Как перейти на ЭДО: пошаговая инструкция перехода на электронный документооборот

Электронный документооборот (ЭДО) уже давно перестал быть модной игрушкой крупных компаний с развитой IT-структурой. Теперь это обязательный атрибут любой «культурной» компании малого и среднего бизнеса. В статье расскажем, как не отстать от прогресса.

С 2020-го года ФНС активно внедряет Концепцию внедрения и развития ЭДО в хозяйственной деятельности. В первом квартале 2023-го года объем передаваемых через ЭДО документов в России вырос на 35%. К концу 2024 года запланирован перевод в цифровой формат большей части кадровых, транспортных и налоговых документов. Вот почему владельцам бизнеса и руководителям компаний стоит уже сейчас разобраться, как правильно перевести организацию на ЭДО.

Оглавление:

1. Преимущества ЭДО
   
2. Виды электронного документооборота
   
3. Обязательно ли организации переходить на электронный документооборот в 2023 году?
• Налоговая отчетность
  
• ЭДО с контрагентами
  
• Маркировка товаров
  
• Прослеживаемость
  
• Госзакупки
  
4. Как перейти на ЭДО с контрагентами в 2023 году
   
5. Какая ЭЦП нужна для бизнеса и как ее получить
   
6. Выбор оператора при переходе на ЭДО
   
7. Интеграция ЭДО с учетной системой вашего бизнеса
   
8. Политика государства в отношении ЭДО
   

Преимущества ЭДО

Отметим важнейшие преимущества перехода на ЭДО для бизнеса:

1. Исключение дублирования ввода документов.
2. Упорядочение документооборота внутри компании и с контрагентами.
3. Удешевление документооборота.
4. Повышение оперативности обмена документами.
5. Упрощение процессов согласования и подписания документов.
6. Соблюдение требований законодательства — ниже мы подробно расскажем про обязательность перехода на ЭДО для отраслей и отдельных бизнесов.

Предложение контрагенту обмениваться документами по ЭДО — вопрос престижа. На третьем десятке двадцать первого века просто стыдно отправлять договоры в конвертах и заставлять бизнес-партнера тратить время и деньги на почтовые услуги, клянчить возвратники.

Виды электронного документооборота

Чаще всего ЭДО подразделяют на три крупных сегмента:

1. внешний, рассчитанный на обмен документами с контрагентами;
2. внутренний, регулирующий документооборот в самой организации;
3. ЭДО с государственными структурами — передача информации в ведомства и службы, от Социального фонда до налоговой.

Существует градация и по виду передаваемых документов, а именно:

• бухгалтерский;
• кадровый
• складской и т.д.

Иногда выделяют ЭДО по отраслевым видам деятельности.

Обязательно ли организации переходить на электронный документооборот в 2023 году?

Вот пять причин для перехода на электронный документооборот в ближайшее время:

1. Выполнить требования закона. Государство продолжит активное внедрение цифровизации, заявленное ранее. Снижение темпов явно не планируется. Всё большее количество сфер бизнеса обязывают перейти на ЭДО в рамках различных программ.
2. Сэкономить на бумаге, картриджах и почтовых услугах.
3. Ускорить документооборот с контрагентами.
4. Повысить эффективность бизнес-процессов компании.
5. Обеспечить безопасность документов организации за счёт организации электронного архива.

Можно долго рассуждать, нужен ли электронный документооборот вашей компании, пока он не стал обязательным. Можно ждать до последнего момента, чтобы в авральном режиме оформлять ЭЦП и обучать сотрудников. 

Но лучше сделать переход на ЭДО планомерным — разработать порядок внедрения, не спеша оформить необходимые документы, дав работникам время на обучение и спокойно отладить бизнес-процессы. Тем более, что плюсы цифровизации для бизнеса вполне стоят усилий, затраченных на переход.

