Штрафы за нарушения трудового законодательства просто драконовские. Заполнил не все бумажки, засветил расчетку лишним людям, забыл отчитаться в статистику — мало не покажется. Рассказываем, как правильно оформить трудовые отношения, какие документы составить и сколько хранить, что должны делать кадровики и бухгалтеры. Прочтете — никакие штрафы не страшны.
Мы написали этот материал в 2022 году и обновили в 2025. Приятного прочтения!
Оглавление:- Зачем оформлять сотрудников официально
- Какой договор заключить: трудовой или ГПХ
- Пошаговая инструкция по оформлению сотрудника на работу
- Как сэкономить
- Ошибки новичков и пути их решения
- Что оформит кадровик при приеме сотрудника на работу
Зачем оформлять сотрудников официально
Казалось бы, все просто: хочешь нанять человека — оформи. Но на практике у многих до сих пор соблазн “договориться на словах” и платить «в конверте». Мотив — меньше налогов, меньше бумажек. Только вот выгоды краткосрочные, а риски — реальные.
Во-первых, отсутствие оформления — это прямое нарушение трудового законодательства. Работник может пожаловаться, и тогда проверка от инспекции труда вам обеспечена. А вместе с ней — штрафы до 200 тысяч рублей за каждого неоформленного сотрудника.
Во-вторых, при несчастном случае, больничном или декрете все претензии полетят к работодателю. Без договора вы не сможете доказать, что человек вообще у вас работал. А значит, все расходы и возможные компенсации лягут на компанию без всяких вычетов и субсидий.
В-третьих, с официально оформленным сотрудником вы защищены: прописаны условия, зарплата, график, права и обязанности. Уволить, если что, можно корректно и без скандалов. С неоформленным — это всегда история “я сказал — он не согласен”.
Оформление — это не про бюрократию. Это способ обезопасить себя, сохранить контроль и выстроить нормальные, прозрачные отношения внутри команды. Особенно если бизнес развивается и появляются планы на рост.
Какой договор заключить: трудовой или ГПХ
Первое, что предстоит выбрать работодателю, — какой договор заключить с новым сотрудником: трудовой договор или договор ГПХ? Ответ на этот вопрос зависит от продолжительности и задач сотрудничества.
Трудовой договор подходит для случаев, когда сотрудник надолго выходит в штат, соблюдает внутренний распорядок компании, выполняет ежемесячно однотипную и конкретную работу.
Договор ГПХ подойдет для разовых задач и услуг — в этом случае прописывается конкретный результат, а также сроки и размер вознаграждения.
Если инспекция труда или суд сочтут, что ГПХ используется для прикрытия трудовых отношений (то есть сотрудник подчиняется правилам внутреннего распорядка, выполняет трудовую функцию и т.п.), то работодатель получит:
штраф по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ:
от 5 000 до 10 000 рублей — для ИП;
- от 25 000 до 50 000 рублей — для организаций;
от 1 000 до 5 000 рублей — для должностного лица (руководителя).
При этом размер штрафа может быть снижен вдвое, если применяются положения статьи 4.1.2 КоАП РФ (смягчающие обстоятельства или малое/среднее предпринимательство)
Пошаговая инструкция по оформлению сотрудника на работу
Обычно оформление сотрудника на работу производится в таком порядке:
Сотрудник предоставляет в отдел кадров пакет документов.
Отдел кадров готовит документы на прием и подписывает с сотрудником и руководителем.
Отдел кадров формирует личное дело.
Бухгалтер по зарплате оформляет начисления, выплаты и справки.
Однако, оформление у ИП имеет свои нюансы.
ИП, который решает нанять первого сотрудника, вместе с оформлением внутренних документов должен зарегистрироваться в ФСС в качестве работодателя. Подать соответствующее заявление можно в любое территориальное отделение ФСС в течение 30 календарных дней с момента подписания трудового или гражданско-правового договора (по ГПХ — только если в нем есть условие об уплате взносов от несчастных случаев, с 2023 года — во всех случаях).
