Бухгалтерские услуги на аутсорсинге – кому подойдут и как правильно выбрать

Учёт и контроль — в современном бизнесе без этого не выжить. Бухгалтерский аутсорсинг – это надежный помощник для предпринимателей, позволяющий сосредоточиться на развитии бизнеса. Но не спешите хвататься за телефон и звонить первой попавшейся аутсорсинговой компании. Рассказываем, что это за зверь такой и чем он может быть полезен.

Оглавление:

1. Что представляет собой аутсорсинг
• Основные отличия аутсорсера от приходящего и штатного сотрудника: сравнительная таблица
2. Виды бухгалтерского аутсорсинга
3. Стоимость бухгалтерии на аутсорсинге
• Таблица расходов на организацию работы бухгалтерии, стоимость услуг по ведению бухгалтерского учета)
4. Способы получения бухгалтерских услуг
• Образец договора на оказание бухгалтерских услуг
5. Этапы бухгалтерского аутсорсинга
6. Выбор аутсорсера бухгалтерских услуг
7. Заключение договора с аутсорсером бухгалтерских услуг
8. Как контролировать ведение бухгалтерского учета сторонней организацией
9. Ответственность бухгалтера на аутсорсинге
• Вопросы к  эксперту. Отвечает Станислав Алистратов
10. Мифы про бухгалтерский аутсорсинг

Что представляет собой аутсорсинг

Представьте, что вы открыли кафе. Умеете готовить вкусные блюда, общаться с клиентами, но вот с бухгалтерией у вас не очень. Что делать? Правильно, отдать эту головную боль профессионалам! Это и есть аутсорсинг – когда вы нанимаете стороннюю компанию для выполнения определенных задач.

Преимущества:

1. Экономия денег. Вам не нужно платить зарплату штатному бухгалтеру, обеспечивать его рабочим местом и оборудованием. Вы платите только за конкретные услуги. 

2. Профессионализм. В штате аутсорсинговых компаний бухгалтера, которые постоянно повышают свою квалификацию. . 

3. Экономия личного времени. Вы можете сосредоточиться на развитии бизнеса, не отвлекаясь на учет и отчетность.

Однако у аутсорсинга есть и свои минусы. Главный из них – это меньший контроль над процессом. Бухгалтер не сидит у вас в офисе, и вы не можете в любой момент подойти к нему с вопросом. Существует риск утечки конфиденциальной информации, хотя серьезные аутсорсинговые компании уделяют большое внимание вопросам безопасности данных. Кстати, штатный главбух — тоже не гарантия от утечек.

Бухгалтерский аутсорсинг подходит не всем. Он идеален для малого и среднего бизнеса, стартапов, компаний, которые хотят оптимизировать расходы. Если у вас небольшой объем операций и вы не хотите тратить время на изучение тонкостей бухгалтерского учета – аутсорсинг может стать отличным решением.

Одно из самых рискованных решений, которые может принять владелец бизнеса — доверить бухгалтерию “дикому фрилансеру”. 

С другой стороны, крупным корпорациям с миллионами операций в месяц аутсорсинг может не подойти. Он может быть неудобен для компаний с очень сложной организационной структурой или специфическими бизнес-процессами. Ну и, конечно, если вы патологически не доверяете никому, кроме себя, аутсорсинг – не ваш вариант.

Основные отличия аутсорсера от приходящего и штатного сотрудника: сравнительная таблица

Характеристика	Аутсорсер	Приходящий сотрудник	Штатный Сотрудник
Юридический статус	Независимый подрядчик, заключает договор подряда	Часто оформляется как самозанятый или ИП, но может быть и наемным работником с гибким графиком	Наемный работник, оформлен по трудовому договору
Отношения с компанией	Внешний партнер, оказывает услуги на основании договора	Часто выполняет разовые задания, может быть частью команды проекта	Является частью компании с рабочим местом
Оплата труда	Оплата за выполненную работу, по договору (фиксированная сумма, почасовая ставка и т.д.)	Оплата за выполненную работу, почасовая ставка или фиксированная сумма за задание	Зарплата, выплачивается регулярно с премиями и бонусами
Социальные гарантии	Отсутствуют, так как не сотрудник компании	Ограничены, зависят от формы сотрудничества (самозанятый, ИП)	Полный социальный пакет (отпуск, больничные, пенсионные отчисления и т.д.)
Налоги и отчисления	Оплачивает сам налоги и взносы	Оплачивает сам налоги и взносы (в зависимости от статуса)	Компания уплачивает налоги и отчисления за сотрудника кроме НДФЛ
Ответственность	За результат работы, но не за внутренние процессы компании	За результат работы, может нести ограниченную ответственность за соблюдение внутренних правил	За результат работы и соблюдение внутренних правил компании
Гибкость графика	Полная гибкость, сам определяет свой рабочий график	Гибкий график, но может быть привязан к проектам или срокам	График работы определяется компанией
Специализация	Широкая специализация, может работать с несколькими компаниями одновременно	Может быть узкоспециализированным или универсальным специалистом	Специализация может быть определена компанией
Интеграция в компанию	Минимальная интеграция, в основном взаимодействует с конкретными сотрудниками	Частичная интеграция, может быть вовлечен в командную работу	Полная интеграция, он часть корпоративной культуры
Контроль качества	Контроль качества на основе результатов работы	Контроль качества на основе результатов работы и может включать промежуточные проверки	Контроль качества идет постоянно, включает в себя систему оценки и мотивации