Самый важный вопрос для руководителей компаний и предпринимателей — какие организации должны перейти на электронный документооборот? С каждым годом количество субъектов, обязанных его вести, увеличивается, хотя поначалу это было делом сугубо добровольным. Использование ЭДО обязательно как для ряда конкретных документов, так и для определенных отраслей экономики.

Налоговая отчетность

Бухгалтерия уже давно перешла на новый порядок работы. 

Кто обязан подавать электронно:

• Налоговые декларации — обязаны подавать юридические лица и ИП со среднесписочной численностью более 100 человек (если ровно 100, то не обязательно), правило действует с 2021 года. А также компании с оборотом более 10 млрд.руб. И еще крупнейшие налогоплательщики.
• Бухгалтерская отчетность (баланс, отчет о прибылях и убытках и пр) — сдается только электронно, начиная с 2019 года. Напомним, бухотчетность подают все юридические лица, независимо от системы налогообложения.
• Отчетность по страховым взносам РСВ, ЕСФ-1 СЗВ-стаж и др — в электронном виде подают компании и ИП со среднесписочной численностью персонала свыше 10 человек. 
• Декларации по НДС плательщики и налоговые агенты обязаны подавать электронно всегда. Если же предприятие не является плательщиком или агентом, но выставляет счета-фактуры с указанием НДС, оно тоже обязано отчитываться в электронной форме (ч. 5 ст. 174 НК РФ).
• Отчет по форме 6-НДФЛ — компании, которые выплатили доход по трудовым или договорам ГПХ 10 и более физическим лицам (ч. 2 ст. 230 НК РФ).
• Отчеты в Росстат — только электронно, начиная с 2022 года. Распространяется на всех: и на малые предприятия, и на ИП, и на тех, кто попал в выборку.

Для вновь созданных и реорганизованных компаний действуют те же правила.

Исключения составляют:

• организации оборонного заказа, работающие с государственной тайной и иными секретными данными (сдают на бумаге);
• главы крестьянских (фермерских) хозяйств могу не сдавать отчет по страховым взносам электронно независимо от количества участников КФХ (п. 3 ст. 432 НК РФ).

ЭДО с контрагентами

Договоры, накладные, акты выполненных работ и оказанных услуг, счета на оплату и счета-фактуры, дополнительные соглашения — какие только документы не ходят между бизнес-партнерами в рамках заключения сделок и их исполнения. С помощью ЭДО документооборот становится проще и быстрее, а сомнения в подлинности подписей и печатей отваливаются сами собой. Более того, полностью исчезает проблема как бы потерянных и реально потерянных документов — если у оператора ЭДО есть отметка о получении, то контрагент уже не отвертится от того, что он документ получил.

Документы по ЭДО пересылаются не абы как. Их формат строго регламентирован. Например, содержимое электронного счета-фактуры описано Приказом ФНС от 19.12.2018 № MMB-7-15/820@. Другие документы фигурируют в других приказах. 

Отдельные форматы есть еще для:

• Акта приёмки-сдачи работ (услуг);
• Корректировочного счета-фактуры;
• Товарной накладной;
• Универсального передаточного документа (это такой контейнер, в который можно упаковать практически любой документ);
• Универсального корректировочного документа.

Маркировка товаров

Обязаны перейти на на электронный документооборот по маркировке товаров организации и предприятия, выпускающие:

• продукцию легкой и обувной промышленности;
• молочную продукцию;
• бутылированную воду;
• изделия из табака;
• лекарственные средства;
• парфюмерию;
• меховую продукцию;
• фототехнику;
• автомобильные шины.

Ряд экспертов прогнозирует в ближайшем будущем полный переход к маркировке всех товаров потребления, включая импортируемые.

Прослеживаемость

В 2021-м году для контроля за перемещением товаров и борьбой с серым импортом введена Национальная система прослеживаемости (НСП). Причем обязанность проведения всех своих операций через ЭДО возложена не только на всех ее участников, но и на импортеров.

Госзакупки

Все участники госзакупок обмениваются документацией через Единую информационную систему. Эта обязанность введена с  1 января 2022-го года.

