Платежный календарь: как составить и грамотно вести планирование бюджетов компании

 5 минут на чтение

Платежный календарь — простой и эффективный инструмент, который используют, чтобы избежать кассовых разрывов. Этот начальный этап управленческого учета покажет, достаточно ли у вас средств для всех обязательных платежей и поможет составить график расходов при запуске новых проектов и не остаться с нулем на счете.

Ведение платежного календаря (payment schedule, payment calendar, PS, платежный бюджет, график платежей, PS) поможет вашему бизнесу, особенно в период кризиса. Рассказываем, что собой представляет платежный календарь и как он помогает избавиться от финансовых ям.

Оглавление:

1. Основные функции платежного календаря и для чего он предпринимателю
2. Преимущества и недостатки платежного календаря для бизнеса
3. Поэтапное планирование платежного календаря
• Шаг 1. Определение формы
• Шаг 2. Анализ доходов и расходов
• Шаг 3. Утверждение сроков заполнения документа
• Шаг 4. Разработка регламента использования платежного календаря
4. Производственный календарь и проблемы кассовых разрывов
5. Платежный календарь и бюджет движения денежных средств: сравнительный анализ
• Период планирования и частота формирования
• Детализация
• Источники данных
• Внесение корректировок
6. Как составить платежный календарь в Excel
• Примеры заполнения и ведения платежного календаря в Excel и Google Sheets
• Скачать готовые шаблоны платежного календаря Excel и Google Sheets
7. Перспективы развития систем платежных календарей

Основные функции платежного календаря и для чего он предпринимателю

Платежный календарь — инструмент оперативного управления финансами. Документ обычно составляется на месяц вперед, а операции по нему отслеживаются ежедневно. 

Благодаря платежному календарю можно оперативно распланировать доходы и расходы предприятия, эффективно управляя ими. Его главная задача для бизнеса — контроль за платежеспособностью компании и борьба с кассовыми разрывами.

Стоит понимать, что ведение платежного календаря не должно быть самоцелью. Уплата налогов, заработная плата сотрудников, расчеты с контрагентами, оплата коммуналки и аренды — вот лишь некоторые из задач, ежедневно возникающих перед владельцем бизнеса. Платежный календарь помогает свести их все в единую стройную картину, которая позволит предприятию спокойно и планомерно работать.

Функции платежного календаря:

• планирование платежей;

• прогнозирование поступления денежных средств на расчетный счет;

• расчет срока, на который можно безболезненно сдвинуть платеж или платежи;

• работа с дебиторской и кредиторской задолженностью;

• управление свободными денежными средствами.

Преимущества и недостатки платежного календаря для бизнеса

Планирование в целом и использование платежного календаря в частности дает бизнесу ряд ощутимых преимуществ. Среди них:

• предотвращение кассовых разрывов — благодаря плану всегда можно спрогнозировать ситуацию и избежать обнуления счета;

• вовремя исполненные обязательства и платежи — довольные налоговые инспекторы и хорошие отношения с клиентами и прочими контрагентами;

• планомерное и спокойное выполнение бюджета — всегда довольные сотрудники, которые вовремя получают зарплату и премии;

• дополнительный доход от размещения свободных средств — тут хорошо всем внутри компании: есть деньги на дивиденды или развитие бизнеса, премии сотрудникам или корпоративные мероприятия.

Впрочем, определенные минусы у этого инструмента тоже имеются. Можно выделить следующие недостатки платежного календаря для бизнеса:

• формировать и вести этот план придется постоянно — не получится составить его раз и навсегда;

• для крупных предприятий или организаций с большим количеством контрактов будет сложно вести платежный календарь вручную, придется его автоматизировать с помощью специальных сервисов — а это дополнительные расходы.

Но плюсы, которые организация получает от ведения этого документа, стоят небольших трудностей, решаемых при запуске.

Поэтапное планирование платежного календаря

Универсального алгоритма в заполнении граф платежного календаря не существует, однако формирование документа невозможно без четкого плана. В первую очередь, определитесь с основными параметрами:

1. форма календаря;

2. источники для его заполнения;

3. периодичность составления.

Также нужно будет назначить лицо, ответственное за ведение платежного календаря. После чего можно браться за составление самого документа.

