Штрафы за нарушения трудового законодательства просто драконовские. Заполнил не все бумажки, засветил расчетку лишним людям, забыл отчитаться в статистику — мало не покажется. Рассказываем, как правильно оформить трудовые отношения, какие документы составить и сколько хранить, что должны делать кадровики и бухгалтеры. Прочтете — никакие штрафы не страшны.
Оглавление:
Почти каждый предприниматель сталкивается с необходимостью нанимать сотрудников, чтобы выйти на новый уровень доходов. Обеспечивая рост для своего бизнеса, придется столкнуться с новыми обязанностями, с новыми расходами. В статье мы расскажем, как оформить трудовое соглашение, какие есть особенности и как выглядит сам процесс в общих чертах, чтобы у вас появился план к действию.
Обратите внимание: вся информация в статье актуальна на 26 сентября 2022 год и будет обновляться по необходимости.
Какой договор заключить: трудовой или ГПХ
Первое, что предстоит выбрать работодателю, — какой договор заключить с новым сотрудником: трудовой договор или договор ГПХ? Ответ на этот вопрос зависит от продолжительности и задач сотрудничества.
Трудовой договор подходит для случаев, когда сотрудник надолго выходит в штат, соблюдает внутренний распорядок компании, выполняет ежемесячно однотипную и конкретную работу.
Договор ГПХ подойдет для разовых задач и услуг — в этом случае прописывается конкретный результат, а также сроки и размер вознаграждения.
Важно: не следует специально выбирать ГПХ с целью экономии. Трудовая инспекция может заподозрить неладное, переквалифицировать договор в трудовой и тогда придется уплатить штраф (п. 4 ст. 5.27 КоАП РФ, сниженные по статье 4.1.2 КоАП РФ вдвое):
от 5000 до 10 000 ₽ для руководителя;
от 25 000 до 50 000 ₽ для организации;
от 2500 до 5000 ₽ для ИП.
Если предприятие не входит в реестр субъектов малого и среднего предпринимательства, штрафы будут вдвое больше.
Проще и надежнее передать кадровый учет и начисление зарплаты в Профдело. Мы опытны, мы компетентны, мы гибки в вопросах взаимодействия и ценообразования. Главное: мы точно знаем что оформлять, как хранить, куда и когда отчитываться. Занимайтесь бизнесом, а скучные расчеты и документы оставьте нам.
Подробнее об услугеПошаговая инструкция по оформлению сотрудника на работу
Обычно оформление сотрудника на работу производится в таком порядке:
Сотрудник предоставляет в отдел кадров пакет документов.
Отдел кадров готовит документы на приём и подписывает с сотрудником и руководителем.
Отдел кадров формирует личное дело.
Бухгалтер по зарплате оформляет начисления, выплаты и справки.
Однако, оформление у ИП имеет свои нюансы.
ИП, который решает нанять первого сотрудника, вместе с оформлением внутренних документов должен зарегистрироваться в ФСС в качестве работодателя. Подать соответствующее заявление можно в любое территориальное отделение ФСС в течение 30 календарных дней с момента подписания трудового или гражданско-правового договора (по ГПХ — только если в нем есть условие об уплате взносов от несчастных случаев, с 2023 года — во всех случаях).
В случае просрочки постановки на учет ФСС выпишет ИП штраф: 5000 ₽, если просрочка менее 90 дней, и 10 000 ₽ — если просрочка превысит 90 дней — такие меры воздействия прописаны в Законе 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании...», статья 6. Дополнительно ИП может быть начислен административный штраф от 500 до 1000 ₽ (от 250 до 500 ₽ «со скидкой») за нарушение сроков регистрации во внебюджетных фондах (ст. 15.32 КоАП РФ).
Документы, которые предоставит сотрудник для приема на работу
Будущий сотрудник предоставляет в отдел кадров оригиналы документов, подтверждающих личность и квалификацию. Список немалый:
Паспорт.
СНИЛС — Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (зеленая карточка). Можно вместо неё распечатать дубликат — он есть на Госуслугах.
