За что должен отвечать бухгалтер

Сейчас специалисты научились легко снимать с себя ответственность. Директологи и таргетологи бодро рассказывают, почему не могут отвечать за продажи; сеошники вдогонку сообщают, что не отвечают за лиды; бухгалтеры давно рассказывают, что уменьшение налогов — не их задача. Это, конечно, здорово, но за что тогда эти люди отвечают? Вот моя версия.

Оглавление:

1. За что должен отвечать бухгалтер
• За методологически корректное ведение бухгалтерской базы (обычно 1С)
• За полноту отражения фактов и событий в программе
• За правильный учет
• За своевременную сдачу отчетности
• За своевременную уплату налогов (или своевременную загрузку платежек в банк)
• За отсутствие в лицевом счете налогоплательщика «непоняток»
• За коммуникацию с налоговой, фондами и статистикой
  
2. За что бухгалтер не может отвечать и почему
   
• За придумывание схем снижения налогов
• За управленческий учет
• За то, на что нет полномочий
3. Как обсудить с бухгалтером ответственность

За что должен отвечать бухгалтер

За методологически корректное ведение бухгалтерской базы (обычно 1С)

Почему правильное ведение базы — обязательно. Давайте представим автомобиль: насколько важно водить методологически правильно? При старте включать поворотник, при перестроении тоже включать; пропускать тех, кто выезжает из двора, останавливаться и пропускать пешеходов; не тормозить резко без необходимости, не подрезать. Ответ кажется очевидным — неуравновешенная езда приведёт к ДТП, а ДТП к инвалидности и летальному исходу. Само по себе невключение поворотника не приведет к летальному исходу. Но неумение пользоваться поворотником, а также неумение водить машину — приведет.

Так и в бухгалтерской базе: одна-единственная мелкая оплошность не критична. Но когда нарушений много — ловите сигнал о неумении бухгалтера работать с основным инструментом бухгалтера — программой. Сигнал простой, явный, и обнаружить его легко — достаточно провести экспресс-проверку работы в базе. Ответственность за базу всегда лежит на бухгалтере.

За полноту отражения фактов и событий в программе

Часто слышно от аутсорсеров: «А мне документы не дали. Что дали, то я и провела». С одной стороны, конечно, если не дали, как провести? А с другой стороны — а что ты предприняла для того, чтобы документы у тебя были? На мой взгляд бухгалтер однозначно должен отвечать за то, чтобы информировать клиента о недостающих документах и составлять соответствующий список не реже раза в месяц. А еще бухгалтер способен помочь в поиске — он знает как спросить и что потребовать.

В работе с клиентами Профдело я придерживаюсь «метода светофора». 

• Сначала «зеленый». Сделайте первый шаг — запросить недостающие документы у клиента. Для этого есть замечательный отчет «список недостающих документов». Серьезные бухкомпании формируют отчет автоматически. Фрилансеры-аутсорсеры, скорее всего, составляют вручную. В списке должна быть информация о том, по каким платежам не хватает документов. И лицо, ответственное за документы, должно их получить и в бухгалтерию предоставить. А что если нет?
• Включается «желтый» — предупреждение. Если документов всё ещё нет, рекомендую обращаться к непосредственному начальнику (у главбуха — директор, у бухгалтера — главбух), или к генеральному директору заказчика (аутсорсеру, фрилансеру или специалисту бухкомпании) и ставить вопрос ребром. Причем на этом этапе коммуникацию лучше вести письменно, чтобы в будущем иметь доказательства, что ситуацию бухгалтер прорабатывал. Слова к делу не пришьешь, а письмо или задачу в системе — запросто. При этом обязательно убедитесь, что получатель письмо получил, а исполнитель задачу видел. Я предпочитаю убеждаться тоже письменно: прошу подтвердить получение письма, а в задаче прошу подтвердить получение задачи. Но что делать, если и после этого нет документов?
• Загорается «красный». На «красном» этапе как можно короче и четче дайте понять гендиректору, зачем требуются запрошенные документы и какие будут последствия их непредоставления. Ситуация может грозить лишними налогами, проблемами с клиентами и с кредитами-тендерами в банках. 

