Платежный календарь: как составить и грамотно вести планирование бюджетов компании

 5 минут на чтение

Чтобы избежать кассовых разрывов, используйте платежный календарь. Этот простой инструмент управленческого учета покажет, достаточно ли у вас средств для всех обязательных расходов, поможет составить график перечислений при запуске новых проектов и не остаться с нулем на счете.

Ведение платежного календаря (ПК) поможет вашему бизнесу, особенно в период кризиса. Рассказываем, что собой представляет ПК и как он помогает избавиться от финансовых ям.

Содержание

1. Основные функции ПК и для чего он предпринимателю
2. Преимущества и недостатки ПК для бизнеса
3. Поэтапное планирование платежного календаря
4. ПК и проблемы кассовых разрывов
5. ПК и бюджет движения денежных средств: сравнительный анализ
6. Примеры заполнения и ведения ПК
7. Пример составления платежного календаря

Основные функции ПК и для чего он предпринимателю

Платежный календарь — инструмент оперативного управления, представляющий собой краткосрочный финансовый план. Благодаря ему можно оперативно распланировать доходы и расходы предприятия, эффективно управляя ими. Главное преимущество ПК для бизнеса — контроль за платежеспособностью компании и борьба с кассовыми разрывами.

Стоит понимать, что ведение ПК не должно быть самоцелью. Уплата налогов, заработная плата сотрудников, расчеты с контрагентами, оплата коммуналки и аренды — вот лишь некоторые из задач, ежедневно возникающих перед владельцем бизнеса. Платежный календарь помогает свести их все в единую стройную картину, которая позволит предприятию спокойно и планомерно работать.

Составление такого документа позволяет владельцу компании:

• планировать платежи;
• прогнозировать поступления денежных средств на расчетный счет;
• рассчитывать сроки, на которые можно безболезненно сдвинуть платежи;
• работать с дебиторской и кредиторской задолженностью;
• эффективно управлять свободными денежными средствами.

Преимущества и недостатки ПК для бизнеса

Планирование в целом и использование платежного календаря в частности дает бизнесу ряд ощутимых преимуществ. Среди них:

• предотвращение кассовых разрывов — благодаря плану всегда можно спрогнозировать ситуацию и избежать обнуления счета;
• вовремя исполненные обязательства и платежи;
• планомерное и спокойное выполнение бюджета;
• дополнительный доход от размещения свободных средств.

Впрочем, определенные минусы у этого инструмента тоже имеются. Можно выделить следующие недостатки платежного календаря для бизнеса:

• формировать и вести этот план придется постоянно — не получится обойтись разовым составлением;
• для крупных предприятий или, например, организаций с большим количеством контрактов неминуемо возникнет необходимость в автоматизации платежного календаря, а это дополнительные расходы.

Совокупный положительный результат, который организация получает от ведения этого документа, стоит небольших проблем, решаемых при запуске.

Поэтапное планирование платежного календаря

Какого-то универсального алгоритма в этом вопросе не существует, однако формирование платежного календаря невозможно без четкого плана. В первую очередь, необходимо определиться с ответами на главные вопросы:

1. форма календаря;
2. источники для его заполнения;
3. периодичность внесения корректировок.

Разумеется, нужно будет назначить лицо, ответственное за ведение ПК. После чего можно браться за составление платежного календаря.

Для пошагового формирования этого документа потребуется сделать следующее:

1. Определиться с формой, которая должна включать в себя

• статьи доходов и расходов;
• проект, в рамках которого поступают доходы или перечисляется оплата;
• даты поступлений и списаний денежных средств, суммы;
• комментарии при необходимости.

Перечень может дополняться рядом других атрибутов: от выделения особо важных поставщиков до разнесения по производственным участкам крупного предприятия.

2. Проанализировать всю необходимую информацию по поступлениям и расходам бизнеса. Для этого потребуется привлечь самые разные отделы компании, в соответствии с внутренними регламентами работы, а именно:

• бухгалтерию;
• отдел продаж;
• маркетинговую службу;
• административно-хозяйственный отдел;
• службу материально-технического обеспечения.

Разумеется, этот список тоже может меняться и дополняться в зависимости от специфики и размеров организации.

