Что такое должная осмотрительность при выборе контрагента и как ее проявить в 2023 г. | Профдело

Как проявить должную осмотрительность в 2023 году: пошаговый алгоритм

Рассказываем, как документально подтвердить, что вы эту самую должную осмотрительность таки проявили, чтобы у инспекторов ФНС не было и тени подозрения относительно ваших налоговых вычетов и расходов.
  1. Главная
  2. Блог
  3. Как проявить должную осмотрительность в 2023 году: пошаговый алгоритм

Как проявить должную осмотрительность в 2023 году: пошаговый алгоритм

25.01.2022

25 января 2022
1109

Налоговая считает, что если предприниматель не проверил поставщика и случайно поработал с фирмой-однодневкой, то он не проявил должную осмотрительность и это его проблемы. Схема проста: однодневка не отвечает на запрос ФНС при камеральной проверке, предприниматель не получает положенных налоговых выгод — а значит, переплачивает НДС и/или налог на прибыль. 

Рассказываем, как документально подтвердить, что вы эту самую должную осмотрительность таки проявили, чтобы у инспекторов ФНС не было и тени подозрения относительно ваших налоговых вычетов и расходов.

Актуально на 26.06.2023

Оглавление:

  1. Что такое должная осмотрительность при выборе поставщика и зачем ее проявлять
  2. Признаки «технического партнера» или недобросовестного контрагента
  3. Где проверить контрагента
  4. Как доказать проявление должной осмотрительности
  5. Алгоритм проверки контрагента в 2023 году от Профдело
  6. Что грозит компании, показавшей налоговую выгоду от недобросовестного контрагента
  7. Практика судебных решений
  8. Выводы

Что такое должная осмотрительность при выборе поставщика и зачем ее проявлять

Предприятия на основной системе налогообложения (ОСНО) или упрощенной системе налогообложения (УСН) по схеме «доходы-расходы» платят налоги не со всей выручки. Они имеют право вычесть расходы, вычесть «входящий НДС» — то есть, воспользоваться налоговой выгодой.

Три признака «кошерного» партнера:
— он реально существует;
— он ведет деятельность;
— он выполнил условия сделки — поставил товар или ресурсы, оказал услуги, выполнил работы.

Представим ситуацию: вы работали с поставщиком, он отгружал вам товар, оказывал услуги, осуществлял работы, выдавал закрывающие документы — всё тип-топ. Но при камеральной проверке не ответил на запрос налоговой, не подтвердил факты отгрузки/услуг/работ. Инспекция обязательно заподозрит вас в махинациях — использовании «технического поставщика» с целью списать несуществующие расходы. В этой ситуации вам придется доказывать, что вы проверяли своего партнера внимательно, проявили должную осмотрительность.

С марта 2021 года действуют новые стандарты. ФНС в своем письме разъяснила нюансы применения статьи 54.1 НК РФ и проверок предприятий-партнеров.

Проверка — это сбор и анализ информации о предприятии-партнере. Цель – убедиться, что вы подписали контракт с добросовестной организацией, ведущей реальную деятельность. А значит, сделка не будет для вас рискованной и не повлечет негативных последствий. 

Признаки «технического партнера» или недобросовестного контрагента

«Техническими контрагентами» называют фирмы, которые не ведут фактическую деятельность. Фискальная служба регулярно публикует письма, в которых рассказывает  о признаках недобросовестных ИП и ООО.

Письма составляют заумным канцелярским языком, из-за которого предпринимателям сложно вникнуть в суть. Поэтому мы подготовили список основных признаков технических или недобросовестных , которые надо учесть при выборе.

Критерии, по которым контрагент может быть признан недобросовестным:

  • невозможно получить информацию про офисы, магазины, склады и производство;
  • компания зарегистрирована по адресу массовой регистрации;
  • у директора в управлении несколько организаций, учредители входят в состав 10 и более обществ;
  • плохая репутация: ругательные публикации, отрицательные отзывы, регулярные судебные разбирательства;
  • нет официального сайта, страниц в социальных сетях, объявлений в поисковых системах;
  • существует задолженность перед бюджетом;
  • список кодов ОКВЭД  не совпадает со сферой, в которой работает субъект;
  • нет ресурсов, персонала, оборудования, помещения и других активов для выполнения заказа.