Далее мы дадим пошаговую инструкцию формирования платежного календаря.

Шаг 1. Определение формы 

Календарь должен включать в себя:

• статьи доходов и расходов (поступления от клиентов, хозяйственные расходы, зарплата, оплата подрядчиков, оплата внешних сервисов и т.д.);

• проект, в рамках которого поступают доходы или перечисляется оплата;

• даты и суммы поступлений и списаний денежных средств;

• комментарии (при необходимости).

Для удобства работы можно использовать дополнительные параметры: например, выделять особо важных поставщиков или разносить информацию по отдельным производственным участкам.

Шаг 2. Анализ доходов и расходов

Для этого нужно привлечь руководителей отделов, которые связаны с финансовыми операциями:

• бухгалтерию;

• отдел продаж;

• маркетинговую службу;

• административно-хозяйственный отдел;

• службу материально-технического обеспечения.

Этот список может меняться и дополняться в зависимости от специфики и размеров организации.

Шаг 3. Утверждение сроков заполнения документа 

Платежный календарь обычно составляют на месяц в разрезе дней, поскольку практически все платежи привязаны к конкретным датам. Нужно определиться, во сколько вы будете снимать данные об остатке на счете в течение дня. 

Шаг 4. Разработка регламента использования платежного календаря 

В нем нужно отразить следующие данные:

• как вести платежный календаря (как и когда собирать данные, какие комментарии нужно вносить);

• в каких случаях и как часто нужно корректировать информацию;

• кто должен контролировать и согласовывать данные.

Производственный календарь и проблемы кассовых разрывов

На счету организации должно быть достаточно средств для исполнения финансовых обязательств на конкретную дату, иначе может возникнуть кассовый разрыв. Даже прибыльный бизнес периодически сталкивается с этим явлением.

Кассовый разрыв — это временная нехватка денежных средств для исполнения обязательных платежей.

Чаще всего на практике это выглядит так:

1. Сроки платежей наступили раньше, чем поступила оплата от заказчиков.

2. Соответственно, на счете оказалось недостаточно средств для проведения необходимых оплат.

3. Из-за этого возник кассовый разрыв.

Можно по-разному решать эту проблему: просить поставщика об отсрочке платежа или брать срочный кредит, договариваться с вашими должниками о более ранней оплате и т.д. Главное — платежный календарь позволит заблаговременно подготовиться и не остаться с пустыми карманами, а при регулярном его ведении и плановом подходе — избежать кассовых разрывов вовсе.

Пример. Индивидуальный предприниматель А.А. Краснов решил вести платежный календарь и заполнил предполагаемые данные за предстоящую неделю.

Из таблицы видно, что 03.02 и 04.02 возможен кассовый разрыв — остаток на счете не позволит вовремя выплатить зарплату или оплатить работу подрядчика. Соответственно, с этим нужно что-то решить. 

Варианты:

1. Задержать заработную плату. По закону за задержку зарплаты придется платить пени, поэтому такой вариант нам не выгоден. 

2. Отложить текущие расходы. Если это необязательные траты (например, закупка канцелярии впрок), то можно перенести их на 1-2 недели.

3. Договориться с подрядчиком о разбивке платежа. Если подрядчик будет не против, то можно выплатить 30% в качестве аванса и оставшиеся 70% — в следующем расчетном периоде.

4. Договориться с клиентами об авансе. Наиболее лояльных клиентов можно попросить об авансовом платеже, чтобы увеличить сумму поступлений на счет.

5. Договориться с подрядчиком о переносе оплаты. Если вы работаете с подрядчиком не один год, можно попросить перенести оплату счетов на несколько дней позже.

Эти действия помогут закрыть кассовый разрыв. Обновив таблицу, ИП Краснов увидит следующие данные (измененные графы выделили цветом).

Таким образом, кассовые разрывы закрыты, и на счете остаются свободные деньги на текущие расходы, которыми можно воспользоваться на следующей неделе.

Платежный календарь и бюджет движения денежных средств: сравнительный анализ

Оба документа — об одном и том же. По сути они оба представляют собой финансовый план компании. Но в них хватает и различий.

