Что такое управленческий учет и как его вести

Если вы задумались о увеличении оборота компании, и планируете эту историю с опытным ментором, то от вас обязательно попросят цифры: выручка, маржинальность, прибыль (EBIDTA и чистая), показатели для KPI сотрудников и пр. Все эти данные и дает управленческий учет.

Оглавление:

1. Что такое управленческий учет
2. Чем управленческий учет отличается от бухгалтерского
3. Кому нужен управленческий учет
4. Какие задачи выполняет управленка
5. Методы ведения управленческого учета
6. Как настроить управленческий учет
• Постановка управленческого учета
• Внедрение управленческого учета
• Выбор программы для ведения УУ
• Ведение управленческого учета
7. Планирование и бюджетирование
8. Управленческая учетная политика
9. Готовые решения
10. Коротко о главном

Что такое управленческий учет

Управленческий учет – это база данных (комплекс баз данных) с зафиксированными в ней всеми фактами деятельности бизнеса, которые потом собираются в управленческую (финансовую) отчетность.

Управленческий учет (УУ) часто путают с бухгалтерским из-за схожести отчетов. Часто в малом бизнесе «управленка» начинается с бухучета. А когда бухгалтерских данных для принятия решений становится недостаточно, УУ выделяют в отдельную систему.

Управленческий учет финансовой деятельности – гибкая система, правила формирования определяют сами предприниматели. Формы отчетов, регистры, нормы учета данных и исследуемые показатели не ограничены законодательными требованиями. 

Для удобства управленческий учет для бизнеса делят на несколько видов:

• Производственный  – определяет себестоимость продукции и услуг. Показывает, сколько и каких ресурсов компания тратит на производство. Для торговых компаний в этой категории выступает складской учет товаров. Для IT-компаний — позаказный учет каждого контракта и этапы исполнения. 

• Маржинальный – определяет точку безубыточности, позволяет выяснить во сколько раз может вырасти бизнес, считает операционный рычаг и способность компании воспользоваться кредитными средствами и погашать долги в срок.

• Бюджетный – использует бюджеты (планы). В рамках бюджетного учета выделяются центры финансовой ответственности (отделы, направления) и определяются бюджеты и KPI каждого направления. Это помогает управлять эффективностью отделов и отдельных сотрудников.

• Стратегический – направлен на обеспечение предприятия ресурсами и финансами для долгосрочного развития. Лет так на 10.

Управленческий учет в малом бизнесе состоит из объектов, которые влияют на чистую прибыль:

• доходы и расходы;

• имущество – денежные средства, финансовые вложения, запасы, дебиторка и другие активы;

• обязательства – задолженность перед поставщиками, налоговой службой, сотрудниками и другими лицами;

• кредиты, собственный капитал, нераспределенная прибыль и другие источники финансирования;

• прибыль или убыток;

• центры финансовой ответственности.

Объекты управленческого учета можно учитывать в целом по предприятию или делить по сделкам, направлениям или товарам. Детализацию выбирают в соответствии с целями и задачами предприятия.

Преимущества и недостатки управленческого учета:

Чем управленческий учет отличается от бухгалтерского

У бухгалтерского и управленческого учета есть схожие черты, но еще больше отличий.

Ключевая разница кроется в целях. Бухгалтерские отчеты фиксируют прошлое, их составляют для ФНС, чтобы она проверила правильность исчисления налогов.

Комментарий эксперта

Татьяна Никанорова

консультант по финансам и организации бизнеса, руководитель Профдело

На самом деле бухгалтерский учет изначально был придуман как раз для владельцев компаний, чтобы им было удобнее считать прибыль и управлять своим делом. В СССР был только один вид учета - бухгалтерский, и именно по нему считали налоги и бухгалтеры и налоговая служба. Так появился “второй учет” или “черная бухгалтерия”. Налоговый учет появился в России в 2001 году, и целью его - подсчет прибыли и налога на прибыль. Но часть налогов по-прежнему считалась по данным бухгалтерии. Так, в РФ бухгалтерский учет полностью дискредитировал себя, и редко кто из собственников полагается на его данные для принятия управленческих решений.

Для управления компаниями малого и среднего бизнеса её владельцами в России используется учет, называемый управленческим

Цели финансового управленческого учета – оперативный анализ, планирование и принятие эффективных решений. Отчеты составляют для внутреннего использования, поэтому УУ – более гибкая, детализированная система, которая нацелена на развитие бизнеса.

Другие отличия:

• Строгость. Бухучет обязателен, УУ заводят по желанию собственников.

• Точность. БО требует предельной точности, управленческий учет терпит приблизительные данные.