ИНН — свидетельство о присвоении ИНН или номер ИНН.
Трудовая книжка (если это не первая работа сотрудника, и если книжка не электронная).
Документы об образовании (дипломы, удостоверения о подтверждении квалификации).
Для военнообязанных — документы воинского учета: военный билет, справка взамен военного билета, приписное свидетельство.
Если есть дети — свидетельства о рождении детей.
Если положены льготы или вычеты по налогу с доходов физлиц — подтверждающие документы.
Справки 2-НДФЛ за текущий год.
Справка по форме 182н о сумме заработка за 2 года, предшествующих текущему + текущий год до момента трудоустройства.
Помимо документов будущий работник составит от руки или заполнит выданные бланки:
Личную карточку по форме Т2.
Заявление о приеме на работу.
Заявление о предоставлении стандартных вычетов на детей (если вычеты будут предоставляться).
Заявление о перечислении зарплаты на карточку (в случае безналичного перечисления зарплаты).
Согласие на обработку персональных данных.
Что оформит кадровик при приеме сотрудника на работу
Сотрудник отдела кадров делает копии всех документов для хранения в личном деле, а справки — забирает оригиналы. И формирует пакет бумаг для приема на работу.
Приказ о приеме на работу и предоставлении вычетов (если работник написал заявления и дал подтверждающие документы) — 1 экземпляр.
Приказ о перечислении заработной платы на карточку (если есть заявление) — 1 экземпляр.
Трудовой договор — 2 экземпляра.
Опционально: Соглашение о неразглашении конфиденциальной информации (NDA — non-disclosure agreement) — 2 экземпляра.
Эти документы подписывает сначала потенциальный работник, а затем руководитель компании. После визирования кадровик передает уже принятому работнику следующие бумаги:
Копию приказа о приеме на работу.
Копии других приказов, если есть.
Второй экземпляр трудового договора.
Второй экземпляр NDA (non-disclosure agreement, соглашение о неразглашении) — если оно оформлялось.
Но и это еще не всё. Кадровик обязан ознакомить специалиста под роспись с документами по организации труда, а именно:
Правилами трудового распорядка.
Должностной инструкцией.
Правилами обработки персональных данных.
Положением о коммерческой тайне.
Положением об оплате труда, о премировании.
Коллективным договором (если есть).
Положением об аттестации работников (если в компании принята аттестация или грейды).
Условиями труда и классом опасности (для этого все делали СОУТ — специальную оценку условий труда).
Техникой безопасности на рабочем месте.
Другими документами, регламентирующими организацию и безопасность труда.
Что делает бухгалтер по зарплате
Расчет зарплаты — одна из самых сложный областей бухгалтерии, потому что по каждой ситуации, будь то отпуск, больничный, командировка или увольнение, существуют свои правила расчета по сложной формуле. Ошибки в расчетах могут привести к наказанию по налоговому или трудовому законодательству, а в серьезных случаях возможны даже уголовные санкции.
Обязанности бухгалтера по зарплате:
ежемесячно начислять зарплату всей организации;
рассчитывать выплаты в особых ситуациях — больничный, отпуск, командировки, увольнение и пр.;
выплачивать отпускные и командировочные в установленные сроки;
выплачивать зарплату не менее 2 раз в месяц.
При выплате зарплаты работник получит деньги на банковскую карточку, но этого недостаточно. В обязанность работодателя входит также уведомить сотрудника о начислениях и удержаниях. Для этого предусмотрен документ «расчетный лист». На практике работодатель должен выдавать расчетные листки работникам под роспись или информировать другим способом, зафиксированным в локальном нормативном акте — например, на личный e-mail (ст. 136 ТК РФ).
Если работодатель не выдавал расчетные листы, их форма не была утверждена или не соответствует трудовому законодательству, его оштрафуют (ст. 5.27 КоАП РФ). Наказание для должностных лиц или ИП составит 1000–5000 ₽, организаций — 30 000–50 000 ₽. Штрафы за повторное нарушение возрастут и составят 10 000–20 000 ₽ для руководителя и 50 000–70 000 ₽ для юридических лиц. Для субъектов МСП действует 50% «льгота» (ст. 4.1.2 КоАП РФ).