Период планирования и частота формирования

Бюджет движения денежных средств (БДДС) формируется, как правило, на год, с разбивкой на кварталы, месяцы и, в редких случаях, на декады или недели. Более подробное составление такого документа не практикуется. Цель БДДС: задать общий вектор движения финансовых потоков, а цель платежного календаря: следить за текущими финансовыми операциями и оперативно вносить изменения в планы, чтобы не допустить кассового разрыва.

Простейший БДДС с указанием основных статей доходов и расходов. Для более подробного планирования можно разбить каждую графу поступлений денежных средств на отдельные пункты, а также составить помесячный план. Цифры берутся из аналитики по прошлым периодам и впоследствии могут измениться. 

Платежный календарь составляется на один месяц с разбивкой по дням и конкретным суммам поступлений и платежей. Цель ведения календаря — не остаться с нулем на счете и ворохом неоплаченных счетов на руках.

Платежный календарь отмечает планируемые доходы и расходы на неделю, а также фиксирует предполагаемый остаток на счете в начале и в конце рабочего дня. 

Детализация 

БДДС — стратегический документ, а платежный календарь отвечает за тактику. Составители БДДС мыслят категориями миллионных контрактов и больших групп контрагентов, а платежный календарь составляют до каждого рубля и каждой сделки.

В БДДС отражают «перезаключение годовых контрактов, приход первых траншей» на 25 млн рублей и ставят дату окончания первого квартала, а в платежном календаре — «поступление от ООО «РТ-Русь» на 148 000 ₽ 24.01.2024 в счет договора 25.01-РК от 11.01.2024».

В БДДС отражают «налоги на ЗП» на 1,2 млн рублей в январе. В платежном календаре: «26.01.2024 перечисление страховых взносов 1 203 805,23 ₽ в ИФНС».

Источники данных

Цифры в БДДС вносит финансовый директор или команда топ-менеджеров, которая исполняет функции финдира. Платежный календарь — рабочий документ ответственного за ведение (часто это тоже финдир или главбух) и подразделений, обеспечивающих поступления — менеджеров, телемаркетологов. В платежном календаре фигурируют доходы и затраты всех подразделений в разбивке по конкретным документам с конкретными датами их исполнения. Основной источник этих данных — бухгалтерия.

Внесение корректировок

БДДС крайне редко корректируют, кроме случаев действительно важных отклонений, которые нарушают всю картину, составленную на основании прогнозов. Например, прогноз поступлений не сбылся и в течение первого квартала пришло вполовину меньше денег. Если при составлении БДДС такой риск не был учтен, документ придется переделать.

Платежный календарь корректируется по факту. Не пришли запланированные деньги по договору — приходится сдвигать и платежи, которые были запланированы из этих средств. 

Вносить изменения могут только уполномоченные лица, а утверждать их — лицо, ответственное за ведение платежного календаря, как прописано в регламенте.

Как составить платежный календарь в Excel

Небольшие ООО или ИП, как правило, ведут платежный календарь в таблицах Excel. Их функционал позволяет создавать вполне эффективную структуру для отслеживания как источников поступлений и расходов, так и прогнозируемых остатков на конец каждого дня. 

Создать удобный платежный календарь в Excel довольно легко. В столбцах необходимо указать даты — чаще всего подсчет осуществляется по неделям или месяцам с разбивкой по дням. В строках — статьи расходов, названия контрагентов и номера договоров. 

Заполнение возможно несколькими способами:

• Вручную — в начале недели все данные вносятся в таблицу и корректируются по ходу (если это необходимо). В строку с итогами вносится формула для подсчета суммы. 

• С помощью реестра платежей. Ниже рассмотрим, как это сделать.

Создаем новый файл — это будет реестр платежей. В реестре указываем списком каждую денежную операцию с указанием контрагента, даты и суммы.

Затем с помощью функции «Сводная таблица» формируем непосредственно платежный календарь. После этого нужно настроить, какая информация будет отображаться в столбцах, а какая — в строках. Выбираем «Столбцы» для даты, «Строки» для вида операции, контрагента, названия операции и «Значения» для суммы.