При заключении договоров осторожно относитесь к организациям и предпринимателям, которые соответствуют нескольким признакам из перечисленных. Наличие одного из признаков еще не говорит о недобросовестности. Например, у бизнеса старой закалки может не быть сайта и социальных сетей. Тогда проведите дополнительную проверку поставщика: попросите посетить производство или лично пообщаться с директором.

Как проявить должную осмотрительность_2.png

Если потенциальный партнер соответствует 3-4 и более признакам из списка, лучше отказаться от такого выбора.

Мы собрали 109 признаков неблагонадежности компании в глазах инспектора. Изучите их обязательно.

Читать статью

Где проверить контрагента

Для первичной проверки перед подписанием договора воспользуйтесь онлайн-сервисами и общедоступными сайтами:

  • «Прозрачный бизнес».
  • Реестр юрлиц и ИП.
  • Единый федеральный реестр сведений о банкротстве.
  • База арбитражных дел.
  • Реестр недобросовестных поставщиков.
  • База ФССП.
  • Реестр лицензий.
  • Онлайн-сервис для бухгалтерии и бизнеса «Контур».
  • Сервис «Контур.Фокус».
  • База  «Главбух Контрагенты».
  • Система «СПАРК»
  • «ЗАЧЕСТНЫЙБИЗНЕС».
  • Сервис Rusprofile.

Подробнее о том, как проверить партнера — с помощью списка сервисов, другими методами — расскажем в статье, которая сейчас готовится к публикации. Следите за анонсами.

Этого списка сервисов хватит для оперативного определения надежности поставщика при выборе и заключении договора — некоторые сервисы выводят рейтинг или степень доверия. Но самый лучший вариант — личная проверка, общение с учредителями и директором. 

Так вы убедитесь в наличии производства, торговых точек и реальной деятельности. И у вас будут доказательства проявления должной осмотрительности при выборе контрагента.

Как доказать проявление должной осмотрительности

Чтобы у инспектора не осталось вопросов, документально фиксируйте проявление должной осмотрительности. Вы вправе сами определять форму,  а мы советуем на всех партнеров собирать досье:

  1. Составьте отчет о проверке в произвольной форме.   
  2. Добавьте заверенные копии писем и других документов, полученные от поставщика.
  3. Распечатайте информацию об организации с сайта ФНС, рекламных сайтов, сайта самого партнера.

Как проявить должную осмотрительность_3.png
 
Нужную папку вы предъявите сотрудникам ФНС как доказательство изучения компании или ИП

Комментарий эксперта
Олег Никаноров
Финансовый директор Профдело, аттестованный аудитор и налоговый консультант, специалист по налоговым рискам при проведении due diligence

Процедуру сбора данных и формирования досье желательно утвердить официально приказом директора компании, чтобы, если возникнут вопросы, предъявить проверяющему утвержденную процедуру и досье, сформированные по ней.

Регулярно проводите работу с досье. Бизнес-среда изменчива. Если вчера ваш деловой партнер был надежным — это не значит, что сегодня он остается добросовестным. 1-2 раза в год повторно проверяйте действующих партнеров хотя бы по минимальному набору признаков. Если обнаружите тревожные моменты, проведите более детальный анализ.

Если вы сможете с документами в руках подтвердить, что проявляли должную осмотрительность, когда выбирали поставщика — это будет гарантией от претензий инспекторов.

Чтобы доказать, что вы сделали все возможное, чтобы самостоятельно проверить поставщика или подрядчика, соберите в досье все документы из этого списка.

Чтобы доказать, что вы сделали все возможное, чтобы самостоятельно проверить поставщика или подрядчика, соберите в досье все документы из этого списка.

Смотреть список

Алгоритм проверки контрагента в 2023 году от Профдело

Чтобы проявить должную осмотрительность, вам необходимо проводить проверку по требованиям ФНС. И не просто бегло просмотреть выписки из ЕГРЮЛ или ЕГРИП, а полноценно изучить потенциального партнера.

Инспекция считает это обязанностью бизнеса. Ее позицию поддерживают суды разных инстанций, ниже в статье мы приведем три судебных дела. Профдело рекомендует не ограничивать деятельность в рамках анализа пятиминутным мониторингом открытых баз, а использовать целую систему.