В случае просрочки постановки на учет ФСС выпишет ИП штраф: 5000 ₽, если просрочка менее 90 дней, и 10 000 ₽ — если просрочка превысит 90 дней — такие меры воздействия прописаны в Законе 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании...», статья 6. Дополнительно ИП может быть начислен административный штраф от 500 до 1000 ₽ (от 250 до 500 ₽ «со скидкой») за нарушение сроков регистрации во внебюджетных фондах (ст. 15.32 КоАП РФ).
1. Запросить у сотрудника документы
Первое, что делает работодатель перед оформлением — собирает документы от будущего сотрудника. Это база, без которой ни один приказ не подпишется и ни одна зарплата не начислится.
Минимальный список документов, который нужно запросить при приеме на работу:
- паспорт гражданина Российской Федерации;
- трудовая книжка (если это не первое место работы и не ведется в электронном виде);
- СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счета);
- ИНН;
- документ об образовании, если он имеет значение для должности;
- военный билет (для военнообязанных);
- документы, подтверждающие смену фамилии, если где-то указаны разные данные.
Если оформляется иностранец, добавьте к списку:
- разрешение на работу или патент;
- регистрация по месту пребывания;
- перевод документов на русский язык, заверенный нотариально (в отдельных случаях).
Работник может предоставить также заявление о выборе электронной трудовой книжки (если раньше не подавал), заявление о приеме, заполненную анкету и согласия на обработку персональных данных.
Формально есть три рабочих дня на сбор документов и подписание трудового договора. Но в реальности лучше сделать это до выхода человека на работу — чтобы потом не пришлось «задним числом» восстанавливать бумаги или объяснять трудовой инспекции, почему у вас сотрудник без оформления.
2. Ознакомить сотрудника с локальными актами
До подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить будущего сотрудника с внутренними правилами, которые будут регулировать его работу. Это не просто формальность, а требование статьи 68 Трудового кодекса Российской Федерации.
Что нужно показать:
- Правила внутреннего трудового распорядка
- Коллективный договор (если он есть)
- Положение об оплате труда
- Инструкции по охране труда и технике безопасности
- Политику обработки персональных данных
- Иные локальные акты, если они касаются режима работы, премий, доплат, графиков и т.д.
Ознакомление проводится под роспись — в специальном журнале или на титульном листе каждого документа. Работник должен иметь возможность спокойно прочитать все, задать вопросы и только потом подписывать договор. Особенно важно это при приеме удаленных сотрудников — в таком случае документы можно направить по электронной почте или через ЭДО, но подписи все равно должны быть зафиксированы.
Если этот этап пропустить, а потом возникнет спор — у суда и ГИТ будут вопросы к работодателю. Поэтому проще сделать один раз нормально, чем потом оправдываться, что «он же вроде все знал».
3. Составить трудовой договор в двух экземплярах
Без трудового договора — ни шагу. Это основной документ, который подтверждает, что человек действительно работает в компании, и вы обязуетесь платить ему зарплату, соблюдать график и условия труда. А он — выполнять свою часть работы.
Договор составляется в двух экземплярах: один остается у работодателя, второй — у сотрудника. Оба должны быть подписаны сторонами. Если одна подпись не стоит — документ считается не заключенным, даже если человек уже вышел на работу.
Обязательные пункты, которые должны быть в договоре:
- данные сторон (ФИО работника, название и адрес компании);
- дата начала работы и, при необходимости, срок действия (если договор срочный);
- должность по штатному расписанию;
- условия труда (место работы, режим, график, отпуск);
- размер зарплаты и порядок ее выплаты (включая премии, доплаты и т.д.);
- права и обязанности сторон;
- ссылки на локальные акты, с которыми работник ознакомлен.
Если сотрудник принимается на дистанционную работу, работа — вахтовая, или с особыми условиями (например, неполный день или испытательный срок), все это тоже должно быть отражено.