Рекомендую расписывать в цифрах рублей предполагаемые потери. Например, если покупатель вашего клиента не возвращает подписанный акт, напишите, сколько реально потребовать назад денег за «неоказанную» услугу. Если поставщик ленится — укажите, на какую сумму налогов попадает компания, не отразив расходы. Такую докладную записку пишите обязательно в письменном виде (бумажном или электронном) и собирайте доказательства, что ваш начальник/заказчик ее получил.

И вот если на этом этапе нет реакции, дальше в стену долбиться нет резона. Потому что если за три обращения директор не решил вопрос, ответственность бухгалтера на этом заканчивается. Если директор постоянно занят, и требует множественных напоминаний, то это задача самоорганизации директора — следует либо делегировать полномочия, либо нанять личного помощника, который будет «пинать» и требовать выполнения. Либо оставлять ситуацию не решенной — и здесь тоже ответственность директора, ведь его могут устраивать цифры налогов и последствия непредоставления документов. В конечном счёте за принятые решения, и за бездействие в том числе, отвечает именно руководитель компании.

За правильный учет

Считается, что «правильный» учет должен вестись бухгалтером по умолчанию. Но тут неискушенных в бухгалтерии ждёт большой подвох. Что такое «правильно», если даже налоговая подчас не способна в своих официальных письмах определиться, так или как-то иначе следует вести учет и считать налоги? Здесь тоже есть решение. 

«Правильность» определяется на берегу с бухгалтером. Условно, есть 3 варианта:

1. Не хотите переплачивать налоги и готовы биться за свою правду в суде.
2. Не хотите связываться с налоговой и предпочитаете поступить как там скажут.
3. Хотите каждый раз лично определять, будете судиться или пойдете у налоговиков на поводу.

Каждый вариант требует бухгалтера определенного склада характера:

• Боязливый бухгалтер или бухгалтер-конформист не пойдет работать туда, где придётся судиться, для него суд — величайший стресс. 
• Смелый специалист не пойдет туда, где надо перестраховываться и осторожничать — будет неинтересно, скучно и не хватать адреналина.
• Третий вариант кажется оптимальным, но для такой работы требуется бухгалтер, способный и посудиться, и спокойно заниматься рутиной (а значит, квалификация бухгалтера должна быть выше).

Если вы директор — обозначьте специалисту свою позицию по этому пункту.

Если вы бухгалтер — проясните, что по этому поводу думает директор и за что отвечаете лично вы.

За своевременную сдачу отчетности

Вроде бы очевидный пункт, но и тут есть нюансы. Две частые ситуации, которые я вижу:

• Ситуация 1. Директор хочет, чтобы суммы налогов давали заранее, а бухгалтер не готов это обеспечить, так как делает задачи в последний день.
• Ситуация 2. Директор сам дает информацию в последний день, а бухгалтер нервничает и теребит директора. Директор устает каждый раз сообщать, что крайний срок не вышел.

Знакомо? Какой вариант «ваш»?

Есть два типа людей, и как показала моя практика, золотая середина встречается здесь редко. 

1. Первые — всё готовят заранее, их меньше. 
2. Вторые — закрывают задачи в последний день, их большинство. Вторые делятся на тех, кто успевает завершить работу в последний день и кто не успевает, и постоянно срывает сроки. 

Одна моя знакомая говорила, что не может заставить себя взяться за работу, если впереди еще уйма времени. А вот когда завтра дедлайн, ее прям подстегивает, и она с азартом берется и успевает, каков бы ни был объем. А другая знакомая — очень ответственный человек, сетует, что ей надоело работать с фрилансерами, которые постоянно срывают сроки. Эти два типа людей никогда не поймут друг друга и не найдут общий язык. Нет «плохого» варианта, примите себя таким, какой есть.

Если вы директор, то какого типа?

• Первого — ни в коем случае не берите на работу главбуха второго типа. Он будет вас раздражать. Берите такого же как вы, который способен работать в срок.
• Второго — постройте бизнес-процессы так, чтобы бухгалтерия от вас не зависела. Делегируйте рутинные задачи бухгалтерам или другим сотрудникам, а сами занимайтесь стратегическими вопросами.

Если вы бухгалтер

• Первого типа — прекрасно! 
• Второго, и постоянно что-то забываете или просрочиваете, не спешите сбрасывать себя со счетов — просто наймите педантичного и аккуратного помощника, который организует за вас всю рутину и напомнит о сроках. Вы будете отвечать за работу помощника и за соблюдение сроков и наверняка справитесь организовать работу на высоком уровне.