Этап 1. Проверьте документы

У юридического лица запросите заверенные копии учредительной документации по списку:
  • устав, если используется не типовой номерной;
  • решение о назначении директора.

Этап 2. Убедитесь в реальности организации

Изучите бухгалтерскую отчетность, наличие лицензий (если их требует деятельность), активы и все доступные бумаги, подтверждающие способность партнера выполнить обязательства.

Этап 3. Посмотрите выписку из единых государственных реестров — ЮЛ или ИП

Их можно получить на nalog.ru. Обратите внимание на коды по ОКВЭД — для ИП они обязаны совпадать с фактически осуществляемой деятельностью, для ООО это крайне желательно.

Этап 4.  Проверьте адрес

Использование адреса массовой регистрации — подозрительный признак. Исключение: торговые центры и бизнес-центры, в таких местах может действовать много ИП и ООО. Посетите офис партнера, чтобы убедиться в его физическом существовании. Запросите фактический адрес осуществления деятельности.

Этап 5. Проведите юридический аудит  

Потенциальный поставщик должен отсутствовать в Едином федеральном реестре сведений о банкротстве и базе судебных приставов. Если фирма или предприниматель заявили о банкротстве или имеют открытые производства в ФССП, скорее всего, с выполнением обязательств у них возникнут сложности.

Этап 6. Оцените директора и учредителей 

«Технические контрагенты» отличаются номинальными директорами. Это лица, которые числятся как руководители в целом списке из нескольких несвязанных компаний. Они не выполняют функций, не несут ответственность. У недобросовестных учредителей обычно от 10 и более фирм-прослоек.  

Этап 7. Изучите судебную историю

Проверьте базу Арбитражного суда. Посмотрите, как часто судится поставщик и кем выступает на слушаниях. Если чаще ответчиком — скорее всего, он безответственно подходит к выполнению договорных обязательств.

Подобная система проверки обеспечит проявление должной осмотрительности и защитит от работы с «техническими партнерами».

этапы выбора контрагента

Что грозит компании, показавшей налоговую выгоду от недобросовестного контрагента

А что, если не проверять? Инспекция посчитает вас участником схемы, цель которой – уменьшение налога, и докажет необоснованность полученной налоговой выгоды.

Дальше ФНС действует так в рамках своих полномочий:

  • Сначала предложит убрать спорные суммы из расходов и НДС по ним и доплатить налоги.   
  • В случае если вы не убедите налоговиков в добросовестности вашего поставщика или вообще не ответите на их требование, доначислит налоги сама, а к ним еще пени и подаст на взыскание штрафа за неуплату налога по ст. 122 НК РФ.
    Сумма штрафа – 20% от размера недоимки, а при умышленном уклонении от налогов – 40%. При этом налоговики сделают все, чтобы доказать, что ваши действия были умышленными и оштрафовать на 40%.
  • В случае если вы не ответили на ее требование, дополнительно еще выпишет административный штраф за непредставление сведений для контроля.   
  • Привлечет к уголовной ответственности – если размер недоимки окажется от 13,5 млн ₽ для ООО и от 2,7 млн ₽ для ИП. Недоимку посчитают за последних 3 года.

Пример из личной практики:

У Димы магазин строительных материалов. Он оптом закупает товар у производителей и продает в розницу населению.    

В начале года предприниматель подписал договор и приобрел партию пиломатериалов за 1,5 млн ₽ у местной организации. Перед оплатой товара он посмотрел выписку из ЕГРЮЛ.

В течение года Дима учитывал затраты на пиломатериалы при расчете налога УСН. Выручка — 10 млн, расходы — 9,5 млн. Величина налога: (10 000 000 – 9 500 000) х 15% = 75 000 ₽.

Позже выяснилось, что новый поставщик— вовсе никакой не производитель. Компания получила товар сомнительным образом, реализовала весь объем нескольким клиентам и… пропала. Отчетность не сдана, налоги не уплачены.

Суд признал, что Дима не проявил должную осмотрительность при выборе контрагента: не проверил организацию, не убедился в реальном существовании производителя. Потраченные 1,5 млн не позволили отнести к расходам. Налог пересчитали: (10 000 000 – 8 000 000) х 15% = 300 000 ₽. Дима доплатил в бюджет 225 000 ₽ и штраф 20% – еще 45 000 ₽.

