За что должен отвечать бухгалтер в компании | Профдело

За что должен отвечать бухгалтер

  1. Главная
  2. Блог
  3. За что должен отвечать бухгалтер

За что должен отвечать бухгалтер

30.10.2020

30 октября 2020
6770

Сейчас специалисты научились легко снимать с себя ответственность. Директологи и таргетологи бодро рассказывают, почему не могут отвечать за продажи; сеошники вдогонку сообщают, что не отвечают за лиды; бухгалтеры давно рассказывают, что уменьшение налогов — не их задача. Это, конечно, здорово, но за что тогда эти люди отвечают? Вот моя версия.

Оглавление:

  1. За что должен отвечать бухгалтер
  2. За что бухгалтер не может отвечать и почему
  3. Как обсудить с бухгалтером ответственность

За что должен отвечать бухгалтер

За методологически корректное ведение бухгалтерской базы (обычно 1С)

Почему правильное ведение базы — обязательно. Давайте представим автомобиль: насколько важно водить методологически правильно? При старте включать поворотник, при перестроении тоже включать; пропускать тех, кто выезжает из двора, останавливаться и пропускать пешеходов; не тормозить резко без необходимости, не подрезать. Ответ кажется очевидным — неуравновешенная езда приведёт к ДТП, а ДТП к инвалидности и летальному исходу. Само по себе невключение поворотника не приведет к летальному исходу. Но неумение пользоваться поворотником, а также неумение водить машину — приведет.

Так и в бухгалтерской базе: одна-единственная мелкая оплошность не критична. Но когда нарушений много — ловите сигнал о неумении бухгалтера работать с основным инструментом бухгалтера — программой. Сигнал простой, явный, и обнаружить его легко — достаточно провести экспресс-проверку работы в базе. Ответственность за базу всегда лежит на бухгалтере.

За полноту отражения фактов и событий в программе

Часто слышно от аутсорсеров: «А мне документы не дали. Что дали, то я и провела». С одной стороны, конечно, если не дали, как провести? А с другой стороны — а что ты предприняла для того, чтобы документы у тебя были? На мой взгляд бухгалтер однозначно должен отвечать за то, чтобы информировать клиента о недостающих документах и составлять соответствующий список не реже раза в месяц. А еще бухгалтер способен помочь в поиске — он знает как спросить и что потребовать.

В работе с клиентами Профдело я придерживаюсь «метода светофора». 

  • Сначала «зеленый». Сделайте первый шаг — запросить недостающие документы у клиента. Для этого есть замечательный отчет «список недостающих документов». Серьезные бухкомпании формируют отчет автоматически. Фрилансеры-аутсорсеры, скорее всего, составляют вручную. В списке должна быть информация о том, по каким платежам не хватает документов. И лицо, ответственное за документы, должно их получить и в бухгалтерию предоставить. А что если нет?
  • Включается «желтый» — предупреждение. Если документов всё ещё нет, рекомендую обращаться к непосредственному начальнику (у главбуха — директор, у бухгалтера — главбух), или к генеральному директору заказчика (аутсорсеру, фрилансеру или специалисту бухкомпании) и ставить вопрос ребром. Причем на этом этапе коммуникацию лучше вести письменно, чтобы в будущем иметь доказательства, что ситуацию бухгалтер прорабатывал. Слова к делу не пришьешь, а письмо или задачу в системе — запросто. При этом обязательно убедитесь, что получатель письмо получил, а исполнитель задачу видел. Я предпочитаю убеждаться тоже письменно: прошу подтвердить получение письма, а в задаче прошу подтвердить получение задачи. Но что делать, если и после этого нет документов?
  • Загорается «красный». На «красном» этапе как можно короче и четче дайте понять гендиректору, зачем требуются запрошенные документы и какие будут последствия их непредоставления. Ситуация может грозить лишними налогами, проблемами с клиентами и с кредитами-тендерами в банках. 

Рекомендую расписывать в цифрах рублей предполагаемые потери. Например, если покупатель вашего клиента не возвращает подписанный акт, напишите, сколько реально потребовать назад денег за «неоказанную» услугу. Если поставщик ленится — укажите, на какую сумму налогов попадает компания, не отразив расходы. Такую докладную записку пишите обязательно в письменном виде (бумажном или электронном) и собирайте доказательства, что ваш начальник/заказчик ее получил.

И вот если на этом этапе нет реакции, дальше в стену долбиться нет резона. Потому что если за три обращения директор не решил вопрос, ответственность бухгалтера на этом заканчивается. Если директор постоянно занят, и требует множественных напоминаний, то это задача самоорганизации директора — следует либо делегировать полномочия, либо нанять личного помощника, который будет «пинать» и требовать выполнения. Либо оставлять ситуацию не решенной — и здесь тоже ответственность директора, ведь его могут устраивать цифры налогов и последствия непредоставления документов. В конечном счёте за принятые решения, и за бездействие в том числе, отвечает именно руководитель компании.