Трудовой договор не обязательно печатать на бланке, но он должен быть читаемым, понятным и оформленным по всем правилам. Подписывать его можно как бумажно, так и с помощью электронной подписи через ЭДО.
Один из самых частых фейлов — когда человек уже начал работать, а договор забыли. Или потеряли. Или подписали позже. Это та ситуация, где «задним числом» лучше не практиковать: инспекция труда и суды это не любят.
4. Утвердить приказ о приеме на работу
После того как трудовой договор подписан, нужно оформить приказ о приеме на работу — это еще одно обязательное звено в цепочке трудоустройства. Без него сотрудник формально не считается принятым, даже если договор подписан.
Обычно используется форма Т-1 (если оформляется один сотрудник) или Т-1а (если сразу несколько). Эти формы не обязательны, но до сих пор остаются стандартом — их удобно использовать, и большинство бухгалтерских программ с ними дружит.
Что указывается в приказе:
- ФИО сотрудника
- должность по штатному расписанию
- дата начала работы
- структурное подразделение (если есть)
- оклад и условия оплаты труда
- срок договора (если он срочный)
- испытательный срок (если предусмотрен)
Приказ оформляется на основании подписанного трудового договора, подписывается руководителем, а затем сотрудник знакомится с ним под роспись. Сделать это нужно в течение трех рабочих дней с момента начала работы.
Не забывай, что при проверке трудовой инспекцией первым делом будут смотреть связку: трудовой договор → приказ → табель. Если чего-то не хватает или даты не бьются — вопросы обеспечены.
5. Внести запись в трудовую книжку
Следующий шаг — внести запись в трудовую книжку. Но перед этим важно определиться: бумажная она у сотрудника или уже электронная.
Если у сотрудника бумажная трудовая, и он не отказывался от ее ведения — делаем запись в ней. Если он выбрал электронный формат (СЗВ-ТД) — все фиксируется в электронном виде, через отчетность в ПФР (теперь — Социальный фонд России).
В бумажной книжке запись вносится не позднее пяти рабочих дней с момента приема. Указывается:
- порядковый номер записи
- дата приема
- должность и наименование организации
- основание — номер и дата приказа
Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью (если у компании она есть). Саму книжку возвращают сотруднику после внесения записи — она хранится у него.
Если сотрудник оформляется впервые, ему нужно открыть трудовую книжку. Работодатель приобретает пустую форму, делает первую запись и оформляет титульный лист.
С электронными трудовыми все проще и сложнее одновременно: данные отправляются через отчет СЗВ-ТД в течение одного рабочего дня с даты приказа. У сотрудника в личном кабинете на «Госуслугах» все отобразится автоматически. Но только если отчеты сданы вовремя и без ошибок — за это уже отвечает работодатель.
6. Отправить сведения о трудовой деятельности в Социальный фонд России (СФР)
Как только сотрудник принят, нужно уведомить государство. А точнее — отправить сведения в СФР (бывший ПФР) через отчет СЗВ-ТД.
Срок подачи — не позднее следующего рабочего дня после выхода сотрудника на работу. Если человек оформлен, но отчет не отправлен вовремя, компанию могут оштрафовать на 500 рублей за каждую задержанную СЗВ-ТД (ст. 15.33.2 КоАП РФ). Мелочь, но если кадров много — набегает.
Что указывается в СЗВ-ТД:
- данные сотрудника (ФИО, СНИЛС);
- дата и вид кадрового мероприятия (прием на работу);
- должность и подразделение;
- реквизиты приказа;
- дата подачи и информация о работодателе.
Отправлять можно через любую бухгалтерскую программу, онлайн-сервисы с ЭДО или напрямую через личный кабинет страхователя на сайте СФР. Главное — не тянуть и не забывать.