В моей практике был случай, когда руководители подразделений раздавали сотрудникам расчетные листки. Бухгалтерия предупреждала, что такой порядок нарушает закон, так как руководители не были допущены к обработке персональных данных, но прекратилась такая выдача только после того, как директора оштрафовала трудовая инспекция.
Чтобы избежать штрафов, нужно действовать в строгом соответствии с трудовым законодательством: бухгалтер по зарплате выдает расчетные листки под роспись или направляет их на личную электронную почту сотрудников, если это предусмотрено положением об оплате труда или трудовым договором. Конфиденциальная информация в листках не должна быть доступна лицам, не допущенным к обработке персональных данных.
В Профдело бухгалтеры работают в программах 1С, что позволяет нашим клиентам подключить дополнение «1С:Кабинет сотрудника» и информировать работников о размере зарплаты электронно. Дополнение платное, его цена на момент написания статьи на год при количестве сотрудников до 10 составит 3360 ₽ в год. На 100 сотрудников — ровно в 10 раз дороже.
Зарплатная отчетность
Кроме начисления зарплаты и совершения всех вышеперечисленных действий, нужно еще отчитаться перед государством. Состав отчетности большой: ежемесячные — СЗВ-М, П-4 — если предприятие попало в выборку, и, при необходимости, СЗВ-ТД (прием сотрудника, увольнение, перевод, повышение квалификации);
ежеквартальные — отчеты 6-НДФЛ, РСВ, расчет 4-ФСС, П-4 (НЗ);
ежегодные — СЗВ-СТАЖ.
Подаются они в разные ведомства: ПФР, ФСС, ФНС и Росстат.
Просрочка отчетов, ошибки в них, наказуемы: заинтересованные ведомства налагают штрафы, а ФНС может даже заблокировать счет. Размеры штрафов на организацию мы свели в таблицу. Есть также штрафы на руководителя или лицо, ответственное за сдачу отчета.
| Отчет | Причина | Штраф |
|---|---|---|
| РСВ | Просрочка | 5% невыплаченных взносов за каждый месяц просрочки, max 30%, min 1000 ₽ |
| 6-НДФЛ | Просрочка | 1000 ₽ |
| Просрочка более чем на 20 дней | 1000 ₽ за каждый месяц просрочки + блокировка счета | |
| Недостоверные данные | 500 ₽ за один ошибочный документ сведений о сотруднике | |
| Нарушение способа подачи | 200 ₽ | |
| Дополнительный штраф руководителю | 300–500 ₽ | |
| СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ | Просрочка, непредоставление, ошибка | 500 ₽ за работника |
| Дополнительный штраф руководителю | 300–500 ₽ | |
| СЗВ-ТД | Просрочка, отсутствие кода выполняемой функции | 300–500 ₽ на руководителя |
| Нарушение способа подачи | 1000 ₽ | |
| 4-ФСС | Просрочка | 5% невыплаченных взносов за каждый месяц просрочки, max 30%, min 1000 ₽ |
| Нарушение способа подачи | 200 ₽ | |
| Дополнительный штраф руководителю | 300–500 ₽ | |
| П-4 | Просрочка | 10 000–20 000 ₽ |
| Повторное нарушение | 30 000–50 000 ₽ | |
| П-4 (НЗ) | Просрочка, ошибка заполнения | до 70 000 ₽ |
| Повторное нарушение | до 150 000 ₽ | |
| Просрочка, ошибка заполнения на должностное лицо | до 20 000 ₽ | |
| Повторное нарушение, на должностное лицо | до 50 000 ₽ |
С 2022 года Фонд социального страхования требует не только отчет 4-ФСС. Ему нужны документы для назначения пособий. За отсутствие или ошибки в этих сведениях штрафуют на 200 ₽ за каждый документ. За недостоверные сведения и документы — на 20% излишне выплаченной суммы, но не меньше 1000 и не больше 5000 ₽. Нарушение сроков подачи будет стоить 5000 ₽.