• Периодичность. Бухгалтерские отчеты составляют в установленные законом сроки, а управленческие – хоть каждый день.

Кому нужен управленческий учет

Управленческий учет и финансовое планирование актуальны для всех предприятий вне зависимости от масштабов и отрасли. Но сначала отвечают на вопрос, зачем компании эта система – чтобы расширить ассортимент, выйти на новый рынок, повысить рентабельность и т. п.

Если предприниматель доволен прибыльностью, работает с несколькими постоянными клиентами и не стремится к новым высотам, управленческий учет не нужен. Достаточно таблички для фиксации доходов и расходов.

Потребность в управленческом учете появляется, когда:

• становится недостаточно данных для принятия объективных решений;

• существующая система работает медленно, предприниматель поздно реагирует на проблемы и упускает точки роста;

• не хватает информации для планирования;

• текущий учет дает противоречивые данные.

Какие задачи выполняет управленка

Вы сами решаете, зачем вести управленческий учет. Геннадий захотел повысить рентабельность, поставил задачу разделить учет продаж по моделям. Он откажется от убыточных позиций и сосредоточит усилия на наиболее прибыльных. В будущем это поможет тестировать новые товары – закупать пробные партии, пускать в реализацию, оценивать рентабельность и принимать объективные управленческие решения.

Основные задачи управленческого учета:

• Своевременное выявление отклонений доходов и расходов от нормативных значений. Это позволяет вовремя приступить к решению проблем и избежать негативных последствий.

• Повышение управляемости бизнеса. Предприятие работает по четким планам, реже сталкивается с форс-мажорами. Организованность лучше и эффективнее хаотичности – это одно из главных преимуществ управленческого учета.

• Планирование финансов. Предприниматель понимает, сколько есть свободных денег, на какие цели их можно потратить. Это снижает вероятность кассовых разрывов, которые приводят к проблемам с госорганами и контрагентами.

От поставленных задач и целей зависят методы ведения УУ, о которых поговорим далее.

Методы ведения управленческого учета

Для определения чистой прибыли и других показателей считают себестоимость продукции или услуг, поэтому в центре внимания УУ – учет затрат. Здесь начинается самое интересное, потому что расходы можно учитывать по-разному.

Метод ведения управленческого учета – это набор приемов, правил и инструментов, которые определяют порядок сбора и систематизации информации о расходах. Выбор зависит от ресурсных возможностей, поставленных целей и задач.

Способы ведения управленческого учета:

• Попроцессный – определяют затраты на всю партию продукции. Подходит предприятиям с непрерывным производственным циклом или однотипными товарами.

• Попередельный – актуален для организаций, которые создают готовую продукцию в несколько этапов. На каждом «переделе» определяют промежуточную себестоимость полуфабриката, а затем выводят итоговую. Возможна детализация по подразделениям, в которых возникают расходы.

• Позаказный – определяют затраты по конкретной партии, услуге или работе. Метод подходит для уникальных продуктов или мелкосерийных партий.

• Нормативный – себестоимость определяют по нормам, а затем сравнивают с фактическими значениями. Руководитель анализирует каждое отклонение, чтобы оптимизировать затраты.

• Инвентарно-индексный – себестоимость определяют после инвентаризации остатков незавершенного производства.

• Расчет себестоимости по видам деятельности (АВС) – определяют расходы по производственным процессам. В отличие от привычных методов, АВС показывает, сколько и на какие операции тратят ресурсы. Это сложный детальный метод, который упрощает повышение рентабельности путем оптимизации производства.

• Калькуляция затрат на базе жизненного цикла – в расчете себестоимости учитывают все расходы на создание продукта, в том числе исследовательские работы и послепродажное обслуживание.

• Директ-костинг – расходы делят на постоянные и переменные. Последние составляют себестоимость, а первые распределяют пропорционально объему выпуска товаров.

• Целевая калькуляция затрат – себестоимость рассчитывают по плановой цене и маржинальности.

• Сбалансированная система показателей – инструмент стратегического управления бизнесом, который оценивает взаимодействие внутренних процессов и внешних условий.

Некоторые предприниматели меняют структуру методов, чтобы адаптировать под особенности своего бизнеса. Например, комбинируют элементы разных способов или включают новые вводные, чтобы добиться соответствия целям и задачам. 

Как настроить управленческий учет

Внедрение управленческого учета на предприятии состоит из:

1. Постановки.

2. Внедрения.

3. Ведения.

4. Анализа.