В результате получится удобная таблица, где денежные операции будут разбиты по доходам и расходам, а также можно будет посмотреть общее количество списаний и поступлений за день и за неделю. Но есть один минус — сводная таблица не сможет автоматически посчитать сальдо вашего счета с учетом остатка (положительного или отрицательного), это нужно делать вручную. Впрочем, с имеющимися данными это совсем не сложно.

Примеры заполнения и ведения платежного календаря в Excel и Google Sheets

Так может выглядеть реестр. 

А так — сформированная из него сводная таблица.

Скачать готовые шаблоны платежного календаря Excel и Google Sheets 

Если вы не хотите тратить время на создание собственного платежного календаря, можно скачать готовые шаблоны, которые будут открываться в Google Таблицах и Excel. Чтобы работать с шаблонами, скопируйте их себе на Google Диск.

Первый шаблон предназначен для малого бизнеса. Вот как с ним работать:

1. Проставьте даты, начиная с ячейки C1.

2. Внесите сумму остатка на счете (выделенная цветом ячейка).

3. Запишите в соответствующие строки планируемые доходы и расходы. По мере появления новых статей заносите их в таблицу. Сейчас в таблице указано несколько примеров.

4. Отметьте в соответствующих столбцах с датами суммы доходов и расходов. Пишите суммы цифрами, без пробелов — они автоматически будут приведены в нужный формат.

5. Таблица автоматически посчитает сумму доходов и расходов, сальдо на текущий день и остаток на счете.

Скачать шаблон можно здесь. 

Второй шаблон подойдет крупному бизнесу, где за доходами и расходами следят разные отделы. Шаблон состоит из трех листов:

1. В реестре укажите названия всех статей доходов и расходов — они сформируют выпадающие списки в следующих листах. Сейчас там даны несколько названий для примера.

2. В листе «Даты» напишите, когда планируются платежи. Затем выберите из выпадающего списка регулярность платежей, название статьи доходов / расходов и сумму. При необходимости добавьте комментарий. Столбец B заполнять не нужно.

3. В календаре укажите даты начала и окончания периода и сумму на счете на момент начала отсчета. В разделах «Поступления» и «Платежи» выберите из выпадающего списка названия статей доходов / расходов, суммы появятся автоматически.

Таким шаблоном удобно пользоваться, если у вас несколько ответственных за бюджет лиц. Каждый сможет вносить в «Даты» планируемые даты платежей по своей зоне ответственности и оставлять комментарии, а все финансовые изменения будут отражаться в таблице.

Скачать шаблон можно здесь. 

В случаях, когда рабочие процессы становятся намного сложнее, например, при сильной диверсификации бизнеса, пользоваться Excel с ручным заполнением уже нерационально. Тогда стоит задуматься о внедрении программного обеспечения, которое позволит автоматизировать работу и избежать ошибок.

Наиболее популярное ПО, используемое сейчас в России, построено на платформе 1С. Это следующие продукты:

• «1С:ERP Управление предприятием»;

• «1С:Управление холдингом 8»;

• «1С:ERP. Управление холдингом» (гибрид с функционалом двух предыдущих решений);

• «БИТ.финанс» (Стандарт / ПРОФ / Холдинг / Управленческий учет / МСФО).

Для малого и среднего бизнеса также можем посоветовать «1С: Управление нашей фирмой».

Перспективы развития систем платежных календарей 

Основные векторы развития систем платежных календарей — это повышение уровня автоматизации и интеграция с другими финансовыми сервисами.

Во-первых, активно развиваются возможности автоматического импорта данных о платежах из банков, онлайн-кошельков, счетов за услуги. Это избавляет от рутинного ручного внесения информации о предстоящих тратах.

Во-вторых, растет интеграция платежных календарей с сервисами автоматических переводов для оплаты счетов. Используя такую систему, можно настроить автоплатежи по расписанию, не заботясь о периодических оплатах вручную.

Кроме того, активно применяются технологии искусственного интеллекта для анализа расходов и более точного планирования будущего бюджета на основе данных из предыдущих периодов.

В целом, дальнейшее развитие платежных календарей идет по пути максимального упрощения контроля финансов за счет автоматизации рутинных операций.

Используйте этот эффективный инструмент, рационально управляйте денежными потоками предприятия и вовремя реагируйте на неизбежно возникающие в процессе работы вопросы платежей.