Налоговая проверка как проходит и как подготовиться

Каждый бизнес подвергается налоговым проверкам. Но не каждый их успешно проходит. Часто инспекторы требуют пояснений, вызывают к себе на допрос директора компании, а по результатам или оставляют предприятие в покое, или применяют санкции.

В статье расскажем, чем руководствуются инспекторы, как проводят проверку и как бизнесу подготовиться так, чтобы ни комар носа, ни инспектор своего карандаша не подточил.

Оглавление:

1. Что такое налоговая проверка и зачем она нужна
2. Разновидности
• Выездная проверка
3. Когда налоговая может заинтересоваться вами
4. Повторная проверка: когда налоговая может прийти снова
5. Оценка надежности контрагентов
6. Как быть готовым к приезду налоговой: советы для предпринимателей
7. Последствия налоговой проверки: что будет, если найдут нарушения
8. Если не согласны с результатами проверки: как и когда обжаловать
9. Резюме

Что такое налоговая проверка и зачем она нужна

Налоговая проверка – это когда инспектор ФНС читает документы, сверяет показатели и находит или, если повезет — не находит нарушения. Главная цель проверки — удостовериться, что компания платит все положенные налоги.

Зачем это нужно? Некоторые предприниматели хитрят и пытаются заплатить меньше налогов, чем положено. 

Например:

• говорят, что заработали меньше, чем на самом деле;

• придумывают расходы, которых не было;

• неправильно показывают вычеты по НДС, чтобы вернуть больше денег из бюджета.

ФНС проверяет, чтобы все было по налоговому кодексу. Они смотрят представленные отчеты, регистры и первичные документы и выясняют, правильно ли вы платите налоги.

Главное – не паниковать. Если вы ведете бизнес честно и храните все документы, бояться нечего. А если инспекция найдет ошибки – это шанс их исправить и работать в дальнейшем правильно.

Разновидности

Есть два основных вида налоговых проверок: камеральная и выездная. Это все, других не бывает. Они касаются и компаний, и ИП.

Камеральная проверка — на то и камеральная, что проводится инспекторами прямо в своем офисе. Их цель проста: убедиться, что вы не напутали в декларациях и отчетах. Интересно, что эта проверка начинается сразу, как только вы сдаете отчетность, и часто вы даже не подозреваете, что вас проверяют. Налоговик просто берет ваши отчеты и начинает их изучать. 

Если все гладко, проверка тихо заканчивается. Но если что-то настораживает, ждите вопросов или требования предоставить дополнительные документы. Обычно вся эта история длится 2-3 недели, максимум – 3 месяца. Если они прошли, а налоговая молчит — это отличный знак. Значит, у них к вам вопросов нет, и можно спокойно работать дальше.

Выездная проверка

Выездная проверка – это когда инспектор приезжает к вам в офис лично. 

Цель:  своими глазами увидеть, как работает ваш бизнес и правильно ли вы платите налоги. В отличие от камеральной проверки, эта проходит прямо у вас – на производстве, складе или в магазине.

Как это выглядит? Представители налоговой приезжают, просят показать документы, осматривают помещения, могут даже поговорить с вашими сотрудниками. Они — как настоящие детективы, собирают улики и задают вопросы.

Интересно, что налоговая служба не обязана предупреждать о своем визите. Часто предприниматели узнают о проверке, только когда инспекторы уже на пороге. Нет и публичного плана проверок, хотя внутри налоговой такой список составляют каждый год.

Будьте готовы к внезапным гостям из налоговой. Всегда.

Сколько это длится? Обычно до 2 месяцев, но может затянуться и до 4-6 месяцев, если у вас сложный бизнес с несколькими филиалами.

В общем, выездная проверка – это серьезное мероприятие. Но если вы ведете дела честно, а документы  в порядке, бояться нечего. 

Когда налоговая может заинтересоваться вами

Налоговая не может проверить всех, поэтому они выбирают компании и ИП, которые кажутся им подозрительными. У них есть специальный список признаков — его принято называть “скоринг”. Если компания удовлетворяет условиям скоринга, ей предстоит визит инспектора.