Это комплексный процесс, который занимает от нескольких недель, до нескольких месяцев. Оптимизация и доработки не прекращаются никогда, так как всегда возникают новые обстоятельства и внешние факторы. Далее подробно рассмотрим этапы, чтобы вы избежали распространенных ошибок и быстрее настроили УУ.

Постановка управленческого учета

На этом этапе закладывают основы методологии, от которой зависит польза и работоспособность управленческого учета. Не торопитесь, ведь ошибки могут обойтись потерями в десятки тысяч рублей.

Первый этап постановки управленческого учета можно разделить на четыре шага:

1. Ответьте себе на вопрос, зачем предприятию управленческий учет. Например, чтобы считать рентабельность направлений, повысить прозрачность движения ресурсов, противодействовать кассовым разрывам и т. д.

2. Опишите текущую ситуацию – кто и какие данные собирает, какие показатели считают, как часто формируют отчеты.

3. Определите, какой должна быть система внутреннего учета, чтобы выполнить поставленные цели и задачи. Если хотите знать рентабельность направлений, укажите раздельный сбор данных по проектам, клиентам или сделкам. Выберите метод ведения управленческого учета.

4. Составьте проект методологии:

• кто собирает данные и несет ответственность за правильность учета операций;
• какие показатели считать;
• какие формы использовать.

На первом этапе привлекайте сотрудников, которые примут участие в управленческом учете. Согласуйте нормы, правила и применяемые формы – они должны быть простыми и понятными для всех пользователей, чтобы избежать ошибок и неточностей.

Внедрение управленческого учета

Выберите день начала ведения управленческого учета. К этому моменту проведите инвентаризацию остатков. Фиксируйте операции, вносите данные в отчеты и собирайте обратную связь от сотрудников.

Фидбек даст понимание, как сделать систему удобнее и информативнее. На этой стадии будут ошибки, это нормально. Не пугайтесь, вовремя вносите изменения и не опускайте руки из-за трудностей.

На этапе внедрения управленческого учета возникнут трудности с сотрудниками. Появятся жалобы на нехватку времени для рабочих задач, так как в первые дни сбор и фиксация данных будут затруднительными. Проблема решится через пару недель, когда сотрудники отработают навыки ведения УУ.

Вторая проблема – сопротивление закостенелых специалистов. В каждом коллективе есть противники нововведений. Поэтому нужно «продать» идею внедрения «управленки» через выгоды для работников. Например, показать презентацию с преимуществами, которые подведут к повышению рентабельности фирмы и зарплаты.

Придется расстаться с теми, кто в ультимативной форме откажется работать с управленческим учетом. Да, это вызовет временные трудности и цейтноты. Но на место ушедших специалистов придут другие, заинтересованные в бережной работе с данными и сведением показателей в единую систему.

Выбор программы для ведения УУ

Большинство предпринимателей начинают управленческий учет в Excel или Google Таблицах. Их возможностей хватает, пока число ежедневных операций не превышает 15-20. После учет отнимает много времени, растет риск ошибок, которые приводят к неверным решениям.

Автоматизация управленческого учета решает эти проблемы. Сегодня существует много решений, которые упрощают фиксацию операций, анализ данных и формирование отчетов.

Профдело на практике работало с сервисами «Планфакт» и «Финолог», в которых есть весь необходимый функционал. Доступны мобильные приложения для iOS и Android, позволяющие контролировать бизнес из любой точки мира. Недостаток сервисов – минимальная гибкость. Нельзя внедрить уникальные модули, поэтому они не подходят для некоторых производственных отраслей.

Один из наиболее популярных способов ведения бухгалтерского/управленческого учета для взрослого бизнеса – 1С: УНФ или «Управление нашей фирмой». Доступен полный набор необходимых модулей, можно легко найти программиста для изменения или создания новых функций.

Начните процесс с внедрения программы управленческого учета, чтобы потом не тратить время и ресурсы на переход с Excel. Если возникнут проблемы, специалисты Профдело помогут с постановкой УУ – изучат особенности организации, подберут оптимальные решения и ответят на интересующие вопросы.

Ведение управленческого учета

Методология составлена, формы отчетов утверждены, сотрудники фиксируют операции. Дело осталось за малым – регулярно анализировать данные.

Без анализа и выработки рекомендаций управленческий учет лишен смысла. Формируйте привычку принимать каждое решение, опираясь на конкретные данные из отчетов. Уже через несколько месяцев вы заметите, что бизнес задышал полной грудью.

Планирование и бюджетирование

Бюджетирование или составление плана доходов и расходов – одна из функций управленческого учета. Она уменьшает неопределенность и предотвращает кассовые разрывы – ситуации, когда нет денег для выполнения обязательств.