Как перейти на ЭДО с контрагентами в 2023 году

Самая непростая, но и самая важная часть перехода на ЭДО — электронный документооборот с контрагентами. Такая оптимизация позволит намного быстрее вносить документы в учетные системы, избежать потерь бумажных документов и упростит работу  бухгалтерии.

С чего начинать переход от бумажного к электронному документообороту с контрагентами? Как и в любом другом случае — с анализа ситуации и составления плана. Алгоритм будет выглядеть так:

1. Выбрать и назначить сотрудников, которые создают, согласовывают и подписывают документы.
2. Составить перечень документов, которые будут оформляться в цифровом формате.
3. Определиться, как именно будет происходить работа — в онлайн-версии, в интеграции с учетной системой или в приложении для компьютера.
4. Выбрать оператора ЭДО.
5. Получить ЭЦП для работников, имеющих право подписи.
6. Постепенно перевести контрагентов  на ЭДО.

Перечисленные этапы перехода на ЭДО универсальны и применимы для любой организации, независимо от вида деятельности.

 
Как перейти на ЭДО с контрагентами — пожалуй, один из основных вопросов, волнующих владельца каждой компании.  Алгоритм несложен, важно лишь подготовить уведомление о новом формате взаимодействия.

Каких-то специальных регламентов законодательством по этому вопросу не предусмотрено, поэтому достаточно будет получить предварительное согласие партнеров и заключить соглашение, желательно в письменном виде. Форма может быть произвольной. Главное, в нем необходимо отразить:

• сам факт перехода на электронный документооборот;
• список документов, которые будут направляться в электронном виде;
• нормативные акты, в соответствии с которыми планируется ведение ЭДО;
• наименование выбранного компанией оператора.

Если контрагент выберет того же оператора, к работе можно будет приступить практически без перерыва. Как правило, операторы на своих порталах предоставляют образцы подобных соглашений, которые нужно лишь скачать и заполнить.

Какая ЭЦП нужна для бизнеса и как ее получить

Мероприятия по переходу на электронный документооборот включают в себя получение электронной цифровой подписи для уполномоченных сотрудников. С января 2022 года ее выдают только в налоговой службе или удостоверяющих центрах. Перечень последних есть на сайте Минцифры России. К заявке на получение ЭЦП следует приложить:

• паспорт;
• СНИЛС;
• указать ИНН;
• сертифицированный носитель — USB токен.

Есть три вида электронной подписи:

1. Простая, которая подтверждает определенные действия, например, через смс-код или логин и пароль, введенные пользователем в системе. Она не придает документам юридической силы без дополнительных соглашений.
2. Усиленная неквалифицированная (НЭП) — создается при помощи криптографических программ, позволяет подтвердить личность подписанта, а также отследить изменения в документе, внесённые после подписания. Также требует дополнительных соглашений для придания документам юридической силы.
3. Усиленная квалифицированная (КЭП) — обладает всеми свойствами НЭП, а также по умолчанию наделяет подписанный документ юридической силой.  Без нее не обойтись при ведении внешнего ЭДО, подписании ряда кадровых документов и некоторых других.

Таким образом, для совершения большинства действий преимущество имеет квалифицированная электронная подпись. Ее выдает удостоверяющий центр сроком на 1 год, по истечении которого требуется перевыпуск КЭП.

Выбор оператора при переходе на ЭДО

Оператор ЭДО — организация, предоставляющая каналы связи для быстрого и безопасного обмена документацией. Аккредитацией таких организаций занимается ФНС, на сайте которой всегда можно посмотреть актуальный перечень операторов. 