Вот главные вещи, которые могут привлечь внимание налоговой:

1. Вы платите слишком мало налогов. У налоговой есть примерные цифры для каждой отрасли. Например, для швейных фабрик нормально платить около 11,2% от выручки. Если ваше производство футболок  платит намного меньше, инспекция может заинтересоваться.

2. Вы постоянно работаете в убыток. Если доходы меньше расходов на протяжении двух лет и более — ждите инспектора, к вам уже выехали. Потому что обычно так скрывают доходы.

3. У ваших сотрудников низкие зарплаты. Есть средние значения по отрасли. Если ваши сотрудники получают сильно меньше — это повод для подозрений в уходе от уплаты страховых взносов. Те же налоги, вид сбоку.

Другие поводы для подозрений:

• несуразно большие вычеты по налогу на добавленную стоимость;

• частая смена юридического адреса и налоговой вместе с ним;

• выявленные мнимые сделки или сделки с фирмами-однодневками, которых больше определенной нормы.

Попадание в скоринг не равно обязательной проверке. Но считайте, что вас “взяли на карандаш” и могут проверить в любой момент. И да, если у вас все честно и прозрачно, а причинам попадания под скоринг есть разумные и логичные объяснения, бояться нечего.

Повторная проверка: когда налоговая может прийти снова

Иногда эта служба может прийти к вам с проверкой не один, а несколько раз. Это называется повторной проверкой. Но не не просто так, потому что инспектору не понравился прием в вашем офисе. 

Есть только 2 случая, когда это может произойти:

1. Проверка работы самой налоговой. У проверяющих есть свои проверяющие. Если вышестоящее начальство решит, что первую проверку провели не очень хорошо или что-то упустили, они могут отправить инспекторов к вам снова. И цели проверки будет уже две: проверить вас и найти подтверждения или опровергнуть предполагаемые ошибки инспектора, проводившего первую проверку.

2. Вы сами попросили вернуть налоги. Бывает, что после проверки вы вдруг понимаете, что заплатили больше налогов, чем нужно. Вы подаете уточненную декларацию, чтобы вернуть лишнее. В этом случае налоговая может захотеть проверить, все ли верно в вашей новой декларации.

В общем, повторная проверка – это не наказание и не придирки. Это просто способ для налоговой убедиться, что все сделано правильно – и с их стороны, и с вашей. 

Оценка надежности контрагентов

Когда налоговая приходит к вам с проверкой, она интересуется не только вашей работой, но и тем, с кем вы ведете дела. Это называется проверкой контрагентов.

Вот как это работает.

1. Налоговый инспектор смотрит, с какими компаниями вы работаете.

2. Если какая-то фирма кажется ему подозрительной, он начинает копать глубже. Как минимум, проверит ее по базе ЕГРЮЛ.

3. Если выяснится, что вы работали с проблемными компаниями (например, с фирмами-однодневками), налоговая будет изучать все ваши сделки особенно тщательно. 

4. У вас обязательно запросят доказательства того, что вы проявили достаточную осмотрительность при выборе контрагентов — готовьтесь.

5. Если найдут нарушения, вам могут доначислить налоги и выписать штрафы.

Почему так может быть? Потому что даже если вы сами работаете честно, но ваш партнер оказался недобросовестным, проблемы могут возникнуть у вас.

Совет: всегда проверяйте своих партнеров перед началом работы. Это поможет избежать проблем с налоговой в будущем. Используйте открытые базы данных, сервисы проверки контрагентов. Лучше потратить время на проверку сейчас, чем потом объясняться с налоговой.

Как быть готовым к приезду налоговой: советы для предпринимателей

Инспекция может нагрянуть в любой момент, особенно если ваш бизнес попадает в зону риска — о скорингах стоит помнить постоянно. 

Вот что нужно делать, чтобы всегда быть во всеоружии.

1. Держите документы в порядке. Регулярно проверяйте все договоры, накладные и другие бумаги. Они должны быть на месте и правильно оформлены для каждой сделки.