Если сотрудник выбрал электронную трудовую — это единственный способ фиксировать изменения в его стаже. А если у него бумажная книжка, то подача СЗВ-ТД все равно обязательна — только там будет меньше информации.
7. Заполнить личную карточку
После подписания всех документов и сдачи отчетности в СФР остается «бумажная» часть — заполнение личной карточки сотрудника. Это не прихоть бухгалтерии, а обязательный кадровый документ, который ведется по форме Т-2.
В карточке фиксируются все ключевые данные о работнике:
- ФИО, дата рождения, паспортные данные
- адрес проживания и контактный телефон
- СНИЛС, ИНН, реквизиты трудового договора
- образование, квалификация, опыт работы
- информация о приеме, переводах, отпуске, наградах и дисциплинарных взысканиях
- сведения о воинском учете и медицинских осмотрах (если требуются по закону)
Карточка подписывается сотрудником и кадровиком, а затем подшивается в личное дело. Вести ее можно на бумаге или в электронном виде — главное, чтобы доступ был ограничен, а данные хранились корректно.
Важно: именно по личной карточке вы будете быстро находить нужную информацию, если запрос придет из инспекции, фонда или суда. А еще — при увольнении, расчете, подготовке справок и составлении отчетности.
8. Установление зарплаты, отчисление налогов и взносов
Как только оформлен трудовой договор, пора переходить к самой чувствительной части — начислению зарплаты и расчету обязательных платежей. Тут важно не запутаться и не забыть о взносах, иначе к вам придет не бухгалтер, а инспектор.
Зарплата
Размер оклада указывается в трудовом договоре. Можно установить доплаты, премии, надбавки — все это должно быть прописано или в самом договоре, или в Положении об оплате труда.
Минимум — это не ниже МРОТ, который с 1 января 2025 года составляет 22 200 рублей на полную ставку (если в регионе нет своего, повышенного значения). При этом МРОТ — это не "голая" ставка, а все вместе с доплатами.
Налоги и взносы
С зарплаты работника вы обязаны удерживать и перечислять:
- НДФЛ 13% или 15%, в зависимости от дохода. Платится за счет работника, но перечисляет его работодатель.
- Страховые взносы, которые платит компания:
Все это отражается в зарплатной ведомости и должно быть перечислено в бюджет строго по срокам.
Важно: если компания применяет спецрежим (например, УСН), это не освобождает от уплаты страховых взносов с зарплаты. Они обязательны при любом налоговом режиме, как и подача отчетности в СФР и ФНС.
Не забудьте уведомить сотрудника о размере зарплаты «на руки» и «грязной» сумме, чтобы избежать недопонимания. Все должно быть максимально прозрачно.
9. Сдавать отчетность за сотрудника
Оформить человека — это полдела. Дальше начинается рутина: отчеты, сроки, форматы. Все это не самое веселое, но обязательное. Иначе — штрафы, блокировки счетов и прочие «приятности».
Основные формы отчетности:
СЗВ-ТД — сведения о кадровых событиях (прием, увольнение, перевод). Подается в СФР на следующий рабочий день после события.
СЗВ-СТАЖ — подается раз в год до 1 марта, включает стаж сотрудника за предыдущий год.
4-ФСС (теперь объединен в ЕФС-1, раздел 3) — ежеквартальный отчет о начислениях и страховых взносах.
ЕФС-1 — единая форма сведений о застрахованных лицах (включает СЗВ-М, СЗВ-ТД и другие разделы). Подается ежемесячно, не позднее 25 числа.
6-НДФЛ + справка 2-НДФЛ — отчет о доходах сотрудника и удержанном НДФЛ. Подается в налоговую раз в квартал и в полном виде за год до 25 февраля.
Форма по страховым взносам (РСВ) — ежеквартально, не позднее 30-го числа месяца после окончания квартала.
Где сдавать
Все формы уходят в ФНС (налоги), Социальный фонд России (страховые), а раньше еще и в ФСС (теперь объединен в СФР). Большинство отчетности можно отправить через ЭДО, бухгалтерскую программу или онлайн-сервисы.