Состав личного дела сотрудника
Личное дело — это физическая папка, в которой хранятся все бумажные документы сотрудника. Если часть документов электронные — то мы говорим, что личное дело состоит из 2 частей — бумажной и электронной. При увольнении сотрудника дело закрывается, но компания должна хранить закрытое дело довольно долго.
Работодатели обязаны формировать личные дела и хранить их 50 лет с момента увольнения сотрудника, а по делам госслужащих и делам, которые были закрыты до 2003 года — 75 лет, ст. 22.1 ФЗ «Об архивном деле».
Любой кадровый документ по сотруднику (оригинал или копию) подшивают в папку и заносят в опись, соблюдая хронологию.
Стандартный порядок оформления личных дел основан на трех правилах:
На каждого сотрудника необходимо завести отдельный файл или папку.
В личное дело документы нужно подшивать в хронологическом порядке. То есть по мере их поступления от документов о приеме на работу (трудовой договор с заявлением и приказом на работу) до копии приказа об увольнении.
Все листы дела должны быть пронумерованы.
В один том можно подшивать до 250 листов, толщина тома не может превышать 4 см. Если больше — открывают следующий том.
Во внутренней описи фиксируют все подшитые документы. Дела регистрируются в журнале учета личных дел работников и нумеруются. При этом форму журнала компания имеет право выбрать по своему усмотрению.
Считается, что запрещено хранить в личном деле копии страниц паспортов, свидетельства о присвоении ИНН и другие документы с персональными данными работника. Однако мы в Профдело не согласны с такой позицией, и вот почему.
По закону о персональных данных (152-ФЗ) хранить документы с персональными данными нужно столько, сколько этого требуют цели обработки данных.
Мы уже знаем, что после увольнения сотрудника данные о нем нужно включить в ежемесячную, квартальную, а затем и годовую отчетность. А срок, в течение которого можно корректировать сданную отчетность, составляет 3 года. Также есть установленный срок для проведения налоговых проверок — тоже 3 года. А есть еще срок для хранения годовой отчетности — он составляет 5 лет.
Поэтому, персональные данные по заработной плате, следует хранить, как минимум, до истечения сроков налоговой проверки и срока хранения годовой отчетности, то есть не менее 5 лет.
Вместе с тем, следует помнить, что копия паспорта содержит биометрические данные, значит, если вы собираете копии паспортов, то вы должны уведомить Роскомнадзор об обработке биометрических данных. Как вариант, вы можете собирать копии паспортов без фотографий или переписать данные с паспорта в специальную форму, не сохраняя копию.
Подведем итоги
После приема сотрудника на работу необходимо:
Проверить наличие личного заявления и приказа руководителя с визами и отметками об ознакомлении.
Сверить по списку комплектность личного дела сотрудника.
Включить запись о приеме на работу в форму СЗВ-ТД и подать ее в установленные сроки.
Передать данные сотрудника, включая условия оплаты, в бухгалтерию.
Прием работника на работу, ведение кадрового учета, расчет и выплата зарплаты, хранение документов, отчетность — задачи сложные, с массой подводных камней. Заниматься ими должны профессионалы, которые хорошо представляют и процессы, и сроки, и возможные риски, и последствия для бизнеса.
Аутсорсинг — прекрасный способ пользоваться услугами профессионалов по справедливой цене, не заморачиваясь вопросами их трудоустройства. Специалисты Профдело регулярно повышают квалификацию, следят за всеми изменениями в нормативных актах, помогают предпринимателям организовать своевременные выплаты для своих сотрудников и избежать проблем с госорганами.
Передавайте ведение кадрового учета и расчет зарплаты в Профдело. Зарабатывайте деньги, а мы посчитаем вознаграждение сотрудникам, выплатим и отчитаемся.
Подробнее об услуге