Практика судебных решений

А вы точно сделали все возможное для проверки поставщиков компании? Что скажет суд, если вы проверяли поставщика, но инспекция все равно признала его недобросовестным и требует от вас возмещения налогов? Вот, что об этом говорит судебная практика.

Дело №1: Доказали, что использовали все доступные ресурсы

Компания Альянс заключила договор поставки с фирмой Бригада+.

ФНС проверили Альянс и нашли у Бригады+ признаки формальной уплаты налогов, запросили документы при встречной проверке, но не получили их. При этом контрагент второго звена не отразил выручку и расчеты по товарам. Обвинили Альянс в том, что договор фиктивный и не была проявлена должная осмотрительность.

В суде Альянс доказал, что запросил учредительные документы у Бригады+, проверил репутацию и сведения в ЕГРЮЛ.

Суд не согласился с выводами инспекторов и вынес решение в пользу Альянса, так как он использовал все доступные ему средства – ресурсов и полномочий налоговой у частной фирмы нет и быть не может.

Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 04.03.2021 N 09АП-79500/2020 по делу N А40-195569/2018

Дело №2: Использовать всего 1-2 ресурса – это неосмотрительность

Компания при заключении сделки проверила контрагента всего по 2 параметрам:

  • регистрацию в ЕГРЮЛ,   

  • постановку его на учет в ИФНС.

ФНС посчитала такую проверку недостаточным проявлением осмотрительности. Суд поддержал ФНС и указал, что таких мер недостаточно. Эти данные справочные, так как ими невозможно подтвердить надежность и добросовестность поставщика. Суд указал, что при заключении сделки нужно дополнительно проверить следующий список:

  • наличие ресурсов на выполнение контракта,
  • персонал,   
  • полномочия лиц, подписывающих первичные документы,
  • деловую репутацию поставщика.

А также предоставить переписку по всем этим действиям. Кассация поддержала эти выводы. 

Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 17.06.2021 N Ф06-4722/2021 по делу N А55-18579/2020

Дело №3: Документы, не заверенные контрагентом – не доказательство

Еще в одном судебном разбирательстве ИФНС, обвиняя компанию в отсутствии должной осмотрительности, опиралась на факт: учредительные документы поставщика не заверены подписью руководителя и печатью, а значит, неизвестно, как они попали в компанию.

В судебном разбирательстве компания не смогла подтвердить как и при каких обстоятельствах получила документы, между компаниями не было никакой переписки и других отношений, поэтому суд первой инстанции и апелляционный суд подтвердили обвинения инспекторов и признали налоговую выгоду в результате этой сделки необоснованной. 

Постановление Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 23.09.2021 N 12АП-7623/2021 по делу N А57-633/2021

Выводы

Зафиксируем пять важных постулатов.

  1. Проявление должной осмотрительности при выборе контрагента — обязанность каждого бизнесмена. Если работать с непроверенными подрядчиками, есть риск, что налоговая выгода будет признана необоснованной и вам доначислят немалые суммы.
  2. Система проверки поставщиков обязана быть у любого, даже маленького бизнеса. Налаженная процедура и четкий регламент упростят задачу.
  3. Пользуйтесь доступными сервисами для оперативного получения информации. Не пренебрегайте детальным анализом перед заключением договоров: запросом учредительных документов, фактической проверкой деятельности и другими подходами.
  4. Составляйте досье на контрагентов, чтобы при необходимости документально подтвердить проявление должной осмотрительности и осторожности. Регулярно обновляйте «папки», потому что добропорядочность подрядчиков — изменчивое понятие.
  5. Помните, что не только вы можете проверять. С пониманием относитесь к проявлению должной осмотрительности со стороны вашего партнера. Предоставляйте заверенные копии документов, показывайте производство, склад или магазин. Создайте сайт, ведите страницы в социальных сетях. Сделайте все, чтобы потенциальные поставщики быстро оценивали вашу добросовестность.

Хотите, чтобы у фискального ведомства не возникало вопросов о ваших контрагентах и обоснованности налоговых выгод, которые вы применили? Доверьте бухобслуживание компании экспертам Профдело!

Узнать об услуге





Похожие статьи

Москва, Бутлерова 12
Время работы: пн-пт 10:00-18:30