Виды бухгалтерского аутсорсинга 

Бухгалтерский аутсорсинг бывает разным. Например, консалтинг. Это когда вы спрашиваете советы по конкретным вопросам. Допустим: "А можно ли списать на расходы новый iPhone для директора?" (Спойлер: скорее всего — нет, но бухгалтер-консультант объяснит, почему и какие есть альтернативы). Такой вид аутсорсинга подходит, если у вас есть свой бухгалтер, но иногда возникают сложные ситуации, требующие экспертного мнения.

Другие виды:

1. Выборочный. Вы отдаете на аутсорс только часть задач. Например, можно поручить аутсорсеру только расчет зарплаты или составление налоговой отчетности. Это удобно, если у вас есть бухгалтер, который справляется с работой, но не успевает с более сложными задачами. Или если вы сами ведете бухгалтерию, но некоторые аспекты вызывают затруднения.

2. Полный. Здесь вы полностью сбрасываете с себя бухгалтерию. Аутсорсер делает все: от обработки первичных документов до составления и сдачи годовых отчетов. Этот вариант подходит тем, кто хочет освободить себя от бухгалтерских забот и сосредоточиться на развитии бизнеса.

Стоимость бухгалтерии на аутсорсинге 

Когда речь заходит о стоимости бухгалтерского аутсорсинга, однозначного ответа нет. Цена зависит от объема работы, сложности бизнеса, используемой системы налогообложения, количества сотрудников и т.д.

Для индивидуального предпринимателя на упрощенной системе налогообложения без сотрудников услуги могут стоить от 3000 рублей в месяц. Если у вас небольшое ООО на УСН с количеством операций до 10 в месяц, будьте готовы заплатить от 5000 рублей. Для ООО на общей системе налогообложения с количеством операций до 50 в месяц стоимость может начинаться от 15000 рублей. Ценник для крупного бизнеса – от 50000 рублей в месяц.

Но не спешите пугаться этих цифр. При аутсорсинге вы экономите на зарплате штатного бухгалтера, налогах и взносах с этой зарплаты, оборудовании рабочего места, программном обеспечении. В итоге аутсорсинг часто оказывается выгоднее, чем содержание собственной бухгалтерии.

Чтобы лучше понять, насколько выгодным может быть аутсорсинг, давайте сравним расходы на организацию работы собственной бухгалтерии и стоимость услуг по ведению бухгалтерского учета на аутсорсинге.

Таблица расходов на организацию работы бухгалтерии, стоимость услуг по ведению бухгалтерского учета):

Статья расходов	Собственная бухгалтерия (в месяц)	Аутсор-синг (в месяц)
Заработная плата бухгалтера	50 000 - 100 000 руб.	-
Налоги и взносы с зарплаты	15 000 - 30 000 руб.	-
Программное обеспечение	2 000 - 5 000 руб.	Входит в стоимость
Повыше- ние квалифика-ции	1 000 - 3 000 руб.	Входит в стои- мость
Офисное место	5 000 - 15 000 руб.	-
Канцтовары	1 000 - 3 000 руб.	-
Стоимость услуг бухгалтерской фирмы	-	10 000 - 50 000 руб.
Итого	74 000 - 156 000 руб.	10 000 - 50 000 руб.