Бюджетирование включает в себя:

• бюджет движения денежных средств — прогноз поведения денег;

• платежный календарь — даты обязательных платежей и остатки средств на начало каждого дня;

• бюджет доходов и расходов — прогноз прибыли.

В малом бизнесе план расходов составляет директор. Если у предприятия несколько отделов, руководители формируют локальные бюджеты, по которым потом сводят генеральный план.

Для объективности пользуются данными прошлых периодов. Например, в сентябре отдел маркетинга потратил 200 тысяч рублей, а в октябре запросил 220 тысяч, чтобы увеличить количество лидов на 10% за счет подключения новых каналов трафика.

Сначала организация составляет бюджет на год, затем детализирует по кварталам и месяцам. В кризис горизонт планирования сокращают до 2-3 месяцев, так как из-за переменчивых внешних факторов годовое планирование становится менее предсказуемым. Крупнейшие компании могут иметь горизонт планирования 10 лет, а сами планы могут меняться под воздействием обстоятельств.

Возможно сценарное бюджетирование: позитивное, реалистичное и негативное. В каждом из них указывают разные значения показателей и заранее формируют план действий. Например, как и какие расходы сокращать при негативном сценарии.

Некоторые компании ведут учет по модели «план-факт» – в одной форме указывают плановые и фактические показатели. Все отклонения анализируют, чтобы оптимизировать процессы и сделать предприятие успешнее.

Программы управленческого учета для малого бизнеса упрощают бюджетирование – задумайтесь об автоматизации УУ еще на стадии становления.

Управленческая учетная политика

Про учетную политику (методологию) вкратце упомянули, когда описывали пошаговую инструкцию постановки УУ. Рассмотрим этот локальный документ подробнее, так как от него во многом зависит правильность учета.

Учетная политика описывает кто, как и какие данные фиксирует для формирования отчетов. Документ состоит из:

1. Описания участков учета и лиц, которые отвечают за сбор, систематизацию и анализ данных. 

2. Описания технической составляющей – в какой программе ведут учет, какие формы отчетов используют. 

3. Описания метода учета расходов, регистров, справочников и прочей методической информации.

Строгих требований к управленческой учетной политике нет. Главное, чтобы документ соответствовал особенностям, задачам и целям организации. В интернете можно скачать бесплатно шаблоны УП, но их все равно нужно адаптировать под рассматриваемое предприятие.

УП регулярно пересматривают и адаптируют под меняющиеся условия. Если пустить дело на самотек, через пару-тройку лет документ станет бесполезным для новых сотрудников – они не поймут, по каким правилам фиксировать операции.

Готовые решения

У компании с большим опытом формируются типовые готовые решения для определенных отраслей. 

1. Управленческий учет в IT-компании. Поставили УУ в digital-агентстве полного цикла, наладили формирование ДДС, ОДР и управленческого баланса. Сейчас работаем над детализацией по направлениям, продуктам и подразделениям, чтобы повысить эффективность решений руководства.

2. Производственная компания. Внедрили систему на позаказном производстве, автоматизировали учет в 1С. Проработали возражения сотрудников и помогли директору «продать» персоналу идею УУ.

3. Бюро переводов. Организацию управленческого учета начали с формирования отчетов о прибыли, о движении денежных средств и управленческого баланса. Показали собственнику, что компания приносит в два раза больше, чем он предполагал.

Коротко о главном

1. Управленческий учет – это система отчетов, которые отражают результаты деятельности, упрощают планирование и принятие решений.

2. УУ – более гибкий и детализированный инструмент по сравнению с бухгалтерским учетом. Законодательство не предъявляет требования к управленческому учету, систему организуют в соответствии с задачами и целями компании.

3. Управленческий учет актуален для всех предприятий. Но для внедрения нужно понимание, с какой целью и для решения каких задач внедряют систему.

4. Ключевые задачи: предупреждение проблем, выявление точек роста, улучшение управляемости бизнеса и финансового планирования.

5. Управленческий учет с нуля вводят в четыре этапа: постановка, внедрение, ведение и анализ. Оптимизация и доработки не заканчиваются никогда, так как система требует регулярной адаптации к меняющимся условиям.

6. Автоматизация финансового и управленческого учета упрощает сбор и анализ данных, повышает эффективность принимаемых решений.

7. Бюджетирование – это планирование расходов, которое снижает неопределенность и упрощает подготовку к негативным событиям.

8. Учетная политика определяет, кто, как и какие данные собирает для формирования отчетов. Грамотная УП снижает вероятность ошибок и ускоряет обучение новых сотрудников.