За своевременную уплату налогов (или своевременную загрузку платежек в банк)

Платит налоги тот, кто в банке нажимает кнопку «оплатить». В большинстве случаев платит директор, особенно если бухгалтерия на аутсорсе.

Ответственность бухгалтера — дать платежки вовремя и проконтролировать, что директор оплату произвёл. Если директор склонен к забывчивости, обсудите с ним, как он предпочитает, чтобы ему напомнили. Некоторым удобно, если их немножко «подолбают» в вацапе или телеграме. Я сама такая — объем задач довольно большой, и я забываю о срочной рутине. Чтобы я оплатила платежку, бухгалтер пишет мне в мессенджер и должен убедиться, что я видела и подписала. Знаю, что в Профдело некоторые клиенты также просят им напоминать в мессенджерах. 

За отсутствие в лицевом счете налогоплательщика «непоняток» 

Лицевой счет — главный документ от налоговой, в котором написано кто кому сколько должен: ты налоговой или она тебе. Но вот формируется лицевой счет не по «нормальным» правилам, а по налоговым.Так, например, если в лицевом счете переплата, то часто на самом деле это не переплата, а просто не пришло время начислять суммы по этой переплате, т. к. не пришел срок сдачи отчетности. Но вот если минус — 100% недоимка и проблема, если конечно, не ошибка налоговой, не ошибка программы, не сбой по стране, не переход на новое ПО и так далее.

Никто, кроме главбуха, не справится контролировать лицевой счет. Директору очень сложно читать всякие справки-сверки. Даже бухгалтеру порой сложно пробраться сквозь дебри. 

Например, если программа сбоит, по налогу можно увидеть 30 начислений и 30 сторнирований (сторно — сумма с минусом, которая аннулирует неверное начисление). И вот видишь такое безобразие, и давай крыжить. Муть, конечно, жуткая, но без этого никуда. Выяснять, откуда пошли расхождения в сверках, я лично не люблю — слишком кропотливо. Благо, я давно не сверяюсь сама лично, а поручаю моим главбухам. Восхищаюсь их терпением и способностями.

В общем, лицевой счет — полностью ответственность главбуха. Если непонятка возникла, главбух отвечает за выяснение ситуации и исчерпание этой непонятки. Я рекомендую сверяться не реже 1 раза в квартал, после сдачи квартальной отчетности и уплаты налогов. Примерно в таких числах: 15 мая, 15 августа, 15 ноября и 15 февраля.

За коммуникацию с налоговой, фондами и статистикой

Три инстанции, за общение с которыми несет ответственность бухгалтер. Ведь никто, кроме главбуха, не знает, что там происходит. Логично, что если пришло «письмо счастья» из ПФР или ФНС, то именно бухгалтер должен разбираться, в чем там проблемы и решать их.

Иногда на бухгалтера «вешают» и другие инстанции типа: отчет в таможню, регистрацию иностранцев в ФМС, аккредитацию ИТ-компаний, отчеты в Минфин для НКО и прочее. Некоторым руководителям кажется, что там ведь «про бумажки», а бумажки — к бухгалтеру. Но нет, строго говоря, перечисленные инстанции к бухгалтеру не относятся, и отвечать за них он не обязан, если только ранее вы специально не оговорили такой функционал в должностной инструкции или в договоре с аутсорсером. 

Хочет ли бухгалтер взять их на себя? Да, вполне многие хотят. Единственное, если ни разу не работали с нестандартной отчетностью, может получиться не с первого раза — не ругайте главбуха, а поддержите, а то огорчится и сбежит.

За что бухгалтер не должен отвечать и почему

За придумывание схем снижения налогов

Во-первых, схемы — это незаконно: поручая бухгалтеру такую задачу, вы толкаете его на уголовное преступление. 

Во-вторых, подавляющее большинство схем известны налоговой, и в момент, когда схему обнаружат, по «башке» настучат именно директору. 

В-третьих, у бухгалтера нет ресурсов схему воплощать. На схему нужны высококвалифицированные налоговые юристы и консультанты, а также деньги и руки — для создания требуемых юрлиц, обеспечение их расходов и ведение документооборота. Ничего этого у бухгалтера нет, в лучшем случае вы получите убогую схему, которую даже раскалывать не придётся.

За управленческий учет

Хороший специалист не имеет навыков быть одновременно хорошим бухгалтером и хорошим прогнозным финансистом. 