3. Утвердить срок заполнения документа. ПК обычно составляют на месяц в разрезе дней, поскольку практически все платежи привязаны к конкретным датам

Для крупных предприятий можно добавить еще один шаг — разработку порядка или регламента использования ПК, где среди прочего будут закреплены:

• бизнес-процессы по ведению ПК;
• частота и механизм корректировок;
• лица, осуществляющие контроль и согласование заявок.

Создавать такие документы в небольших организациях обычно нецелесообразно.

ПК и проблемы кассовых разрывов

На счету организации должны быть средства для исполнения текущих обязательств на конкретную дату. В противном случае неминуем риск возникновения кассовых разрывов. Даже самый прибыльный бизнес периодически сталкивается с этим явлением.

Кассовый разрыв представляет собой временную нехватку денежных средств для исполнения обязательных платежей. Чаще всего на практике это выглядит так:

1. Сроки платежей наступают раньше, чем поступает оплата от заказчиков.
2. Средств на счете недостаточно.
3. Возник кассовый разрыв.

В конкретной ситуации можно по-разному решать эту проблему. Просить поставщика об отсрочке платежа или брать срочный кредит, договариваться с другими дебиторами о более ранней оплате и т.д. Главное, платежный календарь позволит заблаговременно подготовиться и не допустить такой ситуации, а при регулярном его ведении и плановом подходе — избежать кассовых разрывов вовсе.

ПК и бюджет движения денежных средств: сравнительный 

Нетрудно заметить сходство этих двух документов, представляющих собой, по сути, финансовый план компании. Тем не менее, различий между ними больше.

Бюджет движения денежных средств (БДДС) — большой финансовый план организации,  в котором отражается движение денежных потоков на определенный временной период.

Чем БДДС отличается от платежного календаря:

Периодом планирования и частотой формирования. БДДС формируется, как правило, на год, с разбивкой на кварталы, месяцы и, в редких случаях, на декады или недели. Более подробное составление такого документа не практикуется. Цель БДДС состоит в задании общего вектора движения финансовых потоков, в отличие от платежного календаря, направленного на их оперативное регулирование.

Детализацией данных. БДДС — обобщенный документ, пусть и разрабатываемый по конкретным направлениям с учетом аналитики. ПК — это конкретика и детализация, от наименований контрагентов до сроков и оснований поступающих и выплачиваемых сумм.

Источниками данных. Цифры для БДДС приходят из двух мест — это расчетные показатели и данные экспертов. Платежный календарь — на сведениях из конкретных документов, от счетов-фактур и накладных до выставленных счетов и договоров.

Внесением корректировок. БДДС крайне редко корректируют, кроме случаев действительно важных отклонений, которые нарушают всю картину, составленную на основании прогнозов. При ведении платежного календаря немаловажную роль играет порядок его корректировок. Вносить изменения могут только уполномоченные лица, а утверждать их — лицо, ответственное за ведение ПК, как прописано в регламенте.

Приоритетами платежей. БДДС определяет общие суммы поквартально или помесячно, в том время как платежный календарь детализирует их по приоритетам и датам. 

Примеры заполнения и ведения 

Небольшие ООО или ИП, как правило, ведут платежный календарь в таблицах Excel. Их функционал позволяет создавать вполне эффективную структуру для отслеживания как источников поступлений и расходов, так и прогнозируемых остатков на конец каждого дня. 

В случаях, когда рабочие процессы становятся намного сложнее, например, при диверсификации бизнеса, пользоваться Excel с ручным заполнением  уже нерационально. Тогда стоит задуматься о внедрении программного обеспечения, которое позволит автоматизировать работу и избежать ошибок.

Наиболее популярное ПО, используемое сейчас в России, построено на платформе 1С. Это следующие продукты:

• «1С:ERP Управление предприятием»;
• «1С:Управление холдингом 8»;
• «1С:ERP. Управление холдингом» (гибрид с функционалом двух предыдущих решений);
• «БИТ.финанс» (Стандарт / ПРОФ / Холдинг / Управленческий учет / МСФО).

Пример составления  платежного календаря компании

Чтобы не тратить время на создание ПК с нуля или поиски образцов, посмотреть простейший готовый шаблон можно здесь. Используйте этот эффективный инструмент, рационально управляйте денежными потоками предприятия и вовремя реагируйте на неизбежно возникающие в процессе работы вопросы платежей.