За правильный учет

Считается, что «правильный» учет должен вестись бухгалтером по умолчанию. Но тут неискушенных в бухгалтерии ждёт большой подвох. Что такое «правильно», если даже налоговая подчас не способна в своих официальных письмах определиться, так или как-то иначе следует вести учет и считать налоги? Здесь тоже есть решение. 

«Правильность» определяется на берегу с бухгалтером. Условно, есть 3 варианта:

  1. Не хотите переплачивать налоги и готовы биться за свою правду в суде.
  2. Не хотите связываться с налоговой и предпочитаете поступить как там скажут.
  3. Хотите каждый раз лично определять, будете судиться или пойдете у налоговиков на поводу.

Каждый вариант требует бухгалтера определенного склада характера:

  • Боязливый бухгалтер или бухгалтер-конформист не пойдет работать туда, где придётся судиться, для него суд — величайший стресс. 
  • Смелый специалист не пойдет туда, где надо перестраховываться и осторожничать — будет неинтересно, скучно и не хватать адреналина.
  • Третий вариант кажется оптимальным, но для такой работы требуется бухгалтер, способный и посудиться, и спокойно заниматься рутиной (а значит, квалификация бухгалтера должна быть выше).

Если вы директор — обозначьте специалисту свою позицию по этому пункту.

Если вы бухгалтер — проясните, что по этому поводу думает директор и за что отвечаете лично вы.

За своевременную сдачу отчетности

Вроде бы очевидный пункт, но и тут есть нюансы. Две частые ситуации, которые я вижу:

  • Ситуация 1. Директор хочет, чтобы суммы налогов давали заранее, а бухгалтер не готов это обеспечить, так как делает задачи в последний день.
  • Ситуация 2. Директор сам дает информацию в последний день, а бухгалтер нервничает и теребит директора. Директор устает каждый раз сообщать, что крайний срок не вышел.

Знакомо? Какой вариант «ваш»?

Есть два типа людей, и как показала моя практика, золотая середина встречается здесь редко. 

  1. Первые — всё готовят заранее, их меньше. 
  2. Вторые — закрывают задачи в последний день, их большинство. Вторые делятся на тех, кто успевает завершить работу в последний день и кто не успевает, и постоянно срывает сроки. 

Одна моя знакомая говорила, что не может заставить себя взяться за работу, если впереди еще уйма времени. А вот когда завтра дедлайн, ее прям подстегивает, и она с азартом берется и успевает, каков бы ни был объем. А другая знакомая — очень ответственный человек, сетует, что ей надоело работать с фрилансерами, которые постоянно срывают сроки. Эти два типа людей никогда не поймут друг друга и не найдут общий язык. Нет «плохого» варианта, примите себя таким, какой есть.

Если вы директор, то какого типа?

  • Первого — ни в коем случае не берите на работу главбуха второго типа. Он будет вас раздражать. Берите такого же как вы, который способен работать в срок.
  • Второго — постройте бизнес-процессы так, чтобы бухгалтерия от вас не зависела. Делегируйте рутинные задачи бухгалтерам или другим сотрудникам, а сами занимайтесь стратегическими вопросами.

Если вы бухгалтер

  • Первого типа — прекрасно! 
  • Второго, и постоянно что-то забываете или просрочиваете, не спешите сбрасывать себя со счетов — просто наймите педантичного и аккуратного помощника, который организует за вас всю рутину и напомнит о сроках. Вы будете отвечать за работу помощника и за соблюдение сроков и наверняка справитесь организовать работу на высоком уровне.

За своевременную уплату налогов (или своевременную загрузку платежек в банк)

Платит налоги тот, кто в банке нажимает кнопку «оплатить». В большинстве случаев платит директор, особенно если бухгалтерия на аутсорсе.

Ответственность бухгалтера — дать платежки вовремя и проконтролировать, что директор оплату произвёл. Если директор склонен к забывчивости, обсудите с ним, как он предпочитает, чтобы ему напомнили. Некоторым удобно, если их немножко «подолбают» в вацапе или телеграме. Я сама такая — объем задач довольно большой, и я забываю о срочной рутине. Чтобы я оплатила платежку, бухгалтер пишет мне в мессенджер и должен убедиться, что я видела и подписала. Знаю, что в Профдело некоторые клиенты также просят им напоминать в мессенджерах. 

За отсутствие в лицевом счете налогоплательщика «непоняток» 

Лицевой счет — главный документ от налоговой, в котором написано кто кому сколько должен: ты налоговой или она тебе. Но вот формируется лицевой счет не по «нормальным» правилам, а по налоговым.Так, например, если в лицевом счете переплата, то часто на самом деле это не переплата, а просто не пришло время начислять суммы по этой переплате, т. к. не пришел срок сдачи отчетности. Но вот если минус — 100% недоимка и проблема, если конечно, не ошибка налоговой, не ошибка программы, не сбой по стране, не переход на новое ПО и так далее.