Если не сдавать
Не подали отчет — получите штраф. Вот диапазон:
- от 300 до 500 рублей за каждого сотрудника за просрочку СЗВ-ТД;
- 500 рублей за непредставление СЗВ-М;
- от 1 000 до 30 000 рублей — за задержку 6-НДФЛ и РСВ.
ИФНС и СФР редко ограничиваются одной бумажкой — они могут заморозить расчетный счет или начать выездную проверку. Так что лучше не тянуть и не забывать.
Как сэкономить
Оформление сотрудника — это всегда расходы. Зарплата, взносы, отчетность, бухгалтер. Но и тут есть ходы, которые помогут не разориться, не нарушив закон.
1. Используйте налоговые вычеты
Если вы на УСН «Доходы минус расходы» — включайте зарплату, взносы и расходы на бухгалтера в состав затрат. Это снижает налогооблагаемую базу и, соответственно, сумму налога. Все по-честному, законно и даже поощряется.
На УСН «Доходы» можно сократить налог до 50% за счет уплаченных страховых взносов (включая взносы за работников). Это официально разрешено пунктом 3.1 статьи 346.21 НК РФ.
2. Выбирайте режим работы разумно
Если сотрудник не работает полный день — оформите неполное рабочее время. Это законно, если согласовано с ним. Зарплата и взносы при этом меньше, а трудовые права сохраняются.
3. Оптимизируйте расчеты
Ряд задач — например, бухучет, кадровое оформление, подача отчетности — можно отдать на аутсорсинг. Услуги стоят дешевле, чем содержать отдельного специалиста. Особенно если сотрудников пока немного, а ваш кадровик — это «тетрадка и ручка».
4. Учитывайте МРОТ с поправкой на регион
МРОТ — это не везде 22 200 рублей. В ряде регионов он выше. Проверьте, где вы находитесь в этом списке: иногда его можно учитывать с учетом отраслевых соглашений, а не общего федерального уровня. Это помогает не переплатить, если вы не подпадаете под обязательства.
5. Не гонитесь за серыми схемами
Никакая экономия не стоит штрафа в 500 000 рублей, блокировки счета и статуса «неблагонадежного». Если хочется схитрить — проще один раз проконсультироваться у налогового юриста, чем потом разгребать.
Ошибки новичков и пути их решения
Кажется, что оформить сотрудника — дело нехитрое: договор, приказ, пара бумажек, и можно работать. Но именно на этих «парах бумажек» многие новички и спотыкаются. Вот где чаще всего случаются фэйлы — и как их избежать.
Ошибка №1: Подписали договор, но не оформили приказ
Без приказа человек по бумагам не работает. Даже если вы уже выдали ему комп, посадили в офис и он вовсю пишет отчеты. Решение — оформляйте приказ в день подписания договора и не откладывайте в долгий ящик.
Ошибка №2: Не уведомили СФР (бывший ПФР) через СЗВ-ТД
Срок — на следующий рабочий день после приема. Забыли — получите штраф. Простое правило: оформили сотрудника → сразу отправили СЗВ-ТД.
Ошибка №3: Отсутствие документов в личном деле
Анкета, копия паспорта, трудовой договор, личная карточка, СНИЛС, ИНН — все должно быть подшито и подписано. Не думайте, что «где-то в ящике» — это нормально. При проверке ГИТ докопается именно до этого.
Ошибка №4: Путают ГПХ с трудовыми отношениями
Заключают гражданско-правовой договор, а по факту — полный рабочий день, отчетность, подчиненность. Это уже переквалификация в трудовой договор со всеми вытекающими: штраф от 5 000 до 50 000 рублей. Решение: не экономьте на юристе, если не уверены в форме договора.