Способы получения бухгалтерских услуг

Процесс получения бухгалтерских услуг на аутсорсинге довольно прост. Сначала найдите компанию. Об этом мы поговорим чуть позже. Когда вы нашли исполнителя, нужно заключить договор. В нем прописываются все условия сотрудничества: какие услуги будут оказываться, в какие сроки, какова ответственность сторон и так далее.

Образец договора на оказание бухгалтерских услуг

После подписания договора вы передаете аутсорсеру всю документацию. Это может быть как физическая передача бумажных документов, так и предоставление доступа к электронным системам учета, если вы их используете.

И вот теперь начинается самое приятное – можно заниматься своим бизнесом, не беспокоясь о бухгалтерии. Аутсорсер берет на себя все заботы: ведет учет, рассчитывает налоги, готовит и сдает отчетность. При этом вы получаете информацию о состоянии дел в сроки, оговоренные договором.

Этапы бухгалтерского аутсорсинга

Бухгалтерский аутсорсинг – это не просто "отдал и забыл". Это процесс, состоящий из нескольких этапов. 

Вот они:

1. Знакомство с вашим бизнесом. Аутсорсер изучает специфику вашей деятельности, организационную структуру, систему налогообложения. Это необходимо для того, чтобы правильно организовать работу.

2. Настройка документооборота. Здесь определяется, как будут передаваться документы, в каком виде, с какой периодичностью. Возможно, потребуется настройка удаленного доступа к вашим учетным системам.

3. Повседневная работа. Аутсорсер ведет учет всех хозяйственных операций, начисляет заработную плату, рассчитывает налоги и взносы. Это делается в соответствии с действующим законодательством и особенностями вашего бизнеса.

4. Подготовка и сдача отчетности. Аутсорсер формирует все отчеты и направляет их в соответствующие органы. Руководитель подписывает эти документы по ЭДО. 

Выбор аутсорсера бухгалтерских услуг

Выбор аутсорсера – ответственный шаг. От него зависит, будет ли ваша бухгалтерия в порядке или превратится в хаос. 

Начните с проверки репутации компании. Почитайте отзывы клиентов, посмотрите кейсы. Хорошая аутсорсинговая компания обычно гордится своими успешными проектами и открыто о них рассказывает.

Обязательно уточните, есть ли у компании опыт работы с бизнесами из вашей отрасли. Каждая сфера деятельности имеет особенности в плане бухгалтерского учета и налогообложения. Если аутсорсер знаком с этими нюансами, это большой плюс.

Обсудите условия конфиденциальности. Аутсорсер будет иметь доступ к финансовой информации вашей компании – необходима ее безопасность.

Уточните, как будет организовано взаимодействие. Как часто вы будете получать отчеты? Как быстро сможете получить ответ на свой вопрос? Будет ли у вас персональный менеджер? 

В кейсах обратите внимание на сложные случаи. Например, если вы работаете с НДС, на опыт возврата этого налога деньгами на счёт. У нас такой опыт и такие случаи есть: Возмещение НДС импортеру итальянской мебели на 4'147'200 руб

Заключение договора с аутсорсером бухгалтерских услуг 

Когда вы нашли аутсорсера, наступает важный этап – заключение договора. Это не просто формальность, а документ, который регулирует ваши отношения с исполнителем. Внимательно изучите все пункты договора.

На что обратить внимание:

1. Четкое описание услуг. В договоре должно быть подробно прописано, какие именно услуги будет оказывать аутсорсер. Это может быть ведение бухгалтерского учета, расчет заработной платы, подготовка и сдача отчетности, консультирование по налоговым вопросам и так далее. Чем детальнее будет описание, тем меньше возникнет спорных ситуаций в будущем.

2. Сроки выполнения работ. Здесь должно быть указано, в какие сроки аутсорсер обязуется выполнять те или иные задачи. Например, в какой срок после получения первичных документов будут сделаны проводки, когда будет готова отчетность.

3. Ответственность сторон. Здесь должно быть прописано, какую ответственность несет аутсорсер за ошибки в учете или несвоевременную сдачу отчетности. Обычно добросовестные компании готовы компенсировать штрафы, возникшие по их вине. У заказчика тоже есть обязательства – например, своевременно предоставлять все документы.

4. Условия расторжения договора. В каких случаях каждая из сторон может прекратить сотрудничество? Какой срок уведомления? Как будет происходить передача дел?

5. Конфиденциальность. Аутсорсер будет иметь доступ к финансовой информации вашей компании, поэтому в договоре должны быть прописаны меры по обеспечению ее безопасности и ответственность за разглашение.