• Правильный бухгалтер «стелит соломку» и подстраховывается. Хороший бухгалтер не проведёт расход без документа — это «в крови». Хороший бухгалтер сначала должен вас запугать последствиями и ответственностью, чтобы вы отдавали себе отчет, что собираетесь совершить. Здесь действует правило: «хороший бухгалтер всегда думает как бы чего не вышло». Это не баг, а фича.
• Такое поведение совершенно непригодно для финансового менеджера / экономиста. Фин.менеджер обязан вести учет по факту, а не по бумажкам. Делать предположения и допущения исходя из финансовой модели, а не «как бы чего не вышло». Поручать проработку гипотез бухгалтерам и юристам и принимать взвешенные решения без дамоклова меча уголовной или налоговой ответственности на нём. Финансист должен думать наперед и предвосхищать события. Бухгалтер — оформлять прошедшие факты.

Если вдруг вы найдете бухгалтера, который хорошо справляется с управленкой, он вероятно не очень хорош, как бухгалтер. Действительно хороший бухгалтер управленческие финансы, скорее всего, завалит. Исключения встречаются крайне редко. Бухгалтер, который полностью перешел в управленку, способен стать хорошим финансистом, если изменит мышление на прогнозное, а не подстраховочное. Но для этого он должен полностью перестать заниматься ведением бухгалтерии. Финансист хорошим бухгалтером, скорее, не станет. Я за 25 лет своей практики не встречала ни разу такого. Управлять бухгалтерией и главбухом — справится. Вести учет сам, кропотливо: «платежечки», «КБКшечки», «сверочки», «первичечку» — нет, скорее не справится.

За то, на что нет полномочий

Кажется, что написана очевидность и банальность, но нет, приходится снова говорить. Невозможно требовать результата, если у сотрудника нет полномочий на достижение. Нереально требовать от склада вносить документы вовремя, а от менеджеров сдавать подписанные договоры вовремя, если директор проводит другую политику.

Как обсудить с бухгалтером ответственность

Многие предприниматели боятся обсуждать с бухгалтером вопросы ответственности. Нередко бухгалтеры после этого обсуждения всё бросают и истерически требуют «искать себе другого бухгалтера, раз такие умные стали». Но если так и будет, ситуация означает, что ваши дела не в порядке, а деньги в опасности. А вдруг ваши страхи напрасны, и бухгалтер давно уже соблюдает обозначенные здесь требования. 

Вот 4 шага, которые я предлагаю вам для прояснения ситуации:

1. Покажите ему эту статью и спросите, согласен ли он. А то мы так здорово поговорили о том, что бухгалтер должен, а что нет. А сам бухгалтер вообще в курсе, что он несет какую-то ответственность? Если с ним не обсуждали ответственность, то, вдруг он с вами будет несогласен по нескольким пунктам (и со мной заодно, моя же статья :)
2. Спросите бухгалтера, готов ли он нести ответственность по обозначенным выше 7 пунктам. Если да, составьте дополнение к договору, если бухгалтер-аутсорсер, или новую должностную инструкцию, если специалист в штате. Составьте и подпишите.
3. Если бухгалтер не готов, то спросите, что конкретно мешает взять на себя такую ответственность и что было бы неплохо изменить, чтобы согласие было получено. А вы узнаете, где есть шанс улучшить ваши бизнес-процессы.
4. Шаг 4 для самых продвинутых и смелых. Пропишите в договоре объем, за который бухгалтер отвечает деньгами за свои ошибки. Если будет штраф по вине бухгалтера — сколько заплатит он, а сколько вы. Кто-то возлагает ответственность полностью на бухгалтера, а некоторые разделяют с ним штрафное бремя. 

Ну а если работаете с бухгалтером неофициально, огорчу — он не будет ни за что отвечать. Не тешьтесь иллюзиями, что если деньги на карточку переводили, то значит, он должен будет радостно пойти вместе с вами «по этапу» вашим верным сообщником. Отнюдь, если нет письменных договоренностей, ответственность лежит именно на вас, на директоре. В том числе, за уклонение от уплаты налогов за «черную» зарплату.

В 2020 году большинство аутсорсеров имеет ИП или зарегистрированы как плательщик НПД. Не работайте с неофициалами, если хотите чувствовать свою защищенность.