Ошибка №5: Зарплата — на карту, отчетность — в стол
Некоторые считают, что если человек на работе, зарплата платится, то отчеты можно «потом». Нельзя. Задержки по 6-НДФЛ, РСВ, СЗВ-СТАЖ и другим формам приводят к штрафам и блокировке счета. Решение: либо ведите график, либо отдайте отчетность на аутсорс.
Ошибка №6: Ставка ниже МРОТ
Сейчас это 22 200 ₽ с января 2025 года (для полной ставки). Если платите меньше — инспекция расценит это как нарушение. Решение — проверяйте региональный МРОТ и учитывайте доплаты и надбавки в расчетах.
Новый сотрудник — это не только расходы, но и шанс на рост выручки. В этом материале рассказываем, как зарабатывать больше без повышения цен — за счет процессов, а не ставок.
ЧитатьЧто оформит кадровик при приеме сотрудника на работу
Сотрудник отдела кадров делает копии всех документов для хранения в личном деле, а справки — забирает оригиналы. И формирует пакет бумаг для приема на работу.
Приказ о приеме на работу и предоставлении вычетов (если работник написал заявления и дал подтверждающие документы) — 1 экземпляр.
Приказ о перечислении заработной платы на карточку (если есть заявление) — 1 экземпляр.
Трудовой договор — 2 экземпляра.
Опционально: Соглашение о неразглашении конфиденциальной информации (NDA — non-disclosure agreement) — 2 экземпляра.
Эти документы подписывает сначала потенциальный работник, а затем руководитель компании. После визирования кадровик передает уже принятому работнику следующие бумаги:
Копию приказа о приеме на работу.
Копии других приказов, если есть.
Второй экземпляр трудового договора.
Второй экземпляр NDA (non-disclosure agreement, соглашение о неразглашении) — если оно оформлялось.
Но и это еще не все. Кадровик обязан ознакомить специалиста под роспись с документами по организации труда, а именно:
Правилами трудового распорядка.
Должностной инструкцией.
Правилами обработки персональных данных.
Положением о коммерческой тайне.
Положением об оплате труда, о премировании.
Коллективным договором (если есть).
Положением об аттестации работников (если в компании принята аттестация или грейды).
Условиями труда и классом опасности (для этого все делали СОУТ — специальную оценку условий труда).
Техникой безопасности на рабочем месте.
Другими документами, регламентирующими организацию и безопасность труда.
Что делает бухгалтер по зарплате
Расчет зарплаты — одна из самых сложный областей бухгалтерии, потому что по каждой ситуации, будь то отпуск, больничный, командировка или увольнение, существуют свои правила расчета по сложной формуле. Ошибки в расчетах могут привести к наказанию по налоговому или трудовому законодательству, а в серьезных случаях возможны даже уголовные санкции.
Обязанности бухгалтера по зарплате:
ежемесячно начислять зарплату всей организации;
рассчитывать выплаты в особых ситуациях — больничный, отпуск, командировки, увольнение и пр.;
выплачивать отпускные и командировочные в установленные сроки;
выплачивать зарплату не менее 2 раз в месяц.
При выплате зарплаты работник получит деньги на банковскую карточку, но этого недостаточно. В обязанность работодателя входит также уведомить сотрудника о начислениях и удержаниях. Для этого предусмотрен документ «расчетный лист». На практике работодатель должен выдавать расчетные листки работникам под роспись или информировать другим способом, зафиксированным в локальном нормативном акте — например, на личный e-mail (ст. 136 ТК РФ).
Если работодатель не выдавал расчетные листы, их форма не была утверждена или не соответствует трудовому законодательству, его оштрафуют (ст. 5.27 КоАП РФ). Наказание для должностных лиц или ИП составит 1000–5000 ₽, организаций — 30 000–50 000 ₽. Штрафы за повторное нарушение возрастут и составят 10 000–20 000 ₽ для руководителя и 50 000–70 000 ₽ для юридических лиц. Для субъектов МСП действует 50% «льгота» (ст. 4.1.2 КоАП РФ).
