую номенклатуру убрать из прайса, где искать поставщиков с выгодными условиями и нужно ли больше денег для закупки «зеленых» товаров. Если комплексно проработать выводы по анализу, то через 2-3 месяца прибыль бизнеса вырастет.

Можно скорректировать закупки продукции или сырья. Например, видим, что на складе мало «зеленых», они быстро заканчиваются, поэтому компания теряет деньги на упущенной выгоде. Принимаем решение об увеличении закупок и снижаем интенсивность по «желтым» и «красным».

Комментарий эксперта

Дмитрий Нагайник

финансоый директор на аутсорсинге, Профдело

Как правило, ABC-анализ максимально полезен в компаниях с широкой ассортиментной матрицей. Часто бывает так, что отдел закупок в погоне за скидками бесконтрольно увеличивает запасы. В итоге собственники замораживают огромное количество денежных средств в товарах, а для финансирования работы компании вынуждены привлекать недешевое банковское кредитование — собственного капитала часто не хватает. При этом реальную маржинальную / валовую прибыль дают те самые «эффективные 20%».

Кроме того, большой склад — это и проблемы учета, дополнительные потери на списании брака, расходы на логистику и сопутствующая проблематика. Всегда важно помнить, что, например, в розничных продажах, конкуренция в большинстве сегментов высокая и маржинальность ограничена рыночными условиями. Поэтому работа с ассортиментом и качество закупок требует пристального внимания. Как раз в этом и поможет разобраться рассматриваемый инструмент, используемый вместе с XYZ-анализом.

Плюсы и минусы ABC-анализа

Полезный инструмент в арсенале предпринимателя, но и он не лишен недостатков. К счастью, они не критические и при правильном подходе никак не сказываются на пользе методики.

Преимущества АБС-анализа:

• Для него не нужны специальные знания и программы. Его можно провести даже на бумаге, потратив несколько часов. Благодаря простоте, сложно допустить ошибки, которые повлияют на итог и решения.
• С минимальными вложениями вы понимаете, что сделать для повышения эффективности бизнеса.
• Анализ подходит для классификации товаров, клиентов, поставщиков, сотрудников и других списков. Хороший вариант, чтобы сделать первичные выводы и рекомендации.

Недостатки метода:

• Не учитывает сезонность, устойчивость спроса и другие внешние факторы. Возможно, хороший продукт попал в группу С из-за сезонности. Поэтому методику совмещают с XYZ-анализом.
• Проводят в ретроспективе. Метод не прогнозирует будущее, поэтому для интерпретации результатов и составления планов нужна экспертность.
• Если статистическая база составлена с ошибками, метод дает некорректные выводы. Это влияет на решения и может плохо повлиять на бизнес.

Когда планируете решения по итогам анализа, учитывайте сопутствующие издержки на поиск поставщиков и наращивание объемов продаж. Они могут превысить вероятную выгоду, поэтому иногда проще отказаться от плана или прекратить продавать товар.

Резюмируем, что такое АБС-анализ товарных позиций:

1. Это метод классификации по степени влияния на прибыльность. Он универсален, позволяет оценивать ассортимент, покупателей, поставщиков и другое.
2. Анализ состоит из семи шагов: от выбора категории продукции и критерия оценки до сортировки полученных списков и планирования действий. Методика чувствительна к исходным данным — если в них есть ошибки, решения могут навредить бизнесу.
3. В работе используют Excel или Google Таблицы, чтобы автоматизировать расчеты и не ошибиться. Шаблон таблицы.
4. Первый этап — выбор критерия: выручка, маржинальный доход, количество продаж и т. п. Можно выбрать 2-3 критерия, последовательно отсортировать каждый и разделить номенклатуру на двух- или трехкомпонентные диапазоны.
5. Второй этап — определение доли в общей величине ключевого критерия. Сортировка спискапо убыванию, расчет накопленного итога.
6. Третий этап — классификация по группам: А (зеленая) — до 80%, В (желтая) — от 81 до 95%, С (красная) — от 96%.
7. По итогам оптимизируют прайс. Руководитель составляет план: например, увеличить закупки «зеленых» позиций и сократить «красную» продукцию.