Никто, кроме главбуха, не справится контролировать лицевой счет. Директору очень сложно читать всякие справки-сверки. Даже бухгалтеру порой сложно пробраться сквозь дебри. 

Например, если программа сбоит, по налогу можно увидеть 30 начислений и 30 сторнирований (сторно — сумма с минусом, которая аннулирует неверное начисление). И вот видишь такое безобразие, и давай крыжить. Муть, конечно, жуткая, но без этого никуда. Выяснять, откуда пошли расхождения в сверках, я лично не люблю — слишком кропотливо. Благо, я давно не сверяюсь сама лично, а поручаю моим главбухам. Восхищаюсь их терпением и способностями.

В общем, лицевой счет — полностью ответственность главбуха. Если непонятка возникла, главбух отвечает за выяснение ситуации и исчерпание этой непонятки. Я рекомендую сверяться не реже 1 раза в квартал, после сдачи квартальной отчетности и уплаты налогов. Примерно в таких числах: 15 мая, 15 августа, 15 ноября и 15 февраля.

За коммуникацию с налоговой, фондами и статистикой

Три инстанции, за общение с которыми несет ответственность бухгалтер. Ведь никто, кроме главбуха, не знает, что там происходит. Логично, что если пришло «письмо счастья» из ПФР или ФНС, то именно бухгалтер должен разбираться, в чем там проблемы и решать их.

Иногда на бухгалтера «вешают» и другие инстанции типа: отчет в таможню, регистрацию иностранцев в ФМС, аккредитацию ИТ-компаний, отчеты в Минфин для НКО и прочее. Некоторым руководителям кажется, что там ведь «про бумажки», а бумажки — к бухгалтеру. Но нет, строго говоря, перечисленные инстанции к бухгалтеру не относятся, и отвечать за них он не обязан, если только ранее вы специально не оговорили такой функционал в должностной инструкции или в договоре с аутсорсером. 

Хочет ли бухгалтер взять их на себя? Да, вполне многие хотят. Единственное, если ни разу не работали с нестандартной отчетностью, может получиться не с первого раза — не ругайте главбуха, а поддержите, а то огорчится и сбежит.

Если бухгалтер соответствует описанным требованиям, хватайте его и не отпускайте. Вот только как определить, что перед вами ответственный специалист? Мы подготовили инструкцию – проверьте соискателя, чтобы не потерять бизнес из-за штрафов ФНС.

Читать статью

За что бухгалтер не должен отвечать и почему

За придумывание схем снижения налогов

Во-первых, схемы — это незаконно: поручая бухгалтеру такую задачу, вы толкаете его на уголовное преступление. 

Во-вторых, подавляющее большинство схем известны налоговой, и в момент, когда схему обнаружат, по «башке» настучат именно директору. 

В-третьих, у бухгалтера нет ресурсов схему воплощать. На схему нужны высококвалифицированные налоговые юристы и консультанты, а также деньги и руки — для создания требуемых юрлиц, обеспечение их расходов и ведение документооборота. Ничего этого у бухгалтера нет, в лучшем случае вы получите убогую схему, которую даже раскалывать не придётся.

За управленческий учет

Хороший специалист не имеет навыков быть одновременно хорошим бухгалтером и хорошим прогнозным финансистом. 

  • Правильный бухгалтер «стелит соломку» и подстраховывается. Хороший бухгалтер не проведёт расход без документа — это «в крови». Хороший бухгалтер сначала должен вас запугать последствиями и ответственностью, чтобы вы отдавали себе отчет, что собираетесь совершить. Здесь действует правило: «хороший бухгалтер всегда думает как бы чего не вышло». Это не баг, а фича.
  • Такое поведение совершенно непригодно для финансового менеджера / экономиста. Фин.менеджер обязан вести учет по факту, а не по бумажкам. Делать предположения и допущения исходя из финансовой модели, а не «как бы чего не вышло». Поручать проработку гипотез бухгалтерам и юристам и принимать взвешенные решения без дамоклова меча уголовной или налоговой ответственности на нём. Финансист должен думать наперед и предвосхищать события. Бухгалтер — оформлять прошедшие факты.

Если вдруг вы найдете бухгалтера, который хорошо справляется с управленкой, он вероятно не очень хорош, как бухгалтер. Действительно хороший бухгалтер управленческие финансы, скорее всего, завалит. Исключения встречаются крайне редко. Бухгалтер, который полностью перешел в управленку, способен стать хорошим финансистом, если изменит мышление на прогнозное, а не подстраховочное. Но для этого он должен полностью перестать заниматься ведением бухгалтерии. Финансист хорошим бухгалтером, скорее, не станет. Я за 25 лет своей практики не встречала ни разу такого. Управлять бухгалтерией и главбухом — справится. Вести учет сам, кропотливо: «платежечки», «КБКшечки», «сверочки», «первичечку» — нет, скорее не справится.