В моей практике был случай, когда руководители подразделений раздавали сотрудникам расчетные листки. Бухгалтерия предупреждала, что такой порядок нарушает закон, так как руководители не были допущены к обработке персональных данных, но прекратилась такая выдача только после того, как директора оштрафовала трудовая инспекция.
Чтобы избежать штрафов, нужно действовать в строгом соответствии с трудовым законодательством: бухгалтер по зарплате выдает расчетные листки под роспись или направляет их на личную электронную почту сотрудников, если это предусмотрено положением об оплате труда или трудовым договором. Конфиденциальная информация в листках не должна быть доступна лицам, не допущенным к обработке персональных данных.
В Профдело бухгалтеры работают в программах 1С, что позволяет нашим клиентам подключить дополнение «1С:Кабинет сотрудника» и информировать работников о размере зарплаты электронно. Дополнение платное, его цена на момент написания статьи на год при количестве сотрудников до 10 составит 3360 ₽ в год. На 100 сотрудников — ровно в 10 раз дороже.
Зарплатная отчетность
Кроме начисления зарплаты и совершения всех вышеперечисленных действий, нужно еще отчитаться перед государством. Состав отчетности большой: ежемесячные — СЗВ-М, П-4 — если предприятие попало в выборку, и, при необходимости, СЗВ-ТД (прием сотрудника, увольнение, перевод, повышение квалификации);
ежеквартальные — отчеты 6-НДФЛ, РСВ, расчет 4-ФСС, П-4 (НЗ);
ежегодные — СЗВ-СТАЖ.
Подаются они в разные ведомства: ПФР, ФСС, ФНС и Росстат.
Просрочка отчетов, ошибки в них, наказуемы: заинтересованные ведомства налагают штрафы, а ФНС может даже заблокировать счет. Размеры штрафов на организацию мы свели в таблицу. Есть также штрафы на руководителя или лицо, ответственное за сдачу отчета.
Отчет | Причина | Штраф |
|---|---|---|
РСВ | Просрочка | 5% невыплаченных взносов за каждый месяц просрочки, max 30%, min 1000 ₽ |
6-НДФЛ | Просрочка | 1000 ₽ |
6-НДФЛ | Просрочка более чем на 20 дней | 1000 ₽ за каждый месяц просрочки + блокировка счета |
6-НДФЛ | Недостоверные данные | 500 ₽ за один ошибочный документ сведений о сотруднике |
6-НДФЛ | Нарушение способа подачи | 200 ₽ |
СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ | Просрочка, непредоставление, ошибка | 500 ₽ за работника |
СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ | Дополнительный штраф руководителю | 300–500 ₽ |
СЗВ-ТД | Просрочка, отсутствие кода выполняемой функции | 300–500 ₽ на руководителя |
СЗВ-ТД | Нарушение способа подачи | 1000 ₽ |
4-ФСС | Просрочка | 5% невыплаченных взносов за каждый месяц просрочки, max 30%, min 1000 ₽ |
4-ФСС | Нарушение способа подачи | 200 ₽ |
4-ФСС | Дополнительный штраф руководителю | 300–500 ₽ |
П-4 | Просрочка | 10 000–20 000 ₽ |
П-4 | Повторное нарушение | 30 000–50 000 ₽ |
П-4 (НЗ) | Просрочка, ошибка заполнения | до 70 000 ₽ |
П-4 (НЗ) | Повторное нарушение | до 150 000 ₽ |
П-4 (НЗ) | Просрочка, ошибка заполнения на должностное лицо | до 20 000 ₽ |
П-4 (НЗ) | Повторное нарушение, на должностное лицо | до 50 000 ₽ |
С 2022 года Фонд социального страхования требует не только отчет 4-ФСС. Ему нужны документы для назначения пособий. За отсутствие или ошибки в этих сведениях штрафуют на 200 ₽ за каждый документ. За недостоверные сведения и документы — на 20% излишне выплаченной суммы, но не меньше 1000 и не больше 5000 ₽. Нарушение сроков подачи будет стоить 5000 ₽.