Если же вы планируете передать целый комплекс функций, то лучше заключить договор аутсорсинга.

Образец договора аутсорсинга 

Как контролировать ведение бухгалтерского учета сторонней организацией

Отдав бухгалтерию на аутсорсинг, вы все равно остаетесь ответственным за финансовое состояние своей компании. Наладьте эффективный контроль за работой аутсорсера. Как это сделать?

Советы:

1. Начните с регулярных отчетов о проделанной работе. Договоритесь с аутсорсером о том, чтобы он предоставлял вам периодические отчеты. Это могут быть еженедельные краткие сводки и более подробные ежемесячные отчеты. В них должна быть информация о выполненных операциях, состоянии расчетов с бюджетом и контрагентами, возможных проблемах и путях их решения.

2. Если вы используете облачную бухгалтерию, попросите аутсорсера предоставить вам доступ к базе данных. Так вы сможете в любой момент посмотреть актуальное состояние дел, не отвлекая бухгалтера.

3. Проводите периодические встречи или созвоны с вашим аутсорсером. Это может быть ежемесячная сверка или квартальное подведение итогов. На таких встречах вы сможете обсудить текущие вопросы, планы на будущее, возможные изменения в законодательстве, которые могут повлиять на ваш бизнес.

4. Проверяйте сданную отчетность. Даже если вы не разбираетесь в тонкостях бухгалтерии, вы можете посмотреть основные показатели – выручку, прибыль, сумму налогов. Если какие-то цифры вызывают у вас вопросы, уточните информацию у аутсорсера.

Неважно, как вы ведёте бухгалтерию — свой главбух, надомник, аутсорсинг — регулярно проверяйте, что творится в вашем учёте. Проводите экспресс-аудиты. Это обеспечит управляемость процесса и страховку от нерадивости исполнителя.

Ответственность бухгалтера на аутсорсинге

Многих предпринимателей волнует вопрос: “Кто несет ответственность за ошибки в бухгалтерии при аутсорсинге?”.  Аутсорсер несет ответственность за свои ошибки.

Если из-за ошибки аутсорсера вам начислят штраф, подрядчик должен его компенсировать. Это обычно прописывается в договоре. Серьезные аутсорсинговые компании страхуют свою профессиональную ответственность, чтобы иметь возможность компенсировать клиентам крупные убытки.

Есть одно важное "но". Это работает, если вы со своей стороны выполняли все обязательства: вовремя передавали все документы и информацию, не скрывали важных фактов, следовали рекомендациям аутсорсера. Если же штраф возник из-за того, что вы не предоставили какой-то документ или проигнорировали совет бухгалтера, ответственность ляжет на вас.

Наладьте четкое взаимодействие с аутсорсером. Своевременно передавайте все документы, информируйте обо всех важных изменениях в бизнесе, внимательно читайте отчеты и рекомендации, которые вам присылают.

Вопросы к эксперту. Отвечает Станислав Алистратов

Мифы про бухгалтерский аутсорсинг

Вокруг бухгалтерского аутсорсинга ходит немало мифов. Давайте разберем самые распространенные из них.

Миф первый: "Это дорого". Аутсорсинг часто оказывается дешевле, чем содержание штатного бухгалтера. Вы не платите зарплату, налоги и взносы, не тратитесь на оборудование рабочего места и программное обеспечение. 

Миф второй: "Аутсорсеры не разбираются в специфике бизнеса". Это не так. Хорошие компании быстро вникают в суть вашего бизнеса. Работая с разными клиентами, они накапливают опыт в различных отраслях и могут предложить интересные решения.

Миф третий: "Это небезопасно". Серьезные аутсорсинговые компании дорожат репутацией и уделяют большое внимание вопросам конфиденциальности. Они используют защищенные каналы связи, ограничивают доступ к данным клиентов, проводят обучение сотрудников по вопросам информационной безопасности. И несут полную ответственность за утечки по их вине.

Миф четвертый: "Лучше все контролировать самому". Бухгалтерский учет и налогообложение – сложные сферы, которые постоянно меняются. Профессиональные бухгалтеры постоянно следят за изменениями и повышают квалификацию. Доверив эту работу специалистам, вы сможете сосредоточиться на развитии бизнеса.

Вот и все, друзья! Надеюсь, теперь вы знаете о бухгалтерском аутсорсинге чуть больше. Грамотный подход к финансам – это не просто цифры в отчетах, это возможность развивать бизнес и спать спокойно.