5 советов как сделать работу с удаленным бухгалтером безопасной

Выбор бухгалтера или бухгалтерской фирмы всегда сопряжен с массой сомнений: а достаточно ли компетентен это человек (фирма), достаточно ли порядочен, не кинет ли, не пропадет ли с документами? Если вам важно обезопасить себя при работе с бухгалтером, то вот мои советы о том, как это сделать. Далее я буду писать про бухгалтера, но все нижесказанное также может быть применено и к бухгалтерской фирме.

Оглавление:

1. Храните все первичные документы у себя
2. Храните учредительные документы у себя
3. Имейте доступ к базе 1С или делайте себе ее копию
4. Храните у себя сканы сданной отчетности
5. Регулярно проверяйте качество ведения учета

1. Храните все первичные документы у себя

О, сколько раз я слышала о том, что "бухгалтер пропал, а все документы были у него". Обычно именно с такими словами клиенты приходят на восстановление учета. Помимо восстановления учета приходится делать еще и восстановление документов. Работа это очень трудоемкая и длительная, т.к. нужно связаться с каждым контрагентом и попросить его выписать дубликаты всех уже выставленных документов.  При этом каждому придется объяснить причину такого запроса. И если поставщики еще нормально воспринимают просьбу о дубликатах, то клиенты недоумевают, а некоторые "под шумок" пробуют часть реализаций "зажать".

Вы избежите этой проблемы, если все оригиналы первичных документов будете хранить у себя в офисе или дома, передавая бухгалтеру только копии или скан-копии. Бухгалтеру не требуется видеть оригиналы документов, чтобы вести учет.

Лучше потратить время на изготовление копий, чем на восстановление документов.

2. Храните учредительные документы у себя

Этот пункт очень похож на предыдущий, только свидетельствует о более высокой степени доверия своему бухгалтеру (или о большей наивности). Не передавайте оригиналы учредительных документов бухгалтеру, храните все у себя. Дело в том, что без учредительных документов вы не сможете произвести ни одно регистрационное действие — нотариус без учредительных документов просто не заверит вам ни одну форму. Под учредительными документами я в данном случае понимаю комплект документов, получаемых при регистрации фирмы: свидетельство о регистрации (о присвоении ОГРН), свидетельство о постановке на налоговый учет (о присвоении ИНН и КПП), устав.

Особенно это актуально для тех, у кого директор — "номинал". Без учредительных документов вы его даже сменить не сможете, если вдруг это потребуется (например, при блокировке счета в банке).

Если есть необходимость передать оригиналы учредительных документов, передавайте их по описи под роспись. И обязательно сохраните себе скан-копии хорошего качества.

3. Имейте доступ к базе 1С или делайте себе ее копию

Если вдруг ваш бухгалтер на вас обидится и пропадет вместе с базой 1С, то следующий обязательно потребует провести восстановление учета с 1 января текущего года, т.к. бухгалтер отвечает за составленную им отчетность, а составляется она нарастающим итогом с начала календарного года.

Не только обида может послужить причиной "пропажи" базы. К сожалению, большинство не очень  квалифицированных бухгалтеров боятся передавать базу, т.к. в ней видны все их ошибки и неаккуратность ведения учета. Если вы захотите такого бухгалтера поменять, будьте готовы, что базу вам не отдадут. Позаботьтесь о базе заранее — забирайте себе архивную копию не реже 1 раза в квартал после сдачи отчетности. А лучше всего приобрести  доступ в "облако" и хранить базу 1С там. Сейчас есть много облачных сервисов, предлагающих услугу аренды 1С, и стоимость таких сервисов доступна большинству компаний. Пусть ваша база лежит в облаке, там вы всегда сможете ее посмотреть сами или показать другому бухгалтеру на проверку, не ставя в известность своего текущего бухгалтера.

4. Храните у себя сканы сданной отчетности

В начале работы попросите вашего бухгалтера составить таблицу отчетности со сроками сдачи на текущий календарный год. По ней вы будете сверять своевременную сдачу отчетности. Кстати говоря, примерно в те же сроки вам будет необходимо платить налоги, так что таблица будет очень полезна. И пусть ваш бухгалтер после завершения отчетной кампании присылает вам сканы сданной отчетности с подтверждением сдачи. Это даст вам два преимущества:

• Вы лично убедитесь в том, что отчетность сдана и штрафов не будет.
• Если ваш бухгалтер исчезнет, то отчетность будет у вас на электронной почте и не будет необходимости восстанавливать ее в налоговой инспекции.

5. Регулярно проверяйте качество ведения учета

Как может руководитель, не имея соответствующих знаний,  проверить качество работы своего бухгалтера? Очевидно, что только привлекая к проверке другого бухгалтера. При этом надо аккуратно отнестись к подбору такого проверяющего, чтобы проверяющий-аудитор не имел желания сделаться вашим бухгалтером. Иначе вы можете получить необоснованные претензии, выставленных исключительно с целью опорочить вашего текущего бухгалтера и забрать у него работу. К сожалению, это довольно распространенная ситуация.

Как выбрать аудитора базы так, чтобы получить достоверную информацию? Лучше всего выбрать человека, который будет не заинтересован в вас как в клиенте — например, знакомый, который имеет хорошую высокооплачиваемую работу и не собирается с нее уходить, и не ищет подработку. Либо это может быть человек, в чьей профессиональной этике вы не сомневаетесь.

По правилам проверяются только закрытые периоды. Что проверять в базе?

• Проверяется аккуратность ведения базы (нет ли красноты, дублей контрагентов, другие ключевые точки).
• Проверяется аккуратность закрытия взаиморасчетов с поставщиками и покупателями (актуально для ОСНО и УСН 15%).
• Проверяется соответствие оборотно-сальдовых ведомостей отчетности, имеющейся в базе (они должны совпадать).

Если три вышеупомянутых пункта проверены и к ним нет серьезных замечаний, то, скорее всего, у вас хороший бухгалтер. Если же есть замечания, очень важно понять, какую сумму доначислений (налогов, штрафов и пеней) они принесут. А еще было бы "верхом пилотажа" понять, разовые ли это ошибки, по невнимательности, или же системные. От этого зависит, стоит ли дальше иметь дело с этим сотрудником, не подведет ли он вас в будущем.

В первый раз бухгалтера рекомендуется проверить после первого отчетного периода. Второй — после первого годового отчета.  Далее можно либо довериться и не проверять, если все устраивает, либо проверять учет раз в год, после сдачи годовой отчетности, если вы человек недоверчивый.