Состав личного дела сотрудника
Личное дело — это физическая папка, в которой хранятся все бумажные документы сотрудника. Если часть документов электронные — то мы говорим, что личное дело состоит из 2 частей — бумажной и электронной. При увольнении сотрудника дело закрывается, но компания должна хранить закрытое дело довольно долго.
Работодатели обязаны формировать личные дела и хранить их 50 лет с момента увольнения сотрудника, а по делам госслужащих и делам, которые были закрыты до 2003 года — 75 лет, ст. 22.1 ФЗ «Об архивном деле».
Любой кадровый документ по сотруднику (оригинал или копию) подшивают в папку и заносят в опись, соблюдая хронологию.
Стандартный порядок оформления личных дел основан на трех правилах:
На каждого сотрудника необходимо завести отдельный файл или папку.
В личное дело документы нужно подшивать в хронологическом порядке. То есть по мере их поступления от документов о приеме на работу (трудовой договор с заявлением и приказом на работу) до копии приказа об увольнении.
Все листы дела должны быть пронумерованы.
В один том можно подшивать до 250 листов, толщина тома не может превышать 4 см. Если больше — открывают следующий том.
Во внутренней описи фиксируют все подшитые документы. Дела регистрируются в журнале учета личных дел работников и нумеруются. При этом форму журнала компания имеет право выбрать по своему усмотрению.
Считается, что запрещено хранить в личном деле копии страниц паспортов, свидетельства о присвоении ИНН и другие документы с персональными данными работника. Однако мы в Профдело не согласны с такой позицией, и вот почему.
По закону о персональных данных (152-ФЗ) хранить документы с персональными данными нужно столько, сколько этого требуют цели обработки данных.
Мы уже знаем, что после увольнения сотрудника данные о нем нужно включить в ежемесячную, квартальную, а затем и годовую отчетность. А срок, в течение которого можно корректировать сданную отчетность, составляет 3 года. Также есть установленный срок для проведения налоговых проверок — тоже 3 года. А есть еще срок для хранения годовой отчетности — он составляет 5 лет.
Поэтому, персональные данные по заработной плате, следует хранить, как минимум, до истечения сроков налоговой проверки и срока хранения годовой отчетности, то есть не менее 5 лет.
Вместе с тем, следует помнить, что копия паспорта содержит биометрические данные, значит, если вы собираете копии паспортов, то вы должны уведомить Роскомнадзор об обработке биометрических данных. Как вариант, вы можете собирать копии паспортов без фотографий или переписать данные с паспорта в специальную форму, не сохраняя копию.
Подведем итоги
После приема сотрудника на работу необходимо:
Проверить наличие личного заявления и приказа руководителя с визами и отметками об ознакомлении.
Сверить по списку комплектность личного дела сотрудника.
Включить запись о приеме на работу в форму СЗВ-ТД и подать ее в установленные сроки.
Передать данные сотрудника, включая условия оплаты, в бухгалтерию.
Прием работника на работу, ведение кадрового учета, расчет и выплата зарплаты, хранение документов, отчетность — задачи сложные, с массой подводных камней. Заниматься ими должны профессионалы, которые хорошо представляют и процессы, и сроки, и возможные риски, и последствия для бизнеса.
Аутсорсинг — прекрасный способ пользоваться услугами профессионалов по справедливой цене, не заморачиваясь вопросами их трудоустройства. Специалисты Профдело регулярно повышают квалификацию, следят за всеми изменениями в нормативных актах, помогают предпринимателям организовать своевременные выплаты для своих сотрудников и избежать проблем с госорганами.
Передавайте ведение кадрового учета и расчет зарплаты в Профдело. Зарабатывайте деньги, а мы посчитаем вознаграждение сотрудникам, выплатим и отчитаемся.
Подробнее об услуге