На что обязательно стоит обратить внимание при выборе оператора ЭДО:

• Тарифы. Не всегда самый низкий тариф внутри системы — благо.  Лучше собрать статистику и проанализировать совокупную стоимость пользования за месяц или квартал, учитывая при этом то, что у контрагентов могут быть другие операторы ЭДО.
• Безопасность данных — обратите внимание на место и время хранения документации, как предоставляется доступ к данным архива при расторжении договора.
• Возможность интеграции с конкретной учетной системой, применяемой в компании — у малого и среднего бизнеса это, чаще всего, 1С:Предприятие.
• Простота — насколько удобен и понятен интерфейс программы для специалистов, которые будут ежедневно ею пользоваться.
• Техподдержка — есть ли в договоре прописанный уровень обслуживания (SLA), каково время реакции на инциденты.
• Роуминг и его стоимость — этот критерий особенно важен для случаев, когда контрагенты пользуются другими сервисами.
• Возможность использования для обмена с налоговой.

Перечислим пять крупнейших игроков на рынке обмена обычными документами — договоры, акты, накладные:

Продукт	Вендор	Интеграция с 1с	Отправка в ФНС	Роуминг	Маркировка
Контур.Диадок Контур.Экстерн	АО ПФ СКБ Контур	+	+	+	+
СБИС	ООО Компания Тензор	+	+	+	+
Астрал.ЭДО, 1C:ЭДО, 1С:Отчетность	ООО Калуга Астрал	+	+	+	+
TAXCOM	ООО «Такском»	+	+	+	+
СберКорус	Сбер	+	+	+	+

Обратите внимание: 1С:ЭДО разработан и поддерживается Калугой-Астрал. Как и другой продукт, 1С:Отчетность, который позволяет отправлять в ФНС налоговые и бухгалтерские формы.

У любого вендора отчетность и ЭДО — это разные сервисы. Например, у Контура это Контур.Экстерн и Контур.Диадок соответственно. У СБИС и прочих аналогично. 

Предприятие может сдавать отчетность в Контур.Экстерн, потому что бухгалтерия так привыкла и там всё хорошо. А ЭДО организовать на СБИС, потому что крупнейшие контрагенты компании, с которыми идет самый иинтенсивный обмен документами, тоже используют СБИС и так получается проще и дешевле.

Большинство операторов ЭДО, которые не попали в таблицу, имеют онлайн-версии, поддерживают интеграции с востребованными учетными системами и предоставляют роуминг с другими операторами. 

Индивидуальная ЭЦП каждому сотруднику нужна только одна, ей можно подписывать любые электронные документы в любых ЭДО.

Интеграция ЭДО с учетной системой вашего бизнеса

Переход на электронный документооборот пройдет намного проще, если вы заранее продумаете вопрос интеграции ЭДО со своей учетной системой. 

Так, например, некоторые системы берут дополнительные деньги за интеграцию с программой 1С, а иногда и очень большие. 

Придется вручную выгружать документы из 1С и загружать в Контур. А документы, пришедшие в Диадок, вручную вносить в 1С — двойная работа. Интеграция Диадок и 1С с помощью модуля интеграции на момент написания статьи стоит около 15 000 ₽ в год и не работает с системой 1С.Фреш.

Настройка интеграции позволит ощутимо облегчить дальнейшую работу. Сотрудники смогут выполнять операции в привычном интерфейсе, не выходя из рабочей программы, и благодаря автоматизации повысится скорость передачи документов.

Политика государства в отношении ЭДО

Какую цель ставит государство, внедряя цифровую отчетность и делопроизводство:

• сокращение расходов на бумагу и времени обмена документами ведомствами и структурами;
• увеличение налоговых поступлений и, как следствие, пополнение бюджета;
• повышение эффективности налогового контроля.

***

Бумажный документооборот постепенно уходит в прошлое, как отошли счеты и пишущие машинки. Внедрять или не внедрять ЭДО — так вопрос уже не стоит. Вопрос: когда переходить на ЭДО? 

Удивительно, но переход на ЭДО — одна из немногих кампаний, в которых интересы государства и бизнеса совпадают. Прозрачность, оперативность, достоверность, сохранность, экономия — вот  несомненные преимущества ЭДО, которые подталкивают к переходу.