2. Выбирайте надежных партнеров. Проверяйте всех, с кем работаете. Собирайте информацию о каждом контрагенте, используйте сервисы ФНС.

3. Подготовьте команду. Проведите инструктаж с сотрудниками. Они должны уметь отвечать на вопросы о работе компании не то, что думают они, а то, что нужно вам.

4. Объясните сомнительные сделки. Если у вас есть операции, которые могут вызвать вопросы, заранее подготовьте убедительные объяснения.

5. Исправьте ошибки. Если вы заметили неточности в отчетах или расчетах, исправьте их. Подайте уточненную декларацию, если нужно.

6. Проводите самопроверки. Регулярно устраивайте внутренний аудит. Смотрите на свой бизнес глазами налоговой.

Лучшая защита – это подготовка. Будьте всегда на шаг впереди, и визит налоговой не застанет вас врасплох.

Последствия налоговой проверки: что будет, если найдут нарушения

После проверки инспекторы составляют акт. Это как итоговый отчет, где записано все, что они нашли. 

Вот что важно знать.

1. При выездной проверке акт пишут всегда, даже если все в порядке.

2. При камеральной проверке акт составляют только если нашли нарушения.

Что может быть в этом акте:

• описание найденных нарушений;

• штрафы, которые вам нужно заплатить;

• сумма налогов, которую вы недоплатили;

• сроки, в которые нужно всё исправить и доплатить.

Но это еще не все. Если налоговая обнаружит серьезные нарушения, например, что вы намеренно указали неверную информацию, чтобы заплатить меньше налогов, дело может принять плохой оборот. Если сумма недоплаты большая, вас могут привлечь к уголовной ответственности.

Честность – лучшая политика в отношениях с налоговой. Лучше сразу платить налоги правильно, чем потом объясняться с проверяющими и рисковать не только деньгами, но и свободой.

Если не согласны с результатами проверки: как и когда обжаловать

Не согласны с тем, что написали в акте проверки? У вас есть право это оспорить. 

У вас есть месяц на обжалование. Это важно! Не пропустите срок.

Как действовать. Пошаговая инструкция по обжалованию результатов налоговой проверки.

Обжалование – это ваше право. Если вы уверены в своей правоте, не бойтесь им воспользоваться. Иногда органы ошибаются, и важно отстаивать свои интересы.

Шаг 1: подайте возражения в ту же налоговую, которая вас проверяла. Изложите свои аргументы, почему вы считаете их выводы неправильными.

Шаг 2: если налоговая не изменила своего решения, не отчаивайтесь. Обращайтесь  в вышестоящую налоговую инстанцию. 

Шаг 3: если и это не помогло, у вас остается еще один вариант – обратиться в арбитражный суд. Здесь уже независимый судья будет разбираться в ситуации.

Совет: перед тем как обжаловать, тщательно подготовьтесь. Соберите все документы, которые подтверждают вашу позицию. Возможно, стоит проконсультироваться с юристом, специализирующимся на налоговых спорах. Чем лучше вы подготовитесь, тем больше шансов на успех.

Резюме

1. Зачем проверяют бизнес: инспекция хочет убедиться, что вы правильно считаете и платите налоги.

• Есть только две разновидности проверок: камеральная – изучают ваши документы в офисе налоговой и выездная – приезжают к вам на предприятие.

• Кого проверяют: чаще всего тех, кто соответствует скорингам.

• Как подготовиться: держите документы в порядке, проверяйте своих партнеров, регулярно проводите самопроверку.

• Если не согласны: у вас есть 1 месяц, чтобы оспорить результаты проверки.

• Помните: честность и порядок в документах – ваша лучшая защита от проблем с налоговой.

Ожидание проверки, долгое отсутствие на рабочем месте или внезапное увольнение главного бухгалтера, сомнения в его профессиональной компетентности, просто желание знать, что у вас с бухгалтерией и налогами всё в порядке — повод заказать экспресс-аудит.