За то, на что нет полномочий

Кажется, что написана очевидность и банальность, но нет, приходится снова говорить. Невозможно требовать результата, если у сотрудника нет полномочий на достижение. Нереально требовать от склада вносить документы вовремя, а от менеджеров сдавать подписанные договоры вовремя, если директор проводит другую политику.

Пример:

Был у меня случай. Я работала финансовым директором в станкоторговой компании. И была огромная проблема получить правильно подписанные накладные при передаче товара. Товар отдавался без подписи клиента, или неуполномоченному лицу без доверенности. Шпыняли и ругали весь коллектив. Склад — за то, что отдают просто так. Менеджеров нагрузили обязанностью собирать оригиналы первички. Вся фирма работала на первичку. 

Знаете почему? Всё просто — приехал «хороший человек» на склад без доверенности, «манагер» бежит к директору, просит отгрузить, и тот высочайшим дозволением отгружает. Ну а потом вся фирма бегает и собирает подписанную накладную из дальней Тьмутаракани.  

ЭДО с контрагентами тогда не было вообще. Плевались все: и бухгалтерия, и менеджеры, и склад. Склад, вообще, всегда крайний был: у них, с одной стороны, инструкция за подписью гендиректора не отгружать без доверенности, а с другой стороны — устный звонок того же гендиректора. Не выполнишь — вылетишь с работы. Манагеры тоже злились, у них в KPI никакой первички не было вообще, но зарплату им не давали, пока бухгалтерия не подтвердит, что вся первичка в наличии. И бухгалтерия чертыхалась, и в итоге пришлось сажать отдельного человека на функционал получения оригиналов, и он реально зашивался. А перед зарплатой приходилось проверять вручную наличие оригиналов, чтобы менеджерам выплатить бонусы. 

Как обсудить с бухгалтером ответственность

Многие предприниматели боятся обсуждать с бухгалтером вопросы ответственности. Нередко бухгалтеры после этого обсуждения всё бросают и истерически требуют «искать себе другого бухгалтера, раз такие умные стали». Но если так и будет, ситуация означает, что ваши дела не в порядке, а деньги в опасности. А вдруг ваши страхи напрасны, и бухгалтер давно уже соблюдает обозначенные здесь требования. 

Вот 4 шага, которые я предлагаю вам для прояснения ситуации:

  1. Покажите ему эту статью и спросите, согласен ли он. А то мы так здорово поговорили о том, что бухгалтер должен, а что нет. А сам бухгалтер вообще в курсе, что он несет какую-то ответственность? Если с ним не обсуждали ответственность, то, вдруг он с вами будет несогласен по нескольким пунктам (и со мной заодно, моя же статья :)
  2. Спросите бухгалтера, готов ли он нести ответственность по обозначенным выше 7 пунктам. Если да, составьте дополнение к договору, если бухгалтер-аутсорсер, или новую должностную инструкцию, если специалист в штате. Составьте и подпишите.
  3. Если бухгалтер не готов, то спросите, что конкретно мешает взять на себя такую ответственность и что было бы неплохо изменить, чтобы согласие было получено. А вы узнаете, где есть шанс улучшить ваши бизнес-процессы.
  4. Шаг 4 для самых продвинутых и смелых. Пропишите в договоре объем, за который бухгалтер отвечает деньгами за свои ошибки. Если будет штраф по вине бухгалтера — сколько заплатит он, а сколько вы. Кто-то возлагает ответственность полностью на бухгалтера, а некоторые разделяют с ним штрафное бремя. 

Ну а если работаете с бухгалтером неофициально, огорчу — он не будет ни за что отвечать. Не тешьтесь иллюзиями, что если деньги на карточку переводили, то значит, он должен будет радостно пойти вместе с вами «по этапу» вашим верным сообщником. Отнюдь, если нет письменных договоренностей, ответственность лежит именно на вас, на директоре. В том числе, за уклонение от уплаты налогов за «черную» зарплату.

В 2020 году большинство аутсорсеров имеет ИП или зарегистрированы как плательщик НПД. Не работайте с неофициалами, если хотите чувствовать свою защищенность.

Профдело поможет с выбором главбуха, чтобы вы сэкономили время на поиске и проверке кандидатов. На выходе – выборка лучших из лучших, из которых вы выберете оптимального специалиста после финального собеседования.

Подробнее об услуге

Похожие статьи

Москва, Бутлерова 12
Время работы: пн-